Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

Tra cứu hóa đơn là một hoạt động nhằm kiểm tra và xác thực thông tin của hóa đơn, giúp người mua và người bán kiểm được tính hợp lệ và xác thực của hóa đơn. Vậy tra cứu hóa đơn điện tử là gì? Cách tra cứu được thực hiện như thế nào? Mời bạn hãy cùng MobiFone Công Nghệ Số tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

MỤC LỤC

1 1. Tra cứu hóa đơn điện tử là gì?
- 1.1 1.1 Những lợi ích khi tra cứu HĐĐT
2 2. Có những cách tra cứu hóa đơn điện tử nào?
- 2.1 2.1 Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử trên máy tính
3 2.2 Có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên ứng dụng di động không?

1. Tra cứu hóa đơn điện tử là gì?

Tra cứu hóa đơn điện tử là một hoạt động nhằm kiểm tra và xác thực thông tin của hóa đơn điện tử – là một loại hóa đơn được lập, phát hành và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

1.1 Những lợi ích khi tra cứu HĐĐT

Tra cứu hóa đơn điện tử có nhiều lợi ích, như:

1) Giúp người mua và người bán kiểm tra được tính hợp lệ, xác thực và đầy đủ của hóa đơn điện tử, tránh nhầm lẫn, sai sót, gian lận hay làm giả hóa đơn.

2) Giúp người mua và người bán lưu trữ, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử một cách dễ dàng, tiện lợi và an toàn, không cần phải in, gửi, nhận hay bảo quản hóa đơn giấy.

3) Giúp người mua và người bán thực hiện các thao tác khác với hóa đơn điện tử, như in, tải, chia sẻ, ký hóa đơn bên mua, và kiểm tra trạng thái xử lý hóa đơn.

2. Có những cách tra cứu hóa đơn điện tử nào?

Tra cứu hóa đơn điện tử có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau, như:

1) Tra cứu theo mã tra cứu hóa đơn điện tử, là một dãy ký tự được gắn liền và mặc định riêng cho mỗi hóa đơn, được sử dụng để tiến hành nghiệp vụ tra cứu hóa đơn nhằm xác thực thông tin.

2) Tra cứu theo mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn, là các thông tin cơ bản của hóa đơn điện tử, được sử dụng để tìm kiếm hóa đơn trên hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế hoặc của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

3) Tra cứu theo mã QR, là một loại mã vạch hai chiều, được in trên hóa đơn điện tử, chứa các thông tin cơ bản của hóa đơn, được sử dụng để quét bằng ứng dụng di động và chuyển hướng đến trang web tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

2.1 Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử trên máy tính

Cách tra cứu hóa đơn điện tử

Có hai cách phổ biến để bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên máy tính, như sau:

Cách 1: Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết để tra cứu hóa đơn, bao gồm:

– Mã số thuế của người bán.

– Loại hóa đơn (hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, v.v..).

– Ký hiệu hóa đơn (bỏ chữ số 1 ở đầu, chỉ lấy các chữ số từ C hoặc K).

– Số hóa đơn (có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số).

– Tổng tiền thanh toán (bằng số).

– Mã captcha (nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiện thị ở bên trái màn hình).

Bước 3: Nhấn vào nút “Tìm kiếm” và kiểm tra kết quả tra cứu. Nếu hóa đơn tồn tại và hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn, bao gồm:

– Mã số thuế, tên người bán, địa chỉ người bán.

– Mã số thuế, tên người mua, địa chỉ người mua.

– Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.

– Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.

– Trạng thái xử lý hóa đơn (đã cấp mã hóa đơn, đã ký hóa đơn bên mua, đã hủy hóa đơn, vv).

Bước 4: Bạn có thể tùy chọn thực hiện các thao tác khác với hóa đơn, như:

– Thực hiện ký hóa đơn bên mua (nếu chưa ký).

– In hóa đơn (nếu cần).

– Tải hóa đơn về lưu trữ định dạng .pdf hoặc .xml (nếu cần).

– Tải hóa đơn bản chuyển đổi (nếu cần).

Cách 2: Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã tra cứu hóa đơn điện tử, là một dãy ký tự được gắn liền và mặc định riêng cho mỗi hóa đơn, được sử dụng để tiến hành nghiệp vụ tra cứu hóa đơn nhằm xác thực thông tin.

Mỗi hóa đơn điện tử chỉ có duy nhất một mã tra cứu được tạo tự động bởi hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp. Mã tra cứu hóa đơn điện tử có thể khác nhau tùy theo nền tảng tra cứu mà bạn sử dụng.

Ví dụ, nếu bạn tra cứu hóa đơn điện tử trên website tra cứu của cục thuế, bạn cần nhập mã tra cứu là mã số thuế của người bán trên hóa đơn. Còn nếu bạn tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử như Phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice, bạn cần nhập mã tra cứu là mã nhận hóa đơn được cấp bởi hệ thống phần mềm MobiFone Invoice.

Để tra cứu hóa đơn điện tử, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ hoặc phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng.

Bước 2: Nhập mã tra cứu hóa đơn điện tử và các thông tin khác theo yêu cầu của nền tảng tra cứu.

Đối với trên cách tra cứu trên website thì bạn nhập mã tra cứu HĐĐT (MST người bán; loại hóa đơn; ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn). Sau đó bạn nhập các thông tin về tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và Mã capcha xác nhận giao dịch vào ô tương ứng. (1)

Đối với tra cứu trên phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn thì bạn nhận mã tra cứu HĐĐT gồm mã nhận hóa đơn và mã kiểm tra vào các ô tương ứng. Mã nhận hóa đơn là một dãy ký tự được gắn liền và mặc định riêng cho mỗi hóa đơn, được sử dụng để tiến hành nghiệp vụ tra cứu nhằm xác thực thông tin hóa đơn.

Mã nhận hóa đơn được in trên hóa đơn hoặc được gửi qua email cho người mua.

Bước 3: Nhấn vào nút “Tìm kiếm”(2) trên website để xem thông tin hóa đơn điện tử hoặc bạn nhấn vào nút “Tra cứu hóa đơn” và kiểm tra kết quả tra cứu.

Nếu hóa đơn tồn tại và hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông tin trạng thái xử lý hóa đơn là: Đã cấp mã hóa đơn (3).

Trong trường hợp thông tin về HĐĐT không hợp lệ, hệ thống sẽ gửi về thông báo với nội dung: Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm.

Tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm MobiFone Invoice

2.2 Có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên ứng dụng di động không?

Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử bằng ứng dụng di động. Có hai cách để bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử bằng ứng dụng di động, như sau:

Cách 1: Bạn có thể tải và sử dụng ứng dụng Tra cứu hóa đơn eTax Mobile do Tổng cục Thuế cung cấp. Ứng dụng này cho phép bạn tra cứu hóa đơn điện tử bằng cách nhập mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn, hoặc quét mã QR trên hóa đơn. Bạn cũng có thể xem, in, tải, chia sẻ, ký hóa đơn bên mua, và kiểm tra trạng thái xử lý hóa đơn.

Bạn có thể tải ứng dụng Tra cứu hóa đơn tại Google Play (đối với thiết bị sử dụng hệ điều hành Android) và AppleStore (đối với thiết bị sử dụng hệ điều hành IOS).

Cơ quan thuế khuyến cáo, bạn tuyệt đối không tải hoặc cài đặt các ứng dụng của cơ quan Thuế qua các đường dẫn không phải do Tổng cục thuế cung cấp.

Bạn có thể xem chi tiết thông báo này của Tổng cục thuế về việc giả mạo ứng dụng ngành Thuế tại địa chỉ sau: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Cách 2: Bạn có thể tải và sử dụng một ứng dụng quét mã QR bất kỳ. Ứng dụng này cho phép bạn quét mã QR trên hóa đơn điện tử và chuyển hướng đến trang web tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế. Bạn có thể xem thông tin chi tiết về hóa đơn, nhưng không thể thực hiện các thao tác khác như in, tải, chia sẻ, ký hóa đơn bên mua, v.v..

Bạn có thể tải một ứng dụng quét mã QR tại CH Play hoặc Appstore, nhập từ khóa mã QR và chọn ứng dụng quét mã QR.