Chữ Ký Số Là Gì? Những Quy Định Và Lợi Ích Khi Sử Dụng Chữ Ký Số

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra thông qua hệ thống mật mã không đối xứng để mã hóa và xác thực các giao dịch điện tử, hóa đơn hoặc tài liệu điện tử. Đây là công cụ hiện đại giúp đảm bảo an toàn, minh bạch và rút ngắn thời gian trong các giao dịch số.

Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay khi đáp ứng các điều kiện cụ thể, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực cho văn bản.

Đặc điểm nổi bật của chữ ký số

Chữ ký số không chỉ đơn thuần là công cụ xác thực mà còn mang đến nhiều lợi ích vượt trội, bao gồm:

Xác định nguồn gốc rõ ràng:
- Chữ ký số gắn liền với chứng thư số, giúp xác thực danh tính người ký một cách minh bạch.
Tính bảo mật cao:
- Sử dụng công nghệ mã hóa hai lớp (khóa công khai và khóa bí mật), chữ ký số đảm bảo dữ liệu không bị hacker đánh cắp.
Tính toàn vẹn:
- Văn bản/tài liệu được ký số sẽ giữ nguyên trạng thái, chỉ người nhận có quyền mở và xác nhận.
Không thể phủ nhận:
- Chữ ký số được chứng thực hợp pháp, không thể xóa hoặc chỉnh sửa sau khi ký.
Rút ngắn thời gian giao dịch:
- Ký điện tử nhanh chóng, không cần gặp mặt trực tiếp hay in ấn tài liệu. Đặc biệt, chữ ký số trên SIM PKI và USB Token giúp ký kết từ xa trên cả máy tính lẫn thiết bị di động.
Tiết kiệm chi phí:
- Loại bỏ chi phí in ấn, chuyển phát, và lưu trữ tài liệu giấy, tối ưu hóa quy trình làm việc.

Đối tượng sử dụng chữ ký số

Chữ ký số được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và đối tượng khác nhau:

Cá nhân hoặc cá nhân thuộc tổ chức/doanh nghiệp:
- Kê khai thuế thu nhập cá nhân, ký hợp đồng lao động, đăng ký kinh doanh, và giao dịch điện tử khác.
Doanh nghiệp và tổ chức:
- Kê khai và nộp thuế, đăng ký BHXH, nộp thuế hải quan, ký kết hợp đồng điện tử, đối soát giao dịch ngân hàng, và ký văn bản nội bộ.

Quy định cần biết khi sử dụng chữ ký số

Giá trị pháp lý của chữ ký số:
Theo Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký tay khi:
- Được tạo trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực.
- Xác thực thông qua khóa công khai tương ứng với chứng thư số.
- Được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Nhà nước cấp phép.
- Khóa bí mật thuộc quyền kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Hình thức và thông tin hiển thị trên văn bản điện tử:
- Chữ ký số của tổ chức/doanh nghiệp:
  - Hình ảnh: Mẫu con dấu đỏ, kích thước chuẩn, định dạng PNG.
  - Thông tin: Tên tổ chức, thời gian ký (ISO 8601).
- Chữ ký số cá nhân:
  - Hình ảnh: Chữ ký tay màu xanh, định dạng PNG.
  - Không yêu cầu thông tin chi tiết ngoài thời gian ký.

Lợi ích của chữ ký số trong doanh nghiệp

Chữ ký số không chỉ mang lại sự thuận tiện mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành:

Tăng hiệu quả làm việc:
- Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, hợp đồng.
Tuân thủ quy định pháp luật:
- Đảm bảo tính hợp pháp trong giao dịch điện tử.
Thân thiện với môi trường:
- Giảm thiểu việc sử dụng giấy, hướng tới mô hình doanh nghiệp xanh.

Kết luận

Chữ ký số là giải pháp không thể thiếu trong thời đại chuyển đổi số, mang đến sự tiện lợi, bảo mật và hợp pháp trong mọi giao dịch điện tử. Việc hiểu rõ quy định và lợi ích của chữ ký số giúp cá nhân, doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, đồng thời góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế số.

Xem thêm: