Chữ ký số cá nhân là gì? Hướng dẫn đăng ký chữ ký số cá nhân

Trong thời đại số hiện nay, các giao dịch trực tuyến đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết, khách hàng sử dụng chữ ký số cá nhân cũng trở lên thường nhật hơn. Với chữ ký số cá nhân, việc hoàn tất các giao dịch trực tuyến trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, đồng thời vẫn đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch này. Vậy chữ ký số cá nhân là gì và nó mang lại những lợi ích gì cho các tổ chức và doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây, với sự hỗ trợ của MobiFone.

Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký số điện tử, được sử dụng để xác thực danh tính của người dùng trong các giao dịch điện tử. Có tác dụng tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân sử dụng.

Chữ ký số cá nhân được sử dụng để xác thực danh tính của người ký trong các trường hợp như:

• Ký các văn bản, tài liệu điện tử như hợp đồng, hóa đơn, thỏa thuận mua bán,…
• Tham gia các giao dịch trực tuyến như kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng internet banking, mobile banking, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến và nhiều hơn nữa. 

Tuy nhiên, để được sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với đơn vị cung cấp chữ ký số. Chữ ký số mang đến sự tiện lợi và tính pháp lý được đảm bảo trong các giao dịch điện tử.

Nội dung của chữ ký số cá nhân bao gồm:

• Tên của cá nhân là chủ thể của chứng thư số
• Tên công ty cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số.

Đối tượng sử dụng chữ ký số cá nhân

Chữ ký số cá nhân có thể được sử dụng bởi nhiều đối tượng khác nhau trong các giao dịch điện tử. Đối tượng sử dụng bao gồm:

• Cá nhân: Chữ ký số cá nhân được sử dụng để xác thực danh tính của cá nhân trong các giao dịch trực tuyến như kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng internet banking, các giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến, v.v
• Doanh nghiệp: Các doanh nghiệp cũng sử dụng chữ ký số cá nhân để ký các văn bản, tài liệu điện tử như hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn, báo cáo tài chính, v.v. 
• Cơ quan nhà nước: Các cơ quan nhà nước cũng sử dụng chữ ký số cá nhân để ký các văn bản quan trọng, đảm bảo tính chính xác và tính bảo mật của các thông tin liên quan đến quyết định của cơ quan nhà nước.
• Tổ chức, tổ chức phi lợi nhuận và các tổ chức khác: Chữ ký số cá nhân cũng được sử dụng để ký các văn bản, tài liệu điện tử trong các giao dịch của tổ chức, tổ chức phi lợi nhuận và các tổ chức khác. 

Mẫu chữ ký số cá nhân

Mẫu chữ ký số cá nhân thường bao gồm thông tin về tên của chủ thể chứng thư số và tên của công ty cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Tuy nhiên, do các đơn vị cung cấp chữ ký số có thể có các mẫu khác nhau, nên mẫu chữ ký số cá nhân cụ thể có thể khác nhau tùy theo từng đơn vị.

Tuy nhiên, một số thông tin thường được bao gồm trong mẫu chữ ký số cá nhân bao gồm:

• Tên của chủ thể chứng thư số: Thông thường là tên đầy đủ của cá nhân sử dụng chữ ký số.
• Tên công ty cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số: Thông thường được đặt ở dưới phần tên của chủ thể chứng thư số.
• Logo hay biểu tượng của đơn vị cung cấp chứng thư số: Thông thường được đặt ở bên phải hoặc bên trái của mẫu chữ ký số.

Vì vậy, khi sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng cần xác định mẫu chữ ký số được cung cấp bởi đơn vị chứng thực để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của giao dịch.

Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân

Tiết kiệm chi phí hành chính

Việc in ấn và lưu trữ tài liệu giấy tốn rất nhiều chi phí. Tuy nhiên, việc sử dụng chữ ký số cá nhân trên thiết bị điện tử sẽ giúp tiết kiệm được những khoản chi phí này.

Tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ

Việc chuyển văn bản giấy giữa các phòng ban trong công ty, hoặc giữa các cá nhân, đối tác bên ngoài doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian và phải chờ đợi. Sử dụng chữ ký số cá nhân sẽ giúp tiết kiệm được phần lớn thời gian xử lý hồ sơ chỉ với một thao tác đơn giản là văn bản đã được ký duyệt.

Không cần công đoạn chuẩn bị hồ sơ bản cứng

Với chữ ký tay, việc ký yêu cầu in bản cứng trước đó. Tuy nhiên, chữ ký số cá nhân cho phép người dùng xem tài liệu trực tiếp trên máy tính/điện thoại và ký số trực tiếp trên đó. Giúp người dùng dễ dàng quản lý, tra cứu tài liệu và tránh làm thất lạc hồ sơ khi giờ đây mọi văn bản đều đã được lưu trữ trên hệ thống phần mềm.

Tiện lợi ký duyệt mọi lúc mọi nơi

Thay vì chỉ có thể ký văn bản tại văn phòng trong giờ hành chính, người dùng chữ ký số cá nhân hoàn toàn có thể ký số bất kỳ lúc nào ở bất kỳ đâu chỉ với thiết bị chữ ký số.

An toàn và bảo mật

Chữ ký số cá nhân được mã hóa để đảm bảo tính an toàn và bảo mật của thông tin, ngăn chặn các hoạt động gian lận và truy cập trái phép.

Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số cá nhân 

Để đăng ký chữ ký số cá nhân, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token: Liên hệ và nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token trực tiếp cho đơn vị cung cấp.

• Bước 2: Kiểm tra và thẩm định hồ sơ đăng ký: Nhà cung cấp sẽ kiểm tra và thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân của bạn.

• Bước 3: Cài đặt và kích hoạt USB Token: Sau khi hồ sơ đăng ký được nhà cung cấp thẩm định thành công, bạn sẽ được hướng dẫn cài đặt và kích hoạt USB Token.

• Bước 4: Đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế: Sau khi cài đặt và kích hoạt USB Token thành công, bạn có thể đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế. Khi trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia xác nhận kết quả đăng ký, bạn có thể sử dụng chữ ký số cá nhân của mình để thực hiện các giao dịch trên môi trường điện tử.

Tiêu chí chọn chữ ký số cá nhân từ nhà cung cấp

Khi lựa chọn chữ ký số cá nhân, doanh nghiệp cần đáp ứng những tiêu chí sau:

• Tính bảo mật: Chữ ký số phải đảm bảo tính bảo mật và an toàn để tránh tình trạng giả mạo chữ ký.
• Uy tín của nhà cung cấp: Doanh nghiệp cần tìm nhà cung cấp uy tín trên thị trường để tránh rủi ro khi chữ ký gặp lỗi và không được hỗ trợ.
• Tích hợp với các hệ sinh thái phần mềm: Phần mềm chữ ký số nên tích hợp với các hệ sinh thái phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, khai thuế,… để đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả trong quá trình sử dụng.

Hy vọng rằng bài viết trên của MobiFone đã giúp bạn hiểu rõ hơn về dịch vụ chữ ký số cá nhân. Để được tư vấn miễn phí cũng như hiểu rõ thêm về dịch vụ chữ ký số cá nhân xin liên hệ hotline 0938 82 82 82.