Mẫu Hóa Đơn Điện Tử: Quy Định & Tải Mẫu Chuẩn Mới Nhất 2025

Hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu trong thời đại số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Để sử dụng hiệu quả, bạn cần hiểu rõ các mẫu hóa đơn điện tử, ký hiệu, cấu trúc và cách áp dụng theo từng ngành nghề. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ quy định mới nhất về mẫu hóa đơn điện tử, đồng thời gợi ý nơi tải mẫu uy tín và phần mềm phát hành hiệu quả nhất.

Quy định về mẫu hóa đơn điện tử bạn cần nên biết

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm vững một số quy định về nội dung, cấu trúc và cách đánh số mẫu, ký hiệu. Điều này đảm bảo hóa đơn phát hành đúng chuẩn, được cơ quan thuế chấp nhận và tránh các rủi ro pháp lý.

Các quy định pháp lý liên quan đến nội dung hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ phải bao gồm các thông tin chính sau:

• Thông tin người bán và người mua: gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: bao gồm tên sản phẩm/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
• Thuế giá trị gia tăng (GTGT): thuế suất và số tiền thuế GTGT (nếu có).
• Tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế.
• Mã số, ký hiệu hóa đơn và số thứ tự của hóa đơn.
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
• Chữ ký điện tử của bên bán (và của bên mua nếu hai bên có thỏa thuận).
• Mã xác thực của cơ quan thuế (áp dụng đối với hóa đơn có mã).

Quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Mẫu số hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự, theo định dạng: [Hình thức] – [Loại hóa đơn] – [Số thứ tự mẫu]. Ví dụ: 01GTKT0/001

• 01: Loại hóa đơn GTGT
• GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng
• 0: Hóa đơn không có mã
• 001: Số thứ tự của mẫu hóa đơn do đơn vị tạo lập

Một số loại phổ biến:

• 01GTKT: Hóa đơn GTGT
• 02GTTT: Hóa đơn bán hàng
• 07KPTQ: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển

Các quy định liên quan đến ký hiệu của hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn là dãy gồm 6 ký tự chữ và số như AA/22E:

• 2 ký tự đầu: Xác định loại hóa đơn, do tổ chức phát hành đặt
• 2 ký tự giữa: Năm phát hành hóa đơn (ví dụ: 22 là năm 2022)
• 1 ký tự chữ: Hình thức hóa đơn (E: điện tử, C: có mã của cơ quan thuế)
• 1 ký tự cuối: Phân biệt hóa đơn theo mẫu riêng của đơn vị

Tổng hợp mẫu hóa đơn điện tử phổ biến và tải hóa đơn điện tử

Dưới đây là một số mẫu hóa đơn điện tử thông dụng và nơi bạn có thể tải file mẫu hóa đơn (file XML, PDF):

1. Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTKT0/001): Áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng. Loại hóa đơn đang được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay.

1. Hóa đơn bán hàng (mẫu số 02GTTT0/001): Dùng cho các tổ chức, cá nhân không thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn này thường được sử dụng trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ cá nhân,…

1. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 07KPTQ0/001): Được sử dụng khi doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa nội bộ giữa các kho, chi nhánh, hoặc khi xuất hàng gửi đi gia công. Loại phiếu này giúp theo dõi và kiểm soát quá trình luân chuyển hàng hóa.

Để sử dụng các mẫu hóa đơn trên, doanh nghiệp có thể tải file mẫu dưới dạng PDF hoặc XML từ các nguồn uy tín như Cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp như MobiFone Invoice, VNPT, Viettel, EasyInvoice,…

Bạn có thể tải các mẫu này tại:

• Website Tổng cục Thuế: https://www.gdt.gov.vn/wps/portal
• Website các nhà cung cấp hóa đơn điện tử như MobiFone Invoice, Viettel, VNPT,…: https://byvn.net/A1nn 

Tổng hợp mẫu hóa đơn điện tử các lĩnh vực

Tùy vào lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp cần lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử phù hợp. Dưới đây là một số ví dụ:

• Thương mại – bán lẻ: Mẫu hóa đơn GTGT đơn giản, thể hiện rõ mặt hàng, số lượng, đơn giá.

• Dịch vụ – tư vấn: Hóa đơn thường ghi gộp theo hợp đồng hoặc tháng, tập trung vào nội dung dịch vụ.

• Vận tải – giao nhận: Kết hợp với phiếu xuất kho, ghi rõ thông tin vận chuyển, tuyến đường, phương tiện.

• Giáo dục – đào tạo: Có thể sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT theo thỏa thuận với khách hàng.

 Lưu ý: Doanh nghiệp được phép tùy biến mẫu hóa đơn điện tử (thay đổi logo, màu sắc, bố cục) nhưng không được làm sai lệch nội dung bắt buộc.

Đăng ký tư vấn và báo giá hóa đơn điện tử

Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực như:

• Bảo đảm thực hiện theo đúng quy định pháp luật hiện hành
• Dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán, hệ thống ERP
• Được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời, chuyên nghiệp khi phát sinh sự cố
• Chi phí triển khai hợp lý, minh bạch, không phát sinh

Bạn có thể đăng ký nhận tư vấn & báo giá phần mềm hóa đơn điện tử qua:

• Hotline của nhà cung cấp
• Website chính thức (đăng ký form)
• Qua email hoặc Zalo OA doanh nghiệp

MobiFone Invoice – Lựa chọn số 1 cho giải pháp hóa đơn điện tử hiện nay

MobiFone Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được hàng nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam lựa chọn nhờ những ưu điểm vượt trội:

• Giao diện rõ ràng, dễ thao tác
• Hỗ trợ đầy đủ các loại mẫu hóa đơn điện tử theo quy định
• Dễ dàng tích hợp với các phần mềm kế toán phổ biến như Fast, MISA, Bravo…
• Bảo mật cao và lưu trữ an toàn trên nền tảng điện toán đám mây
• Được Tổng cục Thuế cấp phép và kết nối trực tiếp, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch

Kết luận

Việc nắm rõ quy định về mẫu hóa đơn điện tử và lựa chọn mẫu phù hợp theo từng lĩnh vực là bước quan trọng để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, minh bạch và đúng luật. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp toàn diện, tiết kiệm và đáng tin cậy – MobiFone Invoice là lựa chọn đáng cân nhắc.