Lợi ích chữ ký số dành cho doanh nghiệp là gì?

Chữ ký số dành cho doanh nghiệp hoặc tổ chức là dạng chữ ký thực hiện trên môi trường điện tử, mang giá trị pháp lý tương đương với con dấu của tổ chức hay doanh nghiệp tương ứng. Hiện nay, Chữ ký số doanh nghiệp được xem là một công nghệ xác thực quan trọng, đảm bảo sự an toàn và bảo mật trong các giao dịch trực tuyến. Hơn nữa, theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, con dấu của doanh nghiệp được công nhận dưới hai hình thức khác nhau: thông qua việc khắc dấu trên giấy và sử dụng dấu dưới dạng chữ ký số, theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Những Thông tin Quan trọng Cần Có trong Chữ ký số Doanh nghiệp

Để sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp, cần bao gồm một số thông tin bắt buộc như sau:

• Tên tổ chức hoặc doanh nghiệp: Đây là tên đầy đủ của tổ chức hoặc doanh nghiệp sử dụng chữ ký số.
• Số hiệu chứng thư số (Serial number): Mã số duy nhất gán cho chứng thư số, giúp xác định và phân biệt chữ ký số.
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số: Thời gian mà chứng thư số được coi là hợp lệ và có thể sử dụng.
• Khóa công khai của chứng thư số: Dạng mã mở để xác thực và kiểm tra chữ ký số, được chia sẻ công khai.
• Tên Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho doanh nghiệp: Tên đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Chứng thư số của Nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng: Chứng thư số công cộng của đơn vị cung cấp dịch vụ, làm cơ sở cho việc xác thực chữ ký số.
• Những thông tin này đặt ra nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và đáng tin cậy khi sử dụng chữ ký số trong các quá trình giao dịch doanh nghiệp trực tuyến.

Lợi Ích của Chữ Ký Số Doanh Nghiệp

Chữ ký số không chỉ là phương tiện để ký trên các tài liệu điện tử mà còn mang lại nhiều lợi ích đáng kể và thiết thực. Vậy, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số sẽ đạt được những lợi ích gì cụ thể?

Đảm Bảo An Toàn và Bảo Mật Thông Tin

Quá trình ký số dựa trên công nghệ mã hóa công khai (PKI) và sử dụng thuật toán mã hóa công khai (RSA), đảm bảo rằng chỉ có người nhận văn bản đã ký mới có thể mở văn bản chữ ký số. Điều này giúp đảm bảo văn bản điện tử đã ký không bị tác động bởi bên thứ ba.

Đảm Bảo Tính Pháp Lý trong Giao Dịch Điện Tử

Sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử được xem là cơ sở để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản điện tử, xác nhận tương đương với tài liệu giấy. Chữ ký số doanh nghiệp sử dụng công nghệ có khả năng đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử và xác định danh tính của tác giả một cách tuyệt đối.

Đảm Bảo Tính “Thật” của Văn Bản Điện Tử

Việc tạo ra một chữ ký số giống với chữ ký số đang sử dụng và có khả năng kiểm tra bằng mã hóa công khai gần như là không thể. Hơn nữa, sau khi tài liệu điện tử đã được ký số, không có cách nào thay đổi được, do mọi thay đổi đều sẽ bị phát hiện nhờ công nghệ mã hóa công khai, dẫn đến việc vô hiệu hóa do không trùng khớp với văn bản gốc.

Tiết Kiệm Thời Gian Xử Lý Văn Bản Hành Chính

Chữ ký số không chỉ giúp người dùng ký trên văn bản điện tử mà còn giảm thời gian và công sức xử lý giấy tờ cho doanh nghiệp và bộ phận kế toán. Ngay cả khi người ký không thể có mặt, việc ký vẫn có thể thực hiện được trên ứng dụng điện thoại thông minh với loại chữ ký số sử dụng công nghệ ký từ xa.

Chữ Ký Số Tổ Chức và Doanh Nghiệp: Công Dụng và Ứng Dụng

• Kê Khai và Nộp Thuế Qua Mạng:

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để kê khai và nộp thuế trực tuyến, kê khai thuế hải quan điện tử, trong lĩnh vực ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán trên môi trường điện tử, sử dụng cổng thông tin một cửa quốc gia, và các cơ quan hành chính khác. Việc này giúp loại bỏ việc in các tờ kê khai và đóng dấu đỏ của công ty.

• Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ:

Trong quá trình khai bảo hiểm xã hội điện tử, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để đăng ký giao dịch Bảo hiểm Xã hội điện tử với cơ quan Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, và nộp hồ sơ tới cơ quan Bảo hiểm Xã hội sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu để hợp lệ hóa các thủ tục chữ ký số.

• Ký Hợp Đồng Trực Tuyến:

Chữ ký số doanh nghiệp giúp doanh nghiệp ký hợp đồng trực tuyến với đối tác mà không cần gặp nhau. Việc này giảm bớt các bước và thủ tục, chỉ cần ký vào file văn bản hợp đồng và gửi qua email, tạo sự thuận tiện trong quá trình làm ăn trực tuyến.

Mời các quý doanh nghiệp đăng ký chữ ký số tại đây: