Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Điện Tử Đúng Quy Định, Nhanh Chóng và Hiệu Quả

Hóa đơn điện đã và đang dần được sử dụng phổ biến trong hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam từ 2022, giúp tiết kiệm chi phí và giảm sai sót trong kế toán. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi chuyển từ hóa đơn giấy sang điện tử. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn nội dung bắt buộc, nguyên tắc, quy trình xuất hóa đơn điện tử chuẩn và cách xử lý sai sót, kèm theo hướng dẫn sử dụng phần mềm MobiFone Invoice.

Nội dung cần thiết trong hóa đơn điện tử

Một hóa đơn điện tử hợp lệ phải bao gồm đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

• Phần nhận dạng hóa đơn: tên hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn.
• Ngày phát hành: thời điểm lập hóa đơn.
• Thông tin người bán: tên tổ chức/doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng (nếu có).
• Thông tin người mua: tên khách hàng, mã số thuế (nếu có), địa chỉ.
• Chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ: tên mặt hàng/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và số tiền tương ứng.
• Thuế giá trị gia tăng: mức thuế suất và số tiền thuế (nếu áp dụng).
• Tổng tiền thanh toán.
• Chữ ký số của bên bán (và bên mua nếu hai bên có thỏa thuận).
• Mã xác thực do cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử cấp.

Việc thiếu bất kỳ thông tin nào nêu trên có thể khiến hóa đơn không hợp lệ, bị từ chối hoặc bị phạt vi phạm hành chính.

Khi xuất hóa đơn điện tử lưu ý những nguyên tắc

Khi lập và phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

1. Chỉ xuất hóa đơn khi phát sinh nghĩa vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ.
2. Nội dung hóa đơn phải đúng thực tế giao dịch, không được lập khống, lập sai lệch thông tin.
3. Hóa đơn phải được ký điện tử hợp lệ trước khi gửi cho khách hàng.
4. Thời điểm lập hóa đơn phải đúng theo quy định – thường là ngay sau khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.
5. Sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký và được chấp thuận với cơ quan thuế.

Vi phạm một trong những nguyên tắc này có thể dẫn đến việc hóa đơn bị coi là không hợp lệ, ảnh hưởng đến quyền lợi thuế và uy tín doanh nghiệp.

Cách xuất hóa đơn điện tử đơn giản, dễ thực hiện

Để giúp bạn nắm rõ quy trình, bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cần thiết để thực hiện xuất hóa đơn điện tử một cách đơn giản, dễ dàng và chính xác nhất.

Các bước để xuất hóa đơn dễ thực hiện

Dưới đây là quy trình cơ bản để xuất một hóa đơn điện tử:

1. Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đã đăng ký (ví dụ: MobiFone Invoice, MISA, Viettel Invoice…).
2. Lập hóa đơn mới, nhập đầy đủ thông tin người mua và hàng hóa/dịch vụ bán ra.
3. Kiểm tra kỹ lại các thông tin, đặc biệt là mã số thuế, giá trị thanh toán, thuế suất.
4. Ký điện tử lên hóa đơn bằng chữ ký số đã được đăng ký với cơ quan thuế.
5. Phát hành hóa đơn và gửi cho khách hàng qua email hoặc nền tảng cung cấp.
6. Lưu trữ hóa đơn đúng quy định và đảm bảo có thể truy xuất khi cần.

Chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử trên MobiFone Invoice

MobiFone Invoice là nền tảng hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn nhờ giao diện dễ dùng và tính năng ổn định. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:

1. Đăng nhập vào hệ thống tại: https://einvoice.mobifone.vn 
2. Vào mục “Lập hóa đơn” → chọn loại hóa đơn cần phát hành (GTGT, bán hàng…).
3. Nhập thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
4. Nhập thông tin sản phẩm/dịch vụ, giá tiền, thuế suất…
5. Nhấn “Xem trước” để kiểm tra.
6. Cắm USB Token chứa chữ ký số → Nhấn “Ký và phát hành”.
7. Sau khi ký, hóa đơn sẽ được gửi ngay cho khách hàng qua email và lưu trong hệ thống.

MobiFone Invoice cũng hỗ trợ truy xuất hóa đơn, điều chỉnh, và báo cáo hóa đơn theo kỳ rất tiện lợi cho bộ phận kế toán.

Cần lưu ý gì khi xuất hóa đơn để tránh sai sót

Để đảm bảo hóa đơn điện tử xuất ra hợp lệ và không gặp rắc rối về sau, bạn nên lưu ý:

• Kiểm tra kỹ thông tin người mua, đặc biệt là mã số thuế và địa chỉ.
• Không để trống các trường bắt buộc như thuế suất, đơn giá, đơn vị tính…
• Không xuất hóa đơn sai thời điểm (trước khi giao hàng hoặc chưa hoàn thành dịch vụ).
• Kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký số, vì sau khi ký và phát hành sẽ không thể sửa lại.
• Thường xuyên cập nhật quy định mới của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử.

Làm thế nào để xử lý khi hóa đơn điện tử bị xuất sai?

Nếu hóa đơn đã phát hành nhưng có sai sót, doanh nghiệp có thể xử lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP bằng cách xóa, lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh tùy từng trường hợp.

• Trường hợp chưa gửi cho người mua: Có thể xóa hóa đơn sai và lập hóa đơn mới.
• Trường hợp đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Lập văn bản thỏa thuận với khách hàng. Lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh tùy mức độ sai sót.

• Trường hợp đã kê khai thuế: Phải lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung sai và nội dung điều chỉnh đúng. Cần lưu lại toàn bộ văn bản và hóa đơn điều chỉnh để làm căn cứ pháp lý.

Dù xử lý theo cách nào, bạn cũng cần thực hiện đúng quy trình, có xác nhận từ người mua và lưu trữ đầy đủ tài liệu để tránh rủi ro về sau.

Kết luận

Xuất hóa đơn điện tử đúng quy định là yêu cầu bắt buộc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao tính chuyên nghiệp.

Bài viết đã cung cấp nội dung bắt buộc, nguyên tắc, quy trình xuất hóa đơn và cách xử lý sai sót, kèm ví dụ cụ thể trên MobiFone Invoice. Hãy áp dụng ngay để nâng cao hiệu quả kế toán – tài chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Ngoài ra nếu cần được tư vấn kĩ hơn về các dịch vụ của Mobifone bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi.

MOBIFONE CÔNG NGHỆ SỐ

• Địa chỉ: Toà nhà MobiFone MM18 Trường Sơn, Phường Diên Hồng, TP. HCM
• Hotline: 0938 82 82 82
• Email: giaiphap@mobifone.vn
• Webiste: https://giaiphap.mobifone.vn/