Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên toàn quốc, nhiều doanh nghiệp, bộ phận nhân sự và kế toán đang đặt ra câu hỏi:

Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử hay không?

Cùng với sự ban hành và cập nhật của các quy định liên quan đến giao dịch điện tử, đặc biệt là Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc áp dụng hợp đồng điện tử trong quản lý lao động đang trở thành xu hướng tất yếu.

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định pháp lý hiện hành và lựa chọn giải pháp phù hợp.

Quy định pháp lý về hợp đồng lao động điện tử

Theo các quy định về giao dịch điện tử và quản lý dữ liệu số, hợp đồng lao động điện tử được pháp luật công nhận có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

Cụ thể, hợp đồng điện tử cần đảm bảo:

Nội dung hợp đồng được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử
Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin và dữ liệu
Có xác thực danh tính của các bên tham gia ký kết
Sử dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số hợp pháp
Đáp ứng tiêu chuẩn về lưu trữ và bảo mật thông tin

Như vậy, khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy trong mọi giao dịch và tranh chấp pháp lý.

Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.

Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động (Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP).

Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng hợp đồng điện tử từ 01/07/2026?

Từ 1/7/2026 (không phải là mốc thời gian bắt buộc sử dụng hợp đồng lao động điện tử hay bãi bỏ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy) => Đây là mốc thời gian cụ thể để áp dụng quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử. Đồng thời, là thời gian để nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành.

Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy vẫn được sử dụng mà không bị giới hạn hay bãi bỏ.

Hiện nay, chưa có quy định bắt buộc 100% doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hợp đồng lao động điện tử.

Tuy nhiên, theo định hướng của Chính phủ trong chương trình chuyển đổi số quốc gia, các hoạt động quản lý lao động, kê khai bảo hiểm xã hội, thuế và thanh tra doanh nghiệp đang dần được số hóa và chuẩn hóa trên môi trường điện tử.

Do đó, việc áp dụng hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng quản trị hiện đại mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.

Những hạn chế khi doanh nghiệp vẫn sử dụng hợp đồng giấy

Trong quá trình vận hành, việc sử dụng hợp đồng giấy có thể phát sinh nhiều bất cập như:

Hồ sơ dễ thất lạc hoặc hư hỏng theo thời gian
Khó khăn trong việc ký kết hợp đồng với nhân sự ở xa
Tốn thời gian in ấn, ký duyệt, chuyển phát và lưu trữ
Khó tra cứu và đối soát khi phát sinh tranh chấp lao động
Chi phí quản lý hồ sơ ngày càng tăng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô

Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đang chủ động chuyển sang hình thức hợp đồng điện tử để tối ưu quy trình quản trị nhân sự.

Giải pháp Hợp đồng điện tử MobiFone eContract

MobiFone eContract là giải pháp ký kết hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình ký kết nhanh chóng, an toàn và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý hiện hành.

Giải pháp mang lại nhiều lợi ích nổi bật:

Ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi trên điện thoại hoặc máy tính
Xác thực danh tính người ký rõ ràng
Tích hợp chữ ký số hợp pháp
Lưu trữ hợp đồng tập trung, an toàn
Tra cứu và quản lý hợp đồng nhanh chóng, thuận tiện
Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và quản lý hồ sơ

Doanh nghiệp nào nên triển khai hợp đồng điện tử?

Hợp đồng điện tử đặc biệt phù hợp với:

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng
Công ty tuyển dụng số lượng lớn nhân sự
Doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ lao động tập trung
Bộ phận nhân sự muốn tối ưu quy trình ký kết và lưu trữ hợp đồng

Xu hướng quản trị nhân sự trong thời đại số

Chuyển đổi sang hợp đồng điện tử không chỉ là giải pháp công nghệ mà còn là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp:

Nâng cao hiệu quả vận hành
Minh bạch hóa quy trình quản lý
Tiết kiệm chi phí dài hạn
Tăng tính chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc áp dụng hợp đồng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp sẵn sàng thích ứng với những yêu cầu quản lý hiện đại trong tương lai.

Xem thêm: