Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử [Cập nhật 2023]

Trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn điện tử, có rất nhiều trường hợp xảy ra sai lệch một số thông tin trên hóa đơn. Khi xảy ra tình huống như vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng biên bản hủy hóa đơn điện tử để điều chỉnh. Hãy cùng giải pháp MobiFone tìm hiểu kỹ càng hơn về biên bản hủy này qua bài viết dưới đây.

Biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì?

Biên bản hủy hóa đơn điện tử là một loại biên bản được lập ra bởi người mua vào người bán với mục đích hủy các liên của số hóa đơn điện tử đã lập sai nhưng chưa hoàn tất giao dịch. Trong đó, hóa đơn này có thể sai về ngày tháng xuất hóa đơn, tên công ty hoặc số tiền… Thông tin về biên bản này cũng các trường hợp phải lập biên bản hủy hóa đơn điện tử đã được quy định rất rõ ràng trong Thông tư 39/2014/TT-BTC.

 

Biên bản hủy hóa đơn điện tử cần lập khi hóa đơn xuất ra có sai sót

Các trường hợp cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử

Cụ thể, biên bản hủy hóa đơn điện tử được lập ra cho tất cả những trường hợp đã được quy định vô cùng rõ ràng trong điều 20, Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Khi 2 bên phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa thực hiện kê khai thì lúc này bắt buộc phải lập biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập sai:

• Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được bên bán lập ra và giao cho bên mua. Nhưng sau khi bên mua nhận được, họ vẫn chưa thực hiện giao hàng và cung ứng dịch vụ thì phát hiện ra hóa đơn điện tử gặp sai sót.
• Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử gặp sai sót đã được lập và giao cho bên mua nhưng cả 2 bên bán và mua vẫn chưa sử dụng hóa đơn đó để thực hiện kê khai thuế.

Trong cả 2 trường hợp mà chúng tôi đã đưa ra phía trên, cả người bán và mua đều phải lập biên bản hủy hóa đơn điện tử để thực hiện hủy hoàn toàn những hóa đơn đã lập sai và lập lại hóa đơn mới đúng mẫu. Trong đó, lý do thực hiện hủy hóa đơn phải được nêu ra thật rõ ràng trong biên bản. Người bán sẽ thực hiện gạch chéo liên của hóa đơn, lưu trữ dạng số hóa đơn điện tử đã lập sai và tiến hành lập lại số hóa đơn mới.

Trình tự viết biên bản hủy hóa đơn điện tử

Để có thể lập được biên bản hủy hóa đơn kiện từ chính xác nhất về các khoản mục. Hãy tham khảo hướng dẫn của MobiFone về cách viết, bao gồm những bước sau đây:

• Bước 1: Biên bản hủy hóa đơn điện tử cũng giống như các loại văn bản hành chính khác. Chính vì thế, quốc hiệu, tiêu ngữ, số biên bản, tên biên bản cũng như căn cứ pháp lý của biên bản phải được đặt lên ở phần đầu tiên.
• Bước 2: Cung cấp đầy đủ thông tin về 2 bên đại diện. Một số thông tin cần bao gồm là mã số thuế, họ tên người đại diện, số điện thoại, chức vụ và địa chỉ.
• Bước 3: Giải trình đầy đủ thông tin của hóa đơn điện tử cần được hủy cùng với những thông tin mà hóa đơn điện tử được xuất thay thế, bao gồm tên hóa đơn, ký hiệu số hoá đơn và ngày lập.
• Bước 4: Trình bày thật cụ thể, lý do cần hủy hóa đơn.
• Bước 5: Hai bên nêu ra cam kết về việc chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với việc hủy hóa đơn điện tử.
• Bước 6: Đại diện hai bên ký tên ghi rõ họ tên và đóng dấu.

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2023

Mẫu mặc định cho biên bản hủy hóa đơn điện tử không có chính xác nên 2 bên chỉ cần căn cứ vào những nội dung phải có để lập ra cho mình một biên bản thỏa thuận chính xác trước khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử. Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử của Giải pháp MobiFone dưới đây để lập cho doanh nghiệp mình một biên bản hủy với đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhất.

Điểm cần lưu ý khi lập biên bản hủy hóa đơn điện tử

Biên bản hủy hóa đơn điện tử nêu rõ sai sót, lý do điều chỉnh

Biên bản hủy hóa đơn điện tử sau khi được lập ra phải đáp ứng được ứng chuẩn những tiêu chí về sự chính xác và khoa học. Chính vì thế, cần lưu ý một số điểm sau đây:

• Lý do của việc tiến hành hủy hóa đơn điện tử phải được trình bày thật rõ ràng và minh bạch về nguyên nhân cùng mức độ sai sót, vị trí sai sót.
• Ngày tháng đã được ghi tại biên bản hủy hóa đơn điện tử phải trùng khớp hoàn toàn với ngày tháng trên hóa đơn mới.
• Cuối cùng, hai bên đại diện phải ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu xác nhận đầy đủ vào biên bản hủy hóa đơn điện tử rồi mới thực hiện xuất hóa đơn mới.
• Nếu hóa đơn điện tử bị lập sai nhưng đã thực hiện kê khai thì lúc này không được phép hủy mà phải tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và tiến hành xuất hóa đơn sau khi đã được điều chỉnh.

Trên đây là những thông tin đầy đủ nhất liên quan đến biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay. Hy vọng tất cả những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ hữu ích đối với bạn. Nếu vẫn còn thắc mắc cần được giải đáp, tư vấn kỹ càng hơn, vui lòng hãy liên hệ MobiFone CNS qua số hotline 0938 82 82 82 để được đội ngũ tư vấn viên của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng nhất.