Cách tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp sử dụng rất phổ biến hiện nay để các giao dịch thực hiện được nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn. Để có thể thực hiện công việc này thuận lợi nhất, kế toán công ty cần phải biết được cách tra cứu hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử sao cho chính xác. Cùng Giải pháp số MobiFone tìm hiểu bài viết dưới đây để biết được những thông tin chi tiết nhất nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử chính là toàn bộ những thông tin, dữ liệu điện tử về việc cung ứng hàng hóa, dịch vụ được tạo lập và lưu trữ cũng như quản lý hoàn toàn bằng các phương tiện điện tử. Để có thể quản lý, khởi tạo cũng như xử lý các hóa đơn điện tử này, bắt buộc phải có một hệ thống máy tính được cấp mã số thuế theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử năm 2015.

Cách tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử chính xác 

Hệ thống hóa đơn điện tử có phạm vi vô cùng rộng. Chính vì thế, cách tra cứu hóa đơn điện tử được chia thành hai trường hợp đối với các doanh nghiệp để việc tra cứu hóa đơn trở nên dễ dàng nhất.

Đối với doanh nghiệp chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Thông tư 78 và Nghị định 123 đã có những thay đổi mới về trang tra cứu Hệ thống hóa đơn điện tử đối với những doanh nghiệp chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Tại trang tra cứu này, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn theo hợp đồng điện tử, Thông tư 78 cũng như Nghị định 123. Các bước để tiến hành tra cứu trong hệ thống hóa đơn điện tử như sau:

• Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành truy cập vào địa chỉ trang web https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
• Bước 2: Sau khi màn hình đã hiện lên như giao diện bên dưới đây, doanh nghiệp hãy nhập tất cả những thông tin cần thiết và đầy đủ để việc tra cứu hóa đơn có thể diễn ra nhanh chóng, cụ thể là các thông tin về mã số thuế người bán, loại hóa đơn điện tử, ký hiệu của hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế và tổng tiền thanh toán. Sau đó, doanh nghiệp chỉ cần nhập nguyên mã captcha hiện bên cạnh rồi nhấn tìm kiếm là đã có thể bắt đầu tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử.

• Bước 3: Sau khi doanh nghiệp đã ấn vào nút tìm kiếm, màn hình sẽ hiển thị toàn bộ kết quả hóa đơn mà bạn tra cứu. Nếu như kết quả hiện ra là “Đã cấp mã hóa đơn” thì có thể khẳng định hóa đơn điện tử của doanh nghiệp là hợp lệ. Tuy nhiên, nếu kết quả đưa ra là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì có thể khẳng định rằng hóa đơn điện từ đó là không tồn tại.

Lưu ý khi tra cứu hóa đơn điện tử tại Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế đối với doanh nghiệp chưa đăng ký sử dụng hóa đơn:

• Bắt buộc phải điền toàn bộ thông tin thật đầy đủ và chính xác tại những ô có đánh dấu sao (*).
• Tại phần “Loại hóa đơn”, doanh nghiệp cần điền đúng loại hóa đơn điện tử đã đăng ký hoặc đã được cấp.
• Tại phần “Ký hiệu hóa đơn”, doanh nghiệp hãy điền các chữ số từ K đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và từ C đối với tất cả các loại hóa đơn điện tử có mã.
• Tại phần “Số hóa đơn”, doanh nghiệp cần nhập tối đa là 8 chữ số và tối thiểu là 1 chữ số.
• Tại phần “Tổng tiền thanh toán”, số tiền cần được nhập theo dạng số.

Đối với doanh nghiệp đã đăng ký và áp dụng hóa đơn điện tử

Theo như Thông tư 78 và Nghị định 123, các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho công ty mình sẽ thực hiện tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử theo các bước lần lượt như sau:

• Bước 1: Tiến hành truy cập vào địa chỉ website https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ rồi đăng nhập theo thông tin tài khoản mà doanh nghiệp đã được Cơ quan thuế cấp.
• Bước 2: Tại trang chủ của Hệ thống hóa đơn điện tử, tiến hành chọn vào mục “Tra cứu” rồi tiếp tục chọn “Tra cứu hóa đơn”.
• Bước 3: Màn hình sẽ hiện ra hai lựa chọn là “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”, doanh nghiệp hãy lựa chọn loại hóa đơn điện tử mà mình cần tra cứu. Sau đó, kết quả tra cứu sẽ ngay lập tức hiển thị trên màn hình.
• Bước 4: Nếu bạn muốn xem chi tiết những thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp mình, hãy ấn vào mục “Tìm kiếm”. Sau đó, phía dưới sẽ có một số chức năng xem mà bạn có thể tùy ý lựa chọn như xem, in, xuất XML hoặc xuất EXCEL.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng cũng như khiến cho các giao dịch điện tử trở nên minh bạch hơn. Từ đó, doanh nghiệp cũng như các cơ quan quản lý có thể theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty một cách dễ dàng nhất. Dưới đây là những lợi ích cụ thể và hóa đơn điện tử mang lại:

• An toàn và bảo mật tuyệt đối: Tất cả các loại hóa đơn điện tử đều được quản lý với hệ thống giám sát vô cùng chặt chẽ trên hệ thống phần mềm điện tử qua nhiều lớp bảo mật. Chính vì thế, Việc lưu trữ như vậy sẽ giúp doanh nghiệp tránh được mọi rủi ro trong khâu rò rỉ thông tin. Hơn nữa, tất cả các giao dịch chỉ được xác nhận thông qua chữ ký số của doanh nghiệp, ngăn ngừa được vấn đề sử dụng hóa đơn giả tràn lan.
• Tiết kiệm chi phí bảo quản hóa đơn giấy: Nếu doanh nghiệp bạn vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy, công cụ này sẽ làm doanh nghiệp tốn rất nhiều chi phí trong việc in ấn cũng như lưu trữ. Một giải pháp vô cùng tối ưu chính là sử dụng hóa đơn điện tử để nó có thể lưu trữ vô cùng dễ dàng trên máy tính mà khi chuyển hóa đơn cũng không tốn thêm chi phí vận chuyển phức tạp và tốn kém.
• Tiết kiệm thời gian và thủ tục hành chính: việc lập hóa đơn sẽ trở nên nhanh chóng hơn rất nhiều khi sử dụng hóa đơn điện tử. hơn nữa và đơn điện tử cũng có thể gửi đến cho khách hàng hoặc đối tác vô cùng dễ dàng qua email mà không cần phải đến gặp họ trực tiếp.

Chính vì thế mà hóa đơn điện tử đang được sử dụng vô cùng phổ biến và dần trở thành xu hướng trong thời buổi công nghệ số hiện nay. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần phải lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thông minh, toàn diện để có thể nhận được toàn bộ lợi ích tuyệt vời này khi sử dụng hóa đơn điện tử.

MobiFone Invoice đang được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng với giao diện vô cùng thân thiện, tích hợp nhiều chức năng liên kết hiện đại và nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn. MobiFone Invoice chắc chắn sẽ là một phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp không thể bỏ qua.

Trên đây là những thông tin vô cùng quan trọng về hệ thống hóa đơn điện tử dùng để tra cứu mà các tổ chức, doanh nghiệp cần quan tâm trong quá trình kinh doanh và hoạt động. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho bạn. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì về hệ thống hóa đơn điện tử, hãy nhanh chóng liên hệ cho Giải pháp số MobiFone để được chúng tôi giải đáp trong thời gian sớm nhất.