Hướng dẫn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

MỤC LỤC

I. Cơ sở pháp lý
II. Thời hạn quyết toán thuế TNCN
III. Các trường hợp liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN
1. Trường hợp không cấp chứng từ khấu trừ
2. Trường hợp cần có chứng từ khấu trừ
3. Trường hợp tổ chức đã chấm dứt hoạt động
IV. Quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế điện tử
V. Các quy định chi tiết khác theo Thông tư 111/2013/TT-BTC
a) Nghĩa vụ cấp chứng từ
b) Hình thức cấp chứng từ tùy theo loại hợp đồng:
VI. Một số lưu ý trong thực tiễn
VII. Kết luận

I. Cơ sở pháp lý

Ngày 24/06/2025, Cục Thuế ban hành Công văn số 1992/CT-CS hướng dẫn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Hướng dẫn này căn cứ vào các văn bản pháp lý sau:

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
Nghị định số 126/2020/NĐ-CP
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025)
Thông tư số 111/2013/TT-BTC
Thông tư số 32/2025/TT-BTC

II. Thời hạn quyết toán thuế TNCN

Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế:

Tổ chức trả thu nhập: nộp quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối tháng 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế: thời hạn là ngày cuối tháng 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

III. Các trường hợp liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN

1. Trường hợp không cấp chứng từ khấu trừ

Theo khoản 3 Điều 1 và khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

Trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN, thì tổ chức không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.

2. Trường hợp cần có chứng từ khấu trừ

Theo điểm 9.2 Phụ lục I – Nghị định 126/2020/NĐ-CP:

Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, hồ sơ cần đính kèm bản sao chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ hoặc tạm nộp trong năm.

3. Trường hợp tổ chức đã chấm dứt hoạt động

Nếu tổ chức trả thu nhập đã ngừng hoạt động và không cấp chứng từ, thì:

Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào dữ liệu ngành thuế để xử lý hồ sơ cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ.

IV. Quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế điện tử

Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC:

Tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
Chứng từ phải được gửi cho cá nhân và cơ quan thuế ngay trong ngày lập.

V. Các quy định chi tiết khác theo Thông tư 111/2013/TT-BTC

a) Nghĩa vụ cấp chứng từ

Tổ chức trả thu nhập phải cấp chứng từ theo yêu cầu của cá nhân, trừ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế.

b) Hình thức cấp chứng từ tùy theo loại hợp đồng:

Không ký hợp đồng hoặc dưới 3 tháng: cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ từng lần hoặc gộp nhiều lần trong kỳ.
Hợp đồng từ 3 tháng trở lên: tổ chức chỉ cần cấp 1 chứng từ cho cả kỳ tính thuế.

VI. Một số lưu ý trong thực tiễn

Có trường hợp cá nhân quyết toán thuế trước khi tổ chức thực hiện quyết toán, hệ thống thuế chưa cập nhật đầy đủ dữ liệu.
Chứng từ khấu trừ lúc này sẽ là căn cứ để cá nhân chứng minh thu nhập và số thuế đã khấu trừ.