Các quy định về việc sử dụng chữ ký số trong văn bản

Những quy định về việc sử dụng chữ ký số trong văn bản đã được pháp luật ban hành và là điều mà tất cả các tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân cần phải nắm bắt được và tuân thủ. Vậy thì cụ thể những quy định này là gì? Cùng theo dõi bài viết sau đây của Giải pháp số MobiFone để biết thêm thông tin cụ thể hơn nhé!

Chữ ký số là gì? (Hiểu đơn giản trong 1 phút)

Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng công nghệ mã hóa, dùng để xác thực danh tính của cá nhân hoặc tổ chức trong các giao dịch trực tuyến.

• Về bản chất, chữ ký số giống như chữ ký tay trên văn bản giấy, nhưng tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Khi ký số một văn bản, hệ thống sẽ tạo ra chuỗi mã hóa đặc biệt, gắn liền với chứng thư số và khóa bí mật của người ký.

Hiểu ngắn gọn: chữ ký số = công cụ để “ký” tài liệu điện tử, giúp xác nhận bạn chính là chủ sở hữu và nội dung văn bản không bị chỉnh sửa sau khi ký.

Tuy nhiên, khi sử dụng chữ ký số trong văn bản điện tử, vấn đề an toàn và bảo mật phải luôn được đặt lên hàng đầu. Dưới đây là những quy định về sử dụng chữ ký số sao cho an toàn tuyệt đối:

• Chữ ký số chỉ được phép tạo ra trong thời gian vẫn còn hiệu lực của chứng thư số và chữ ký này sẽ được kiểm tra bằng việc sử dụng khóa công khai trên chứng thư số đó.
• Người thực hiện ký chữ ký số sẽ có quyền kiểm soát khóa bí mật của chữ ký ngay tại thời điểm thực hiện ký số.
• Chữ ký số sẽ được các tổ chức có thẩm quyền cung cấp dịch vụ trước khi nó cung cấp đến cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức.

Giá trị pháp lý của chữ ký số

Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP và các văn bản pháp luật hiện hành:

• Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay nếu được cấp bởi tổ chức chứng thực chữ ký số hợp pháp.
• Văn bản, hợp đồng, hóa đơn đã được ký số hợp lệ có thể sử dụng làm bằng chứng trong tranh chấp, khiếu nại hoặc giao dịch với cơ quan nhà nước.
• Mọi giao dịch điện tử từ khai thuế, khai hải quan, bảo hiểm xã hội đến hợp đồng thương mại, hóa đơn điện tử… đều công nhận chữ ký số là hợp pháp.

Quy định về sử dụng chữ ký số trong văn bản điện tử

Việc sử dụng chữ ký số trong văn bản điện tử hiện nay được thực hiện thông qua các phần mềm ký số ưu việt. Nhờ đó, việc người dùng có thể ký số vào văn bản điện tử thành công hay không thành công sẽ được thông báo trực tiếp qua phần mềm.

• Trường hợp người có thẩm quyền thực hiện sử dụng chữ ký số trong các văn bản điện tử thì thông qua phần mềm chữ ký số, người có thẩm quyền có thể sử dụng khóa bí mật cá nhân để thực hiện ký số vào các văn bản điện tử.
• Trường hợp cơ quan, tổ chức nào thực hiện ký số trên văn bản điện tử thì thông qua phần mềm chữ ký số, văn thư sẽ sử dụng khóa bí mật hay con dấu của cơ quan, tổ chức đó để thực hiện ký số qua các văn bản điện tử.

Tất cả những thông tin về người có thẩm quyền ký số hay cơ quan, tổ chức ký số đều phải được quản lý thật an toàn và bảo mật trong cơ sở dữ liệu của phần mềm ký số. Chữ ký số trong văn bản điện tử sẽ được cho là hợp lệ khi xác thực thông tin hay kiểm tra về chứng thư số của người ký số tại thời điểm ký vẫn còn hiệu lực và đảm bảo tính toàn vẹn.

Điều kiện để chữ ký số hợp lệ (3 yếu tố bắt buộc)

Một chữ ký số không phải lúc nào cũng có giá trị pháp lý. Để được công nhận và có thể sử dụng trong các giao dịch điện tử, chữ ký số cần đáp ứng đồng thời cả ba điều kiện quan trọng sau:

1. Chứng thư số còn hiệu lực
   Chữ ký số chỉ hợp lệ khi chứng thư số đi kèm chưa hết hạn hoặc chưa bị thu hồi. Nếu chứng thư số không còn hiệu lực, chữ ký số sẽ mất giá trị trong mọi giao dịch.
2. Được cấp bởi tổ chức chứng thực hợp pháp
   Chỉ những CA (Certificate Authority) được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép mới có quyền phát hành chứng thư số. Nếu dùng chữ ký số từ đơn vị không hợp pháp, giao dịch có thể bị từ chối.
3. Khóa bí mật do chính chủ quản lý
   Khóa bí mật là công cụ tạo chữ ký số, bắt buộc phải được giữ an toàn bởi chính chủ sở hữu. Nếu bị lộ hoặc sử dụng trái phép, chữ ký số dễ bị giả mạo và mất giá trị pháp lý.

Hành vi bị nghiêm cấm khi sử dụng chữ ký số trong văn bản

Những thông tin về các hành vi bị nghiêm cấm khi sử dụng chữ ký số trong văn bản điện tử cũng đã được quy định rất rõ ràng, cụ thể chính là:

• Hành vi có dấu hiệu cản trở việc sử dụng chữ ký số để tiến hành giao dịch trong các văn bản điện tử của bất kỳ cơ quan, cá nhân hay tổ chức nào.

• Trong quá trình sử dụng chữ ký số trong văn bản điện tử, bất cứ phần mềm hay chương trình nào được sử dụng để thay đổi dữ liệu giao dịch hay làm hư hỏng những thiết bị đang lưu trữ khóa bí mật đều bị nghiêm cấm.
• Hành vi tạo lập hay phát tán những phần mềm, chương trình gây rối và có thể phá hoại hệ thống điều hành đối với các giao dịch điện tử.
• Hành vi làm sai lệch hoặc thay đổi các văn bản điện tử khi được ký số.
• Hành vi cung cấp những chữ ký số giả cho bất kỳ cá nhân, đơn vị nào, làm giả chứng thư số.
• Hành vi phá hoại bằng cách trực tiếp hay gián tiếp hệ thống cung cấp chữ ký số của bất kỳ đơn vị, tổ chức nào.
• Hành vi trộm cắp hoặc giả mạo chữ ký số nhằm trục lợi.
• Hành vi sử dụng chữ ký số trái phép để truyền bá những tư tưởng chống phá nhà nước hay gây ảnh hưởng tiêu cực đến trật tự an ninh và an toàn xã hội, sử dụng chữ ký số để thực hiện các hành vi trái với đạo đức.

Chữ ký số MobiCA uy tín, chuyên nghiệp

Việc lựa chọn một đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín có thể đáp ứng được toàn bộ những quy định về việc sử dụng chữ ký số trong văn bản điện tử là vô cùng quan trọng. Điều này có thể ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp trong việc bảo đảm chữ ký số khi sử dụng là hoàn toàn hợp pháp và đảm bảo mọi quyền lợi khi sử dụng. Một trong những địa chỉ mà bạn có thể lựa chọn để cung cấp chữ ký số cho công ty mình chính là MobiFone.

Chữ ký số MobiCA của MobiFone đang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay ưa chuộng sử dụng bởi uy tín cũng như thâm niên lâu năm của công ty này trên thị trường cung cấp chữ ký số tại nước ta. Dưới đây là những ưu điểm vượt trội của chữ ký số MobiCA so với những loại chữ ký số khác:

• Đây là dịch vụ hoạt động chữ ký số hoàn toàn hợp pháp với giấy phép kinh doanh đầy đủ.
• Chất lượng chữ ký số MobiCA vô cùng tốt, có tính an toàn và bảo mật vô cùng cao, không phải lo bất kỳ trường hợp giả mạo hay rò rỉ thông tin chữ ký số.
• Đội ngũ tư vấn viên chuyên nghiệp, tận tình, hỗ trợ 24/24 và giải đáp mọi thắc mắc của doanh nghiệp.
• Giá cả vô cùng hợp lý.

Trên đây là những thông tin cụ thể nhất mà Giải pháp số MobiFone muốn gửi đến cho bạn về việc sử dụng chữ ký số trong văn bản hiện nay. Hy vọng những thông tin này sẽ bổ ích với bạn. Nếu bạn có bất kỳ điều gì thắc mắc hay có nhu cầu sử dụng dịch vụ chữ ký số MobiCA của công ty chúng tôi, hãy nhanh chóng liên hệ để được đội ngũ nhân viên tư vấn chi tiết hơn.