5 điều quan trọng doanh nghiệp cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử

1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ 01/7/2022,  tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng HĐĐT, bao gồm:

• Doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam.
• Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.
• Chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
• Đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.

Lưu ý: Một số doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01/7/2022 nếu đáp ứng đủ 02 điều kiện sau:

– Thành lập trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022.

– Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng HĐĐT theo quy định.

2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử năm 2024

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử năm 2024:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

– Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính cần có Tên liên hóa đơn.

– Số hóa đơn

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

– Thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ.
• Thành tiền chưa gồm thuế GTGT.
• Thuế suất thuế GTGT.
• Tổng số tiền GTGT theo từng loại thuế suất,
• Tổng cộng tiền GTGT.
• Tổng tiền thanh toán đã có GTGT.

– Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua (một số trường hợp không bắt buộc có chữ ký người mua).

– Thời điểm lập hóa đơn theo định dạng chuẩn.

– Thời điểm ký số trên HĐĐT.

– Mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).

– Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

– Nội dung khác.

3. Thời điểm lập hóa đơn

Căn cứ Khoản 1 và Khoản 2, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (áp dụng đối với cả trường hợp bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

4. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1, Điều 16, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu:

• Chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
• Tạm ngừng kinh doanh;
• Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
• Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử vào các mục đích bất hợp pháp: bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
• Sử dụng hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
• Bị buộc tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

5. Xuất hóa đơn giảm thuế GTGT năm 2024

Ngày 30/6/2024, Chính phủ ban hành Nghị định 72/2024/NĐ-CP quy định chính sách giảm thuế giá trị gia tăng theo Nghị quyết 142/2024/QH15.

Căn cứ theo khoản 3 Điều 1 Nghị định 72/2024/NĐ-CP thì từ ngày 1/7/2024 xuất hóa đơn giảm thuế GTGT 2% theo trình tự, thủ tục sau:

Trường hợp cơ sở kinh doanh tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ được áp dụng mức thuế suất thuế giá trị gia tăng 8% đối với hàng hóa, dịch vụ quy định tại khoản 1 Điều 1 Nghị định 72/2024/NĐ-CP thì khi lập hóa đơn GTGT cần lưu ý:

• Tại dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng ghi “8%”; tiền thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền người mua phải thanh toán.
• Căn cứ hóa đơn giá trị gia tăng, cơ sở kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra, cơ sở kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo số thuế đã giảm ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

Trường hợp cơ sở kinh doanh tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tỷ lệ % trên doanh thu được giảm 20% mức tỷ lệ % để tính thuế giá trị gia tăng khi thực hiện xuất hóa đơn như sau:

Tại cột “Thành tiền” ghi đầy đủ tiền hàng hóa, dịch vụ trước khi giảm, tại dòng “Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ” ghi theo số đã giảm 20% mức tỷ lệ % trên doanh thu, đồng thời ghi chú: “đã giảm… (số tiền) tương ứng 20% mức tỷ lệ % để tính thuế giá trị gia tăng theo Nghị quyết số 142/2024/QH15”.

Kết luận

Trên đây là 5 điều quan trọng doanh nghiệp cần biết về hóa đơn điện tử năm 2024. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định cơ bản này để sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ MobiFone Giải Pháp Số để nhận được tư vấn: