Hướng dẫn nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng chi tiết 2025

Trong xu thế chuyển đổi số, nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng đang dần thay thế phương thức nộp giấy truyền thống nhờ tính nhanh chóng, bảo mật và hợp pháp. Vậy cách thực hiện ra sao để đảm bảo đúng quy trình và tiết kiệm thời gian? Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết để bạn dễ dàng áp dụng.

Chữ ký số công cộng là gì?

Chữ ký số công cộng (Public Digital Signature) là một hình thức chữ ký điện tử được cấp phát bởi các tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng (CA – Certification Authority) được cơ quan nhà nước cấp phép hoạt động.

Loại chữ ký này sử dụng công nghệ hạ tầng khóa công khai (PKI – Public Key Infrastructure), bao gồm một cặp khóa: khóa bí mật và khóa công khai. Khi người dùng ký vào tài liệu điện tử, hệ thống sẽ dùng khóa bí mật để tạo chữ ký, trong khi khóa công khai được dùng để xác thực tính chính xác và toàn vẹn của nội dung đã ký.

Nhờ cơ chế bảo mật tiên tiến, chữ ký số công cộng đặc biệt phù hợp với các giao dịch điện tử yêu cầu xác minh danh tính, ngăn chặn giả mạo và đảm bảo dữ liệu không bị chỉnh sửa trong quá trình truyền tải.

Những điều cần biết khi nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng

Trước khi bắt đầu thực hiện, bạn cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng để đảm bảo hồ sơ được xử lý đúng quy trình:

• Chữ ký số hợp lệ: Chữ ký số công cộng cần được cấp bởi tổ chức chứng thực chữ ký số (CA) được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép, như MobiFone CA, VNPT CA, Viettel CA,…
• Thiết bị & phần mềm: Đảm bảo máy tính có cài phần mềm ký số và trình điều khiển USB Token hoặc dùng giải pháp ký số từ xa (Remote Signing) nếu sử dụng SmartCA hoặc CA Cloud.
• Kiểm tra định dạng hồ sơ: Một số cổng tiếp nhận chỉ hỗ trợ định dạng PDF đã ký số, nên cần tạo hồ sơ đúng định dạng trước khi nộp.
• Kết nối mạng ổn định: Đường truyền mạng là yếu tố then chốt giúp quá trình nộp hồ sơ diễn ra suôn sẻ.

Quy trình 3 bước để nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng

Bước 1: Chuẩn bị

Trước khi nộp hồ sơ, hãy chắc chắn bạn đã chuẩn bị các mục sau:

• Chữ ký số công cộng còn hiệu lực (dưới dạng USB Token hoặc CA Cloud)
• Tài khoản đăng nhập trên cổng tiếp nhận hồ sơ (ví dụ: Cổng Dịch vụ công Quốc gia, cổng của Tổng cục Thuế, BHXH, Sở Kế hoạch & Đầu tư,…)
• Hồ sơ điện tử đã soạn sẵn theo yêu cầu của từng thủ tục
• Máy tính có kết nối mạng và trình duyệt tương thích

Ngoài ra, hãy đọc kỹ yêu cầu của từng loại hồ sơ để tránh thiếu sót trong bước tạo file và ký điện tử.

Bước 2: Tạo và ký hồ sơ

Sau khi hoàn tất nội dung hồ sơ, bạn tiến hành ký điện tử bằng chữ ký số công cộng:

• Mở phần mềm hỗ trợ ký số (thường được CA cung cấp khi đăng ký dịch vụ)
• Chọn file cần ký (thường là PDF hoặc XML)
• Thực hiện ký số bằng thiết bị USB Token hoặc xác nhận OTP đối với chữ ký số từ xa
• Lưu lại file hồ sơ đã ký số

Tiếp theo, bạn đăng nhập vào cổng tiếp nhận, chọn thủ tục cần nộp, tải file hồ sơ đã ký và hoàn tất gửi đi.

Bước 3: Theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ

Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ ghi nhận mã hồ sơ hoặc số biên nhận điện tử. Bạn có thể:

• Theo dõi trạng thái xử lý trên cổng dịch vụ công hoặc qua email/sms thông báo
• Nhận kết quả xử lý (phê duyệt, yêu cầu bổ sung hoặc phản hồi) từ cơ quan có thẩm quyền
• Lưu trữ hồ sơ điện tử đã ký số và kết quả xử lý để tra cứu khi cần

Trong một số trường hợp, bạn cần nộp bản giấy đối chiếu, nhưng phần lớn thủ tục hiện nay đã chấp nhận chữ ký số công cộng thay thế hoàn toàn chữ ký tay và con dấu.

Cơ sở pháp lý & quy định áp dụng

Nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng được công nhận hợp pháp theo nhiều văn bản pháp luật, bao gồm:

• Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP về hướng dẫn chi tiết Luật Giao dịch điện tử
• Các luật chuyên ngành như Luật Quản lý thuế, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư,… cho phép nộp hồ sơ điện tử trong các lĩnh vực thuế, đăng ký kinh doanh, bảo hiểm xã hội, hải quan,…

Các cơ quan nhà nước ngày càng đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số để cải cách hành chính, giảm thiểu giấy tờ và hỗ trợ người dân, doanh nghiệp thực hiện thủ tục từ xa.

Một số câu hỏi thường gặp khi nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng

1. Hồ sơ ký số có cần nộp bản giấy không?

Phần lớn trường hợp không cần. Tuy nhiên, một số thủ tục vẫn yêu cầu nộp đối chiếu bản giấy tùy theo quy định cụ thể.

2. Chữ ký số hết hạn có ký và nộp được không?

Không. Bạn cần gia hạn chữ ký số trước khi ký và gửi hồ sơ.

3. Có thể ký số trên điện thoại được không?

Có, nếu bạn sử dụng giải pháp chữ ký số từ xa (Remote Signing) như MobiFone SmartCA, không cần USB Token.

4. Hồ sơ đã ký số có bị chỉnh sửa được không?

Không. Mọi chỉnh sửa sau khi ký sẽ làm chữ ký mất hiệu lực. Điều này giúp bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu.

5. Không có chữ ký số, có thể nộp hồ sơ online không?

Không. Chữ ký số là điều kiện bắt buộc đối với phần lớn thủ tục điện tử hiện nay.

Dịch vụ chữ ký số – MobiFone CA

MobiFone CA là một trong những nhà cung cấp chữ ký số công cộng uy tín, được cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông. Dịch vụ này phù hợp cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp với nhiều tính năng nổi bật:

• Ký số trực tiếp trên máy tính hoặc thiết bị di động
• Tích hợp dễ dàng với các hệ thống như: Thuế điện tử, Hải quan, BHXH, Cổng DVC Quốc gia,…
• Thủ tục dễ dàng, phản hồi kịp thời
• An toàn, tin cậy và tuân thủ theo quy định của Nhà nước

Đặc biệt, MobiFone còn cung cấp giải pháp chữ ký số từ xa, cho phép ký điện tử mọi lúc mọi nơi mà không cần thiết bị USB Token, rất phù hợp trong thời đại làm việc linh hoạt và số hóa mạnh mẽ.