4 điều cần biết về chữ ký số offline [Giải đáp]

Chữ ký số hiện nay đã trở thành một công cụ vô cùng hữu ích cho hầu hết các doanh nghiệp đang hoạt động trong việc ký các giấy tờ, văn bản điện tử. Tuy nhiên, chưa có nhiều doanh nghiệp biết được rằng chữ ký số offline cũng có thể được sử dụng vô cùng tiện lợi và dễ dàng, thậm chí còn có thể mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời hơn. Cùng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây của Giải pháp MobiFone nhé!

Chữ ký số offline là gì?

Chữ ký số offline là một dạng chữ ký số được ký trên các văn bản hoặc tài liệu điện tử thông qua một phần mềm hỗ trợ. Hình thức ký offline này sẽ có khác biệt so với hình thức ký trực tiếp trên các cổng thông tin hay website.

Chữ ký số offline được các cơ quan nhà nước chấp thuận sử dụng và được khuyến nghị nên ký số dưới định dạng file XML thay vào việc sử dụng các file PDF trước đó, cụ thể trong giao dịch thuế, Tổng cục thuế đã ghi rất rõ rằng hiện nay, chỉ chấp nhận những file, văn bản, tài liệu, chữ ký số có định dạng XML theo công văn 1731/TCT-CNTT.

Chữ ký số offline được sử dụng nhằm mục đích gì?

Trên thực tế, chữ ký số offline đang được sử dụng với 3 mục đích chính sau đây:

• Dùng để kê khai, thực hiện các nghĩa vụ về tài chính trong lĩnh vực thuế, hải quan hay các giao dịch kế toán: Các doanh nghiệp thường sử dụng chữ ký số offline rất phổ biến trong trường hợp này bởi tính tiện lợi và nhanh chóng mà chữ ký số offline mang lại.
• Dùng khi doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục về đăng ký: Một số thủ tục có thể kể đến như thay đổi địa điểm, văn phòng đại diện, trụ sở chính, chi nhánh… Lúc này, việc sử dụng chữ ký số offline giúp doanh nghiệp có thể đơn giản hóa các thủ tục hành chính, nhờ đó, tập trung hoàn toàn nguồn lực vào tiến độ của công việc.
• Sử dụng khi ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và đối tác hay khách hàng: Lúc này chữ ký số offline sẽ giúp 2 bên tiết kiệm được đáng kể thời gian cũng như chi phí phải gặp mặt, di chuyển. 

Ưu điểm tuyệt vời khi sử dụng chữ ký số offline khi giao dịch

Chữ ký số offline là một hình thức ký số rất thông dụng hiện nay trong quá trình giao dịch trực tuyến. Sở dĩ nó được sử dụng phổ biến như vậy là bởi chữ ký số offline đem đến cho người dùng vô vàn lợi ích sau đây:

• Tính an toàn cũng như độ bảo mật cao nên có thể hạn chế được tối đa tình trạng văn bản, tài liệu thực hiện ký số bị rò rỉ thông tin.
• Khắc phục được triệt để tình trạng thực hiện ký số bị gián đoạn do mạng yếu, lỗi hệ thống. Từ đó, quá trình ký số được diễn ra vô cùng thông suốt và nhanh chóng.
• Sử dụng chữ ký số offline giúp chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng nộp hồ sơ sau khi ký mà không phải thông qua những bước phức tạp trung gian. Nhờ vậy, các hoạt động khác cũng được đẩy lùi và giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
• Thời gian xác thực văn bản và tài liệu được đẩy lên nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
• Chữ ký số offline được sử dụng vô cùng phong phú và đa dạng trong nhiều lĩnh vực điện tử như bảo hiểm xã hội, thuế điện tử. Tại nhiều trang Cổng thông tin điện tử hiện nay cũng đều chấp nhận sử dụng chữ ký số offline trên các văn bản điện tử.

Các bước về cách sử dụng chữ ký số offline trên phần mềm Sign Offline XML

Để thực hiện việc ký chữ ký số offline, doanh nghiệp đang được khuyến khích sử dụng phần mềm hỗ trợ chữ ký số offline Sign Offline XML để việc thực hiện ký số được diễn ra trơn tru và nhanh chóng nhất. Cụ thể, các bước về cách sử dụng ký số offline như sau:

• Bước 1: Doanh nghiệp hay cá nhân thực hiện tải phần mềm Sign Offline XML về máy tính hoặc laptop.
• Bước 2: File tải về sẽ là một file nén. Doanh nghiệp cần phải giải nén rồi tiến hành khởi chạy phần mềm.
• Bước 3: Sau khi phần mềm đã được cài đặt, hãy mở phần mềm. Khi đó, màn hình sẽ hiện ra giao diện chính của phần mềm Sign Offline XML.
• Bước 4: Trên giao diện chính đó, bạn hãy click vào nút “Chọn tệp” rồi chọn file văn bản hay tài liệu cần thực hiện ký số offline. Sau khi đã lựa chọn file, văn bản xong, tiến hành ấn vào nút ký điện tử.

• Bước 5: Người dùng tiến hành lựa chọn chữ ký số offline cần ký và nhập mã của USB Token rồi ấn vào nút “Đăng nhập”. Như vậy là doanh nghiệp đã có thể ký chữ ký số offline thành công.
• Bước 6: Nếu doanh nghiệp cần xem lại file văn bản vừa được thực hiện ký chữ ký số offline, hãy sử dụng phần mềm đọc file XML của Cơ quan thuế iTaxViewer để xem tài liệu được chính xác nhất.

Để có thể sử dụng chữ ký số offline một cách đơn giản và thuận tiện nhất, cá nhân hoặc doanh nghiệp cần phải đăng ký sử dụng chữ ký số của các tổ chức hay nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số có tên tuổi uy tín và chuyên nghiệp trên thị trường hiện nay. Trong đó dịch vụ chữ ký số chất lượng MobiCA của MobiFone đang được rất nhiều người tiêu dùng lựa chọn hiện nay. Doanh nghiệp có thể tham khảo được sử dụng cho công ty mình nhé.

Trên đây là những thông tin cụ thể về chữ ký số offline mà Giải pháp MobiFone đã tổng hợp và gửi đến cho bạn. Với những lợi ích tuyệt vời của chữ số offline mang lại cho các doanh nghiệp, hy vọng bạn đã có thể nắm được những thông tin quan trọng cần biết. Về những thủ tục ký số offline, nếu còn vấn đề gì thắc mắc, hãy nhanh chóng liên hệ MobiFone để được nhân viên hỗ trợ tư vấn tận tình, chi tiết nhất nhé!