Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử mà bạn cần biết

Hóa đơn điện tử là một trong những hình thức thanh toán đang được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh hiện nay. Trong quá trình sử dụng, có thể xảy ra những sai sót, lỗi hóa đơn, do đó việc điều chỉnh hóa đơn điện tử là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ cho hóa đơn. Hãy cùng Mobifone tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này qua bài viết này nhé.

1. Các trường hợp cần điều chỉnh Hóa đơn điện tử

Theo quy định của pháp luật quy định về Hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp và tổ chức phải thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử trong 3 trường hợp sau:

1. Số tiền trên hóa đơn điện tử bị sai sót.
2. Thông tin người mua hoặc người bán bị sai sót.
3. Các thông tin khác cần điều chỉnh như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn, mã số thuế và tên doanh nghiệp.

2. Biên bản điều chỉnh Hóa đơn điện tử

Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là tài liệu ghi lại quá trình điều chỉnh thông tin trong hóa đơn điện tử. Nó là một tài liệu quan trọng để lưu trữ và truy xuất trong trường hợp có tranh chấp pháp lý liên quan đến hóa đơn.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử thường bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin về doanh nghiệp hoặc tổ chức điều chỉnh HĐĐT.
• Thông tin về hóa đơn điện tử gốc cần điều chỉnh.
• Các thông tin cần điều chỉnh trong HĐĐT.
• Nguyên nhân của việc điều chỉnh HĐĐT.
• Thời gian và ngày thực hiện điều chỉnh HĐĐT.
• Chữ ký của người thực hiện điều chỉnh HĐĐT.

Ngoài ra, quy định cũng yêu cầu các doanh nghiệp và tổ chức phải sử dụng Mẫu 04 điều chỉnh hóa đơn điện tử để thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Việc sử dụng đúng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và Mẫu 04 điều chỉnh hóa đơn điện tử là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của hóa đơn. Nếu vi phạm quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp và tổ chức có thể bị phạt hoặc gặp rủi ro pháp lý.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý, việc điều chỉnh HĐĐT có thể ảnh hưởng đến quy trình thanh toán và gây ra sự bất tiện cho khách hàng.

3. Thời hạn điều chỉnh hóa đơn điện tử

Theo quy định của Luật Thuế, thời hạn điều chỉnh hóa đơn điện tử là 10 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn. 

Trong trường hợp không thể hoàn tất việc điều chỉnh hóa đơn trong thời hạn này, doanh nghiệp phải gửi biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trước thời hạn này để được xem xét, giải quyết.

4. Thủ tục xử lý khi điều chỉnh hóa đơn điện tử

Theo khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc điều chỉnh HĐĐT có sai sót cần phải được thực hiện theo hình thức sau:

Lập HĐĐT điều chỉnh

Khi người bán lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót thì HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế

Trong trường hợp này, người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót.

Sau đó, người bán gửi thông báo theo Mẫu số này đến cơ quan thuế ( chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh).

Sau khi điều chỉnh, HĐĐT vẫn có sai sót

Trong trường hợp HĐĐT đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó lại phát hiện tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

5. Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử

Bước 1: Xác định lỗi trong hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần phải kiểm tra các thông tin của hóa đơn như: mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ, giá trị hóa đơn, thuế suất, mã số sản phẩm/dịch vụ,… để phát hiện lỗi sai.

Bước 2: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Sau khi xác định được nguyên nhân của lỗi, doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử để ghi nhận việc điều chỉnh. Biên bản này cần có đầy đủ thông tin về lỗi trong hóa đơn điện tử, thông tin về việc điều chỉnh và chữ ký của các bên liên quan.

Bước 3: Sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được quy định tại mẫu 04 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Bước 4: Thực hiện việc điều chỉnh hóa đơn điện tử trên phần mềm

Sau khi đã thực hiện các bước trên, doanh nghiệp truy cập vào các phần mềm quản lý HĐĐT và thực hiện việc điều chỉnh lại HĐĐT.

Trên đây là những thông tin cần thiết về vấn đề điều chỉnh hóa đơn điện tử. Mong rằng những chia sẻ trên của Mobifone Chuyển đổi số sẽ giúp các doanh nghiệp thực hiện việc này một cách đúng đắn và hiệu quả.