Chữ ký số cá nhân là gì? Cách hoạt động và thủ tục đăng ký

Chữ ký số cá nhân là công cụ đồng hành không thể thiếu trong thời đại chuyển đổi số. Trong khi chữ ký tay truyền thống chỉ hiệu lực trong giao dịch giấy, thì chữ ký số cá nhân mở ra cánh cửa giao dịch an toàn, minh bạch và tiện lợi trên mọi nền tảng số. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ chữ ký số cá nhân là gì, hoạt động ra sao, đối tượng sử dụng và thủ tục đăng ký nhanh chóng.

Đối tượng áp dụng chữ số cá nhân

Chữ ký số cá nhân áp dụng cho:

• Cá nhân kinh doanh, lãnh đạo doanh nghiệp muốn ký duyệt tài liệu trên nền tảng số
• Nhân viên các cơ quan, tổ chức cần thực hiện giao dịch điện tử
• Cá nhân khai thuế, gửi hồ sơ y tế, giao dịch chứng khoán, ngân hàng số…

Công dụng của chữ ký số cá nhân

Chữ ký số cá nhân có vai trò như chữ ký tay trong môi trường điện tử, giúp:

• Xác thực danh tính khi ký hợp đồng trực tuyến, hóa đơn điện tử
• Kê khai thuế TNCN, giao dịch chứng khoán, ngân hàng số…
• Bảo mật, mã hoá và ký số email, tài liệu số

Quy định về sử dụng chữ ký số cá nhân

Việc sử dụng chữ ký số cá nhân tại Việt Nam được pháp luật bảo hộ và quy định rõ ràng. Theo đó:

Cá nhân chỉ được sử dụng chữ ký số khi đã đăng ký chứng thư số cá nhân tại tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông.

Chứng thư số cá nhân đóng vai trò tương đương chứng minh thư hoặc căn cước công dân trong không gian điện tử. Trong chứng thư này sẽ có các thông tin như:

• Họ tên cá nhân sử dụng
• Số hiệu và thời hạn chứng thư
• Đơn vị cấp phát (nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số)
• Khóa công khai (public key) liên kết với người dùng

Theo Quyết định 1984/2015/QĐ-TCT, chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý ngang bằng chữ ký tay và được chấp nhận trong các giao dịch điện tử, hồ sơ hành chính, văn bản pháp lý.

Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân

• Tiết kiệm thời gian: Chỉ cần 1 thao tác là văn bản đã được ký duyệt
• Giảm chi phí: Giảm in ấn, vận chuyển, lưu trữ
• Truy cập mọi nơi: Ký duyệt mọi lúc mọi nơi qua ứng dụng
• Dễ tra cứu, bảo mật: Văn bản được lưu trữ số hóa và mã hoá

Các mẫu chữ ký số phổ biến hiện nay

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, mẫu chữ ký số cá nhân có thể bao gồm:

• Hình ảnh chữ ký số: Dạng .png, thường mô phỏng theo chữ ký tay thật của người dùng, màu xanh dương, dùng để hiển thị trên file PDF, Word…
• Thông tin hiển thị kèm theo: Một số chữ ký số có thể đính kèm thời gian ký, tên người ký hoặc đơn vị công tác (trong trường hợp ký thay mặt tổ chức).

Hiện có hai loại chữ ký số cá nhân phổ biến:

• Chữ ký số cho cá nhân riêng lẻ: Dùng để giao dịch thuế, ngân hàng, ký hợp đồng…
• Chữ ký số cho cá nhân trong tổ chức: Dành cho lãnh đạo, nhân viên được ủy quyền thay mặt doanh nghiệp ký các văn bản liên quan.

Cùng Mobifone phân biệt chữ ký số cá nhân và doanh nghiệp

Tiêu chí	Chữ ký số cá nhân	Chữ ký số doanh nghiệp
Đối tượng sử dụng	Cá nhân	Tổ chức, doanh nghiệp
Mục đích sử dụng	Giao dịch cá nhân, kê khai thuế TNCN	Ký hợp đồng kinh doanh, phát hành hóa đơn điện tử
Tính pháp lý	Không đại diện cho tổ chức	Đại diện pháp lý cho doanh nghiệp
Chi phí	Thấp hơn	Cao hơn
Khả năng tích hợp phần mềm	Hạn chế	Tích hợp với nhiều hệ thống kế toán và quản lý

Cách đăng ký chữ ký số cá nhân

Để bắt đầu sử dụng chữ ký số cá nhân, người dùng cần thực hiện quy trình đăng ký qua 4 bước đơn giản:

Bước 1: Ưu tiên chọn nhà cung cấp có thương hiệu và độ tin cậy cao Ưu tiên những đơn vị có độ bảo mật cao, phần mềm dễ tích hợp với hệ thống kế toán, hóa đơn, khai thuế… và có hỗ trợ kỹ thuật tốt khi gặp sự cố.

Bước 2: Gửi yêu cầu đăng ký Liên hệ qua hotline hoặc đăng ký trực tuyến trên website chính thức của nhà cung cấp.

Bước 3: Nộp hồ sơ và xác minh Nhà cung cấp sẽ hướng dẫn bạn nộp giấy tờ cần thiết, sau đó tiến hành kiểm tra và xác thực thông tin nhanh chóng.

Bước 4: Kích hoạt và sử dụng Sau khi hoàn tất cài đặt, bạn có thể sử dụng chữ ký số để ký kết văn bản, kê khai thuế, giao dịch ngân hàng và các dịch vụ số khác.

Mobifone CA – Địa chỉ mua chữ ký số cá nhân uy tín

Mobifone CA cung cấp dịch vụ chữ ký số cá nhân tiên tiến, an toàn và tích hợp để số hoá mọi quy trình:

• Hệ sinh thái số đồng bộ: Tích hợp sẵn với hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, thuế…
• Công nghệ đạt chuẩn châu Âu eIDAS: Bảo mật, chống giả mạo tuyệt đối
• Hỗ trợ nhanh chóng: Đăng ký nhanh, hướng dẫn sử dụng tận tình

Chữ ký số cá nhân không chỉ giúc xác minh danh tính một cá nhân trong môi trường điện tử mà còn mở ra lối đi giao dịch hiện đại, tiết kiệm và bảo mật hơn. Hãy lựa chọn nhà cung cấp uy tín như Mobifone CA để bắt đầu chuyển đổi số một cách hiệu quả!