Ký hiệu hóa đơn điện tử: Quy định mới theo Thông tư 32/2025/TT-BTC

Kể từ ngày 01/6/2025, Thông tư 32/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử. Đây là những yếu tố bắt buộc, ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp của hóa đơn và khả năng tương thích với hệ thống quản lý của cơ quan thuế. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ quy định mới, tránh rủi ro vi phạm và triển khai đúng ngay từ đầu.

Tầm quan trọng của mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử. Giới thiệu Thông tư 32/2025/TT-BTC – hiệu lực từ 01/6/2025.

Mẫu số và ký hiệu không chỉ là “con số” hiển thị trên hóa đơn mà còn là công cụ nhận diện, quản lý và phân loại hóa đơn trong toàn bộ hệ thống kế toán – thuế. Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, từ ngày 01/6/2025, tất cả tổ chức phát hành hóa đơn điện tử bắt buộc phải tuân thủ định dạng chuẩn về mẫu số và ký hiệu.

Điều này đảm bảo sự thống nhất, giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra, giám sát và hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro sai sót.

Tổng quan các quy định mới theo Thông tư 32/2025

Thông tư 32/2025 đưa ra những yêu cầu cụ thể về cấu trúc dữ liệu hóa đơn điện tử, trong đó có 3 điểm đáng chú ý:

• Chuẩn hóa mẫu số cho từng loại hóa đơn (GTGT, bán hàng, điện, nước, dịch vụ…).
• Quy định chặt chẽ về ký hiệu hóa đơn điện tử, gắn liền với thông tin doanh nghiệp, năm phát hành và loại hóa đơn.
• Hệ thống hóa việc quản lý hóa đơn qua nền tảng của Tổng cục Thuế,  đảm bảo đồng bộ và minh bạch.

Mẫu số – Cách phân loại hóa đơn điện tử

Theo quy định, mẫu số phản ánh loại hình hóa đơn mà doanh nghiệp sử dụng. Ví dụ:

• 01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng.
• 02GTTT: Hóa đơn bán hàng.
• 07KPTQ: Hóa đơn khác theo quy định đặc thù.

Điểm đổi mới là mẫu số sẽ được đồng bộ với cơ sở dữ liệu thuế, không còn tình trạng trùng lặp hoặc sử dụng sai loại hóa đơn như trước đây.

Quy tắc sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử là dãy ký tự gồm chữ cái và số, phản ánh đặc điểm nhận diện của hóa đơn. Theo Thông tư 32/2025, ký hiệu bao gồm:

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn (định danh loại hóa đơn).
• Ký hiệu hóa đơn (chỉ ra năm lập hóa đơn, loại hóa đơn, phương thức quản lý).
• Các ký tự đặc thù khác theo quy định.

Ví dụ: Một hóa đơn điện tử phát hành năm 2025 có ký hiệu: C25TYY

• “C”: Hóa đơn điện tử.
• “25”: Năm 2025.
• “TYY”: Thể hiện loại hình quản lý và doanh nghiệp phát hành.

Mối liên hệ giữa Mẫu số và Ký hiệu hóa đơn

Mẫu số và ký hiệu luôn đi song hành. Nếu mẫu số giúp xác định loại hóa đơn, thì ký hiệu đóng vai trò định danh từng hóa đơn cụ thể trong hệ thống. Chỉ khi cả hai yếu tố này chính xác, hóa đơn mới được coi là hợp pháp và hợp lệ để kê khai thuế.

Các ví dụ thực tế minh họa

Ví dụ 1:

• Mẫu số: 01GTKT
• Ký hiệu: C25TMB
  → Hóa đơn giá trị gia tăng, phát hành năm 2025, quản lý bởi hệ thống MobiFone Invoice.

Ví dụ 2:

• Mẫu số: 02GTTT
• Ký hiệu: C25THN
  → Hóa đơn bán hàng, phát hành năm 2025, quản lý bởi doanh nghiệp tại Hà Nội.

Những điểm cần lưu ý và gợi ý triển khai nội dung

Doanh nghiệp cần chú ý 3 vấn đề khi áp dụng Thông tư 32/2025:

1. Kiểm tra toàn bộ hệ thống phần mềm kế toán – bán hàng có tương thích với chuẩn mới không.
2. Đảm bảo ký hiệu hóa đơn điện tử và mẫu số được cập nhật đúng, tránh bị cơ quan thuế từ chối.
3. Đào tạo nhân viên kế toán, tài chính nắm rõ cách nhận diện và sử dụng mẫu số, ký hiệu mới.

Gợi ý triển khai:

• Sử dụng các giải pháp công nghệ như MobiFone Invoice để đồng bộ dữ liệu và phát hành hóa đơn chuẩn quy định.
• Tích hợp API giữa hệ thống bán hàng và hóa đơn điện tử để tự động cập nhật ký hiệu, giảm thiểu sai sót thủ công.

Kết luận

Thông tư 32/2025/TT-BTC đặt ra yêu cầu mới về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025. Việc nắm rõ và áp dụng đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn, tránh rủi ro vi phạm, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý.

Giải pháp hóa đơn điện tử của MobiFone chính là lựa chọn tối ưu để doanh nghiệp triển khai nhanh chóng, chính xác và tuân thủ chuẩn mực mới.