Cách xem hạn chữ ký số – 4 phương pháp kiểm tra nhanh 2025

Chữ ký số đóng vai trò không thể thiếu trong các giao dịch điện tử, đặc biệt với doanh nghiệp. Tuy nhiên, chữ ký số có thời hạn và cần được kiểm tra định kỳ. Nếu hết hạn mà không biết, bạn có thể bị gián đoạn công việc quan trọng. Vậy cách xem hạn chữ ký số như thế nào? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 4 cách kiểm tra nhanh và chính xác trong năm 2025.

Tại sao cần xem hạn chữ ký số?

Việc theo dõi và kiểm tra hạn sử dụng chữ ký số là cực kỳ cần thiết, bởi:

• Tránh gián đoạn công việc: Khi chữ ký số hết hạn, bạn sẽ không thể nộp tờ khai thuế, ký hợp đồng điện tử hoặc thực hiện các thủ tục hành chính online.
• Chủ động gia hạn: Kiểm tra thường xuyên giúp bạn chủ động liên hệ nhà cung cấp để gia hạn kịp thời, tránh bị trễ hạn hoặc phát sinh chi phí khẩn cấp.
• Đảm bảo tính pháp lý: Chữ ký số hết hạn sẽ mất hiệu lực pháp lý và không được chấp nhận trong giao dịch.
• Kiểm soát tài chính: Một số doanh nghiệp sử dụng nhiều chữ ký số cho các đơn vị trực thuộc, việc nắm rõ thời hạn giúp kiểm soát chi phí tốt hơn.

Tổng hợp các cách kiểm tra hạn chữ ký số

Bạn có thể xem hạn chữ ký số qua nhiều cách khác nhau.Sau đây là 5 cách đơn giản và được áp dụng phổ biến nhất:

1. Qua phần mềm quản lý USB Token

Hầu hết chữ ký số hiện nay đều sử dụng thiết bị USB Token, đi kèm phần mềm quản lý riêng từ nhà cung cấp. Đây là cách xem hạn chữ ký số đơn giản nhất:

• Bước 1: Bước 1: Gắn USB Token vào cổng USB của máy tính.
• Bước 2: Mở phần mềm quản lý Token (VD: eSigner, Viettel-CA, VNPT-CA, MobiFone-CA…)
• Bước 3: Chọn mục Chứng thư số hoặc Certificate
• Bước 4: Tại đây, bạn sẽ thấy thông tin như tên chủ sở hữu, số serial và thời hạn hiệu lực từ ngày – đến ngày (Valid From – Valid To)

Thông tin này là chính xác tuyệt đối vì được mã hóa từ hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực.

2. Qua tờ khai đã ký điện tử

Bạn cũng có thể kiểm tra thời hạn sử dụng chữ ký số thông qua một tệp tờ khai điện tử (đã ký và nộp trước đó):

• Bước 1: Mở file tờ khai PDF (ví dụ: tờ khai thuế qua phần mềm HTKK hoặc eTax)
• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng chữ ký điện tử trên tệp
• Bước 3: Chọn Properties (Thuộc tính) > Show Certificate
• Bước 4: Tại tab Details hoặc General, bạn sẽ thấy ngày bắt đầu và ngày hết hạn chứng thư số

Cách này khá tiện nếu bạn không có USB Token bên cạnh nhưng vẫn có file tờ khai đã ký.

3. Sử dụng trình duyệt Internet Explorer (IE)

Mặc dù hiện nay IE không còn phổ biến, nhưng một số phần mềm ký số và hệ thống của nhà nước vẫn yêu cầu trình duyệt này:

• Bước 1: Cắm USB Token vào máy
• Bước 2: Mở Internet Explorer > Chọn Tools (hoặc biểu tượng bánh răng) > Internet Options
• Bước 3: Chuyển đến tab Content > Nhấn Certificates
• Bước 4: Trong mục Personal, chọn chứng thư chữ ký số và xem thời gian hiệu lực

Tuy nhiên, nên cân nhắc sử dụng cách này nếu bạn đang làm việc trong môi trường cũ hoặc cần tra cứu nhiều chứng thư số cùng lúc.

4. Qua hợp đồng hoặc tờ khai cấp chứng thư số

Khi đăng ký chữ ký số, bạn sẽ nhận được:

• Hợp đồng ký kết dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Tờ khai yêu cầu cấp chứng thư số
• Email/SMS thông báo thời gian hiệu lực

Đây cũng là nguồn thông tin chính thức để kiểm tra hạn sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, bạn nên đối chiếu với dữ liệu thực tế trên USB Token để đảm bảo chính xác.

Tất tần tật về chứng thư số: Định nghĩa, nội dung và ứng dụng thực tế

5. Qua tổng đài/hotline nhà cung cấp

Nếu bạn không rành về kỹ thuật, hãy gọi đến hotline của đơn vị cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ:

• Chuẩn bị sẵn số serial Token, tên đơn vị, CMND/CCCD đăng ký
• Nhân viên sẽ tra cứu và báo cho bạn thời hạn chứng thư số đang sử dụng

Một số nhà cung cấp còn hỗ trợ kiểm tra qua ứng dụng di động hoặc email tự động trước khi hết hạn, bạn nên đăng ký để không bỏ lỡ thông báo.

Lưu ý cần thiết trong quá trình kiểm tra hạn dùng

• Không nhầm giữa hạn phần mềm và hạn chứng thư số: Hạn của phần mềm hoặc thiết bị không phải hạn của chữ ký số.
• Không ký hồ sơ trong thời gian chứng thư hết hạn: Dù chỉ trễ một ngày, hồ sơ cũng không được chấp nhận.
• Kiểm tra định kỳ 1–2 tháng/lần: Giúp bạn phát hiện sớm các rủi ro liên quan đến hạn dùng.
• Sử dụng phần mềm chính hãng: Tránh các phần mềm giả mạo gây sai lệch thông tin.

Hướng dẫn xử lý tình huống chữ ký số hết hạn

Nếu phát hiện chữ ký số đã hết hạn, bạn nên thực hiện ngay các bước sau:

1. Liên hệ nhà cung cấp để gia hạn (có thể thực hiện online hoặc trực tiếp)
2. Chuẩn bị hồ sơ cần thiết: giấy phép đăng ký kinh doanh, CMND/CCCD người đại diện, hợp đồng cũ
3. Ký lại các hồ sơ đã bị từ chối do hết hạn (nếu có)
4. Cập nhật thông tin chứng thư mới cho các hệ thống liên quan: Thuế, BHXH, Hải quan, Đấu thầu điện tử,…

Thông thường, việc gia hạn chỉ mất vài giờ nếu bạn cung cấp đúng và đủ hồ sơ.

Kết luận

Kiểm tra hạn chữ ký số là việc đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng để đảm bảo quá trình giao dịch điện tử diễn ra liên tục, hợp pháp và thuận lợi. Tùy vào nhu cầu và mức độ am hiểu, bạn có thể chọn cách kiểm tra phù hợp nhất trong 5 phương pháp được giới thiệu ở trên.

Đừng để việc hết hạn chữ ký số làm gián đoạn hoạt động của bạn – hãy chủ động kiểm tra và gia hạn đúng hạn để mọi thủ tục luôn suôn sẻ trong năm 2025 và những năm tiếp theo.