Giải pháp số hóa toàn diện cho doanh nghiệp nhỏ – Từ ký hợp đồng đến nộp thuế

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu, doanh nghiệp nhỏ không thể đứng ngoài cuộc nếu muốn tồn tại và phát triển bền vững. Tuy nhiên, với nguồn lực hạn chế về nhân sự, tài chính và công nghệ, nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn gặp khó khăn khi tiếp cận các giải pháp số hóa.

Bài viết này sẽ giới thiệu giải pháp số hóa toàn diện, giúp các doanh nghiệp nhỏ thực hiện hiệu quả từ ký hợp đồng, phát hành hóa đơn điện tử, kê khai thuế cho đến lưu trữ hồ sơ, tất cả đều gói gọn trong một hệ thống – đơn giản, hợp lệ và tiết kiệm chi phí.

1. Vì sao doanh nghiệp nhỏ cần số hóa?

Giảm chi phí vận hành

Số hóa giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển hồ sơ, lưu trữ giấy tờ, đồng thời giảm sai sót do thao tác thủ công. Việc sử dụng các phần mềm quản lý giúp tinh gọn quy trình và tiết kiệm nguồn lực.

Tuân thủ pháp luật và quy định mới

Theo các quy định hiện hành như Luật Giao dịch điện tử, Luật Quản lý thuế, Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số, kê khai thuế trực tuyến. Việc triển khai số hóa không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn tránh rủi ro xử phạt.

Nâng cao tính cạnh tranh

Doanh nghiệp số hóa nhanh chóng dễ dàng bắt kịp xu hướng thị trường, cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp hơn, đáp ứng nhu cầu khách hàng linh hoạt hơn so với các đối thủ còn vận hành theo cách truyền thống.

2. Hệ thống số hóa toàn diện cần những gì?

Một doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu chuyển đổi số với 4 nhóm giải pháp cơ bản sau:

a. Ký hợp đồng điện tử

Thay vì in ấn và ký tay, doanh nghiệp có thể sử dụng hợp đồng điện tử tích hợp chữ ký số. Giải pháp này đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm thời gian và có thể ký kết từ xa.

Ưu điểm:

• Pháp lý rõ ràng theo Luật Giao dịch điện tử

• Có thể ký bất cứ lúc nào, không giới hạn khoảng cách

• Tự động lưu trữ và truy xuất

b. Sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế là yêu cầu bắt buộc từ năm 2022. Doanh nghiệp cần phần mềm phát hành hóa đơn hợp chuẩn, dễ dùng, có thể tích hợp với phần mềm bán hàng hoặc kế toán.

Lợi ích:

• Xuất – gửi – tra cứu hóa đơn chỉ trong vài phút

• Không cần in ấn, gửi bưu điện

• Hạn chế sai sót, giảm chi phí quản lý

c. Kê khai thuế online

Hiện nay, 100% doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế qua mạng. Việc tích hợp chữ ký số vào phần mềm khai thuế giúp doanh nghiệp:

• Gửi tờ khai thuế nhanh chóng

• Nộp thuế điện tử qua ngân hàng

• Theo dõi tình trạng hồ sơ thuế minh bạch

d. Lưu trữ và quản lý hồ sơ điện tử

Tất cả hợp đồng, hóa đơn, tờ khai thuế,… nên được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây (cloud), có bảo mật cao và dễ dàng truy xuất khi cần. Doanh nghiệp có thể chủ động tìm kiếm, in ấn, chia sẻ tài liệu cho nhân viên hoặc cơ quan kiểm tra mà không cần tra thủ công.

3. Giới thiệu giải pháp số hóa của MobiFone cho doanh nghiệp nhỏ

Với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ chuyển đổi số đơn giản và tiết kiệm, MobiFone đã xây dựng bộ giải pháp trọn gói bao gồm:

Hợp đồng điện tử MobiFone eContract

• Ký điện tử ngay trên máy tính, điện thoại

• Hợp lệ theo Luật Giao dịch điện tử

• Lưu trữ, tra cứu dễ dàng

• Chia sẻ, quản lý theo vai trò người ký

Hóa đơn điện tử MobiFone Invoice

• Phát hành hóa đơn điện tử có mã

• Kết nối trực tiếp Tổng cục Thuế

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

• Hỗ trợ đầy đủ mẫu hóa đơn theo ngành nghề

Chữ ký số qua SIM MobiFone CA

• Không cần USB token

• Ký mọi lúc, mọi nơi bằng SIM điện thoại

• Bảo mật cao, tích hợp vào phần mềm quản lý bán hàng, hóa đơn, thuế

Gói combo giá 0 đồng cho doanh nghiệp nhỏ

• Tặng 6 tháng phần mềm hóa đơn điện tử

• Tặng chữ ký số tích hợp qua SIM

• Tặng phần mềm quản lý bán hàng (1POS)

• Hỗ trợ triển khai trọn gói từ A–Z

4. Những lưu ý khi triển khai số hóa

• Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp uy tín, giải pháp hợp pháp

• Kiểm tra tính hợp lệ của phần mềm với quy định của Tổng cục Thuế, Bộ TT&TT

• Đào tạo nhân sự nội bộ để làm quen quy trình mới

• Ưu tiên các nền tảng có thể mở rộng, tích hợp về sau

5. Kết luận

Số hóa không còn là sự lựa chọn, mà là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp nhỏ thích nghi với môi trường kinh doanh hiện đại, minh bạch và cạnh tranh. Thay vì đầu tư từng phần riêng lẻ, doanh nghiệp có thể chọn giải pháp số hóa trọn gói từ ký hợp đồng, phát hành hóa đơn đến kê khai thuế – đơn giản, tiết kiệm và đúng chuẩn pháp lý.

Nếu bạn là hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ đang tìm giải pháp chuyển đổi số, đừng ngần ngại liên hệ MobiFone để được tư vấn miễn phí và triển khai nhanh chóng với chi phí bằng 0 – giá trị lên đến hàng triệu đồng.