Hướng dẫn chi tiết cách đọc hóa đơn điện tử XML online

Hóa đơn điện tử bắt buộc phải được lưu trữ dưới định dạng file XML. Tuy nhiên, làm thế nào để đọc hóa đơn điện tử XML online cũng như tải về tiện lợi nhất để cho doanh nghiệp có thể dễ dàng lưu trữ và nắm bắt thông tin. Hãy cùng tìm hiểu bài viết sau đây của Giải pháp số MobiFone để có thêm những thông tin chi tiết nhất về vấn đề này nhé!

Quy định về định dạng của hóa đơn điện tử XML

Quy định về định dạng của hóa đơn điện tử đã được quy định rất rõ trong Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC là một tiêu chuẩn kỹ thuật quy định về kiểu dữ liệu lưu giữ hóa đơn điện tử. Định dạng của hóa đơn điện tử sử dụng định dạng văn bản kiểu XML, được tạo ra nhằm mục đích có thể dễ dàng chia sẻ nguồn dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin với nhau.

Cụ thể, định dạng hóa đơn điện tử gồm 2 thành phần là:

• Thành phần bao gồm dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
• Thành phần bao gồm dữ liệu về chữ ký số.

(Tuy nhiên, đối với những hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì phải bắt buộc có thêm 1 thành phần dữ liệu là thành phần liên quan đến mã cơ quan thuế).

Trong quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử, hóa đơn bắt buộc phải được lưu trữ đồng thời ở 2 định dạng file là XML và PDF. Trong đó:

• Định dạng PDF: Là bản thể hiện của hóa đơn điện tử nên nó sẽ thể hiện một cách rõ ràng nhất những nội dung liên quan đến tính kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử giống như một tờ hóa đơn giấy thông thường. Tuy nhiên,, chính vì lí do định dạng PDF chỉ là một bản thể hiện của hóa đơn điện tử nên nó sẽ không có giá trị pháp lý.
• Định dạng XML: Định dạng XML sẽ là định dạng của đơn điện tử bao gồm đầy đủ các dữ liệu nội dung có trong nó và nó sẽ có giá trị pháp lý trong trường hợp nội dung này chưa bị sửa đổi.

Với 2 định dạng file của đơn điện tử như trên đây, có thể thấy rằng định dạng file XML có vai trò vô cùng quan trọng và cần thiết để doanh nghiệp dễ dàng chứng minh tính hợp lệ cũng như tính pháp lý của hóa đơn điện tử.

Cách đọc hóa đơn điện tử XML online cụ thể nhất

Những người dùng hay doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay đang gặp phải tình trạng là tiến hành tải file hóa đơn điện tử theo định dạng XML nhưng lại không thể mở ra xem được. Lý do là bởi việc đọc dữ liệu và mở file XML không thể thực hiện được bằng những phương pháp thủ công mà cần có sự hỗ trợ của các công cụ khác.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp hay người dùng cần phải sử dụng một phần mềm hay trang web riêng biệt để hỗ trợ việc đọc file hóa đơn điện tử XML online dễ dàng nhất. Sử dụng trang web đọc hóa đơn điện tử XML online của MobiFone Invoice chính là một trong những cách đọc đơn giản nhất mà bạn có thể tham khảo như sau:

• Bước 1: Khách hàng tiến hành truy cập vào địa chỉ: http://tracuuhoadon.mobifoneinvoice.vn/
• Bước 2: Sau khi màn hình đã hiện về phía trang chủ, bạn hãy nhập vào mã đơn vị cũng như sú bảo mật được cấp tương ứng trong mỗi tờ hóa đơn điện tử rồi ấn “Xem hóa đơn”.

• Bước 3: Trên màn hình của bạn sẽ trả về kết quả tra cứu hóa đơn điện tử file XML mà bạn có thể dễ dàng tải xuống để đọc hóa đơn điện tử XML online vô cùng đơn giản nhằm phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử file XML

Hóa đơn điện tử thường mang định dạng XML nghe trong quá trình lưu trữ hóa đơn. Doanh nghiệp cần phải lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp mình hoặc lưu trữ trên nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp cần tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử căn cứ theo luật như sau:

• Trong trường hợp doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán cho công ty mình thì báo cáo tài chính về việc lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn 10 năm phải được lập theo như quy định của Luật Kế toán. Trong trường hợp tổ chức trung gian có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử thì tổ chức này cũng phải thực hiện nghiệp vụ lưu trữ thời hạn như trên.
• Trong trường hợp doanh nghiệp là đơn vị kế toán hoặc các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử cho những doanh nghiệp khác, doanh nghiệp phải có trách nhiệm thực hiện việc sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử hoặc thực hiện việc sao lưu trực tuyến.

Các doanh nghiệp khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử nên phối hợp với đơn vị trung gian đóng vai trò cung cấp phần mềm cho doanh nghiệp mình hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo có thể sử dụng được phần mềm đọc hóa đơn điện tử XML online chất lượng cũng như nhận được những tư vấn cụ thể hơn về hóa đơn. Trong đó nổi bật là phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice của MobiFone với rất nhiều lợi ích vượt trội hiện tại.

Phần mềm đọc hóa đơn điện tử XML online – MobiFone Invoice

MobiFone Invoice chính là một phần mềm đọc hóa đơn điện tử XML online ưu việt nhất hiện nay được triển khai bởi công ty viễn thông MobiFone và có thể đáp ứng trọn vẹn mọi nghiệp vụ về hóa đơn điện tử theo đúng những quy định mà pháp luật đưa ra. Phần mềm hóa đơn điện tử này đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng và đánh giá rất cao về chất lượng cũng như những tính năng trọn vẹn mà nó có thể mang lại, ví dụ như:

• Có thể dễ dàng đọc và phát hành hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi.
• Việc kết nối và tích hợp thêm các phần mềm kế toán bán hàng quản trị đi kèm vô cùng dễ dàng và tiện lợi để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí trong khâu nhập liệu thông tin.
• Hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác tổng hợp báo cáo về tình hình sử dụng nhưng hóa đơn của doanh nghiệp để thuận lợi cho việc kê khai thuế.
• Có đầy đủ các mẫu hóa đơn điện tử đang được sử dụng nhiều hiện nay để đáp ứng nhu cầu quản trị của doanh nghiệp trong các ngành nghề khác nhau.
• Có độ an toàn và bảo mật rất cao nên đảm bảo doanh nghiệp và khách hàng không phải lo lắng về vấn đề rủi ro do rò rỉ thông tin.

Trên đây là những thông tin đầy đủ nhất về cách đọc hóa đơn điện tử XML online mà Giải pháp số MobiFone đã hướng dẫn chính xác cho bạn. Nếu bạn còn bất kỳ vấn đề nào thắc mắc hay có nhu cầu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử ưu việt MobiFone Invoice của chúng tôi, hãy nhanh chóng liên hệ để được đội ngũ nhân viên tư vấn giải đáp chi tiết trong thời gian sớm nhất.