Giao kết hợp đồng điện tử là gì? Quy trình và nguyên tắc

Việc giao kết hợp đồng điện tử đang được các doanh nghiệp sử dụng ngày càng phổ biến thay thế cho hình thức sử dụng hợp đồng giấy. Vậy thì khi thực hiện giao kết hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần phải làm theo quy trình và những nguyên tắc cụ thể như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Giải pháp số MobiFone để hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé!

Giao kết hợp đồng điện tử là gì?

Giao kết hợp đồng giữa hai bên chính là việc tạo lập, thay đổi hay chấm dứt quyền, nghĩa vụ trên hợp đồng theo như quy định của pháp luật. Để việc giao kết hợp đồng được chấp nhận, nó bắt buộc phải được thực hiện trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, hợp tác và trung thực.

Giao kết hợp đồng điện tử cũng tương tự như việc giao kết hợp đồng thông thường, chỉ khác biệt lớn nhất ở điểm dữ liệu điện tử sẽ là nơi chứa toàn bộ những điều khoản được quy định trong hợp đồng và việc ký kết cũng được thực hiện hoàn toàn trên các phương tiện điện tử. Giao kết hợp đồng điện tử cũng có giá trị pháp lý tương tương như với bản hợp đồng giấy truyền thống.

Khi tiến hành giao kết hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần phải lưu ý những nội dung sau sao cho thật chính xác:

• Chủ thể thực hiện giao kết hợp đồng điện tử.
• Thời điểm gửi dữ liệu cho bên đối tác và thời điểm nhận lại dữ liệu trong giao kết hợp đồng điện tử.
• Địa điểm gửi dữ liệu cho bên đối tác và thời điểm nhận lại dữ liệu trong giao kết hợp đồng điện tử.

Quy trình giao kết hợp đồng điện tử

Mỗi doanh nghiệp đều phải nắm rõ được quy trình cụ thể khi giao kết hợp đồng điện tử để việc ký kết hợp đồng thuận lợi và nhanh chóng hơn. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử được diễn ra với 3 bước sau:

Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng điện tử

Bước đầu tiên khi bắt đầu giao kết hợp đồng điện tử chính là việc một trong các bên phải tiến hành đề nghị bên còn lại việc giao kết hợp đồng điện tử (đây gọi là đề nghị giao kết). Để có thể thực hiện đề nghị giao kết, cần đảm bảo những công việc sau:

• Tiến hành đăng nhập vào hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử đã được bên đề nghị cài đặt.
• Dựa trên các thỏa thuận bàn bạc đã được hai bên thống nhất, bản hợp đồng điện tử sẽ được thiết lập với các điều khoản, trách nghiệm, quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia.
• Xác định đúng yêu cầu và chủ thể thực hiện ký trên hợp đồng.
• Ký số ở vị trí của doanh nghiệp mình.

Sau khi bên đề nghị đã hoàn thanh tất cả các công việc này, hãy tiến hành gửi cho các bên còn lại để thực hiện giao kết hợp đồng điện tử.

Bước 2: Tiếp nhận giao kết hợp đồng điện tử để xác nhận

Bên đề nghị giao kết hợp đồng điện tử sẽ gửi bản hợp đồng cho bên được đề nghị giao kết qua email. Sau đó, bên được đề nghị giao kết hợp đồng điện tử cần truy cập vào đường link hợp đồng để tiến hành xác nhận các điều khoản:

• Nếu đồng ý với các điều khoản đưa ra, bên được đề nghị sẽ ký số để xác nhận.
• Nếu không đồng ý với các điều khoản này, không thực hiện ký số và gửi yêu cầu chỉnh sửa các điều khoản trong hợp đồng với bên đề nghị.

Bước 3: Thống nhất và hoàn tất giao kết

Sau khi cả hai bên đã hoàn toàn thống nhất về các điều khoản (bao gồm cả sau khi chỉnh sửa) trong hợp đồng, bên được đề nghị tiến hành ký số. Hợp đồng điện tử chỉ được xác nhận thiết lập thành công khi hai bên tham gia đã ký đầy đủ và thông báo xác nhận hoàn tất việc giao kết hợp đồng sẽ được gửi cho 2 bên ngay sau đó. Lúc này, hợp đồng điện tử đã bắt đầu có hiệu lực, hai bên cần bắt đầu thực hiện các nghĩa vụ, trách nghiệm của mình trong hợp đồng.

3 nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử cần tuân thủ

Các bên tham gia giao kết hợp đồng điện tử vừa phải thực hiện theo quy trình như trên, vừa phải tuân thủ theo các nguyên tắc giao kết nhất định. Những nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử sẽ có nhiệm vụ đảm bảo việc thực hiện giao kết hợp đồng được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, hạn chế tối đa rủi ro không đáng có thể xảy ra.

Cụ thể, các nguyên tắc này đã được quy định rất rõ tại Điều 35, Luật Giao dịch điện tử 2015 như sau:

• Hai bên khi thực hiện giao kết có thể thỏa thuận chính xác loại phương tiện điện tử được phép dùng trong việc giao kết hợp đồng điện tử, ví dụ như laptop, máy vi tính.
• Để bản hợp đồng điện tử sau khi đã giao kết được chấp thuận, cần phải thực hiện tuân thủ chặt chẽ theo các quy định trong Luật Giao dịch điện tử 2005 và một số quy định khác liên quan.
• Các yêu cầu về chứng thực, kỹ thuật hay một số điều kiện để đảm bảo tính bảo mật liên quan đến hợp đồng điện tử cần phải được thỏa thuận thông qua giữa hai bên.

Một số rủi ro có thể gặp khi giao kết hợp đồng điện tử

Rủi ro trong vấn đề giao kết hợp đồng điện tử là vấn đề mà doanh nghiệp cần thật lưu ý để tránh khỏi, cụ thể như sau:

Rủi ro pháp lý

Nếu chủ thể thực hiện giao kết hợp đồng điện tử không có nhiều thông tin chính xác hay không hiểu sâu về vấn đề pháp lý, các rủi ro pháp lý rất dễ có thể xảy ra. Chính vì sự không am hiểu về pháp lý này mà có thể dẫn đến một số trường hợp hóa đơn điện tử không được chấp thuận và công nhận nếu xảy ra tranh chấp.

Để có thể hạn chế tối đa các rủi ro về mặt pháp lý, doanh nghiệp cần lựa chọn bên cung cấp dịch vụ uy tín, am hiểu pháp luật và được chứng nhận bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Rủi ro khi công chứng

Vấn đề công chứng của hợp đồng điện tử tại Việt Nam vẫn còn rất nhiều vấn đề bất cập. Chính vì thế, để tránh xảy ra rủi ro này, các doanh nghiệp cần sử dụng các phương tiện hiện đại khi giao kết hợp đồng điện tử để chứng minh được nội dung hợp đồng, các bên tham gia và điều khoản là hợp pháp.

Rủi ro về bảo mật

Hợp đồng điện tử bắt buộc phải có sự tham gia của bên thứ 3 là nhà cung cấp dịch vụ. Do vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn bên cung cấp thứ 3 thật uy tín để ngăn chặn những vấn đề liên quan đến lộ thông tin dữ liệu này.

Trên đây là một số thông tin chi tiết nhất về việc giao kết hợp đồng điện tử mà Giải pháp số MobiFone muốn gửi đến cho bạn đọc. Mỗi doanh nghiệp hãy nắm chắc quy trình giao kết này để giúp cho việc giao dịch của công ty trở nên thuận lợi hơn trong thời đại công nghệ hiện nay nhé!  Nếu còn bất cứ thông tin nào còn thắc mắc, hãy liên hệ cho MobiFone để được giải đáp kịp thời.