Xử lý hóa đơn điện tử viết sai – Phần 2

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc hóa đơn điện tử bị viết sai là điều không thể tránh khỏi. Chính vì vậy, xử lý các sai sót đó và điều cần thiết. Hãy cùng theo dõi ngay bài viết dưới đây của MobiFone để biết thêm các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai – phần 2 nhé.

Các trường hợp hóa đơn điện tử bị viết sai

Hóa đơn điện tử viết sai là sự cố thường xuyên xảy ra trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Các lỗi thường gặp trong phần 2 này mà MobiFone muốn chia sẻ đến bạn bao gồm: sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử, sai tên công ty trên hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử sai mã số thuế.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa

Việc sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử có thể dẫn đến nhiều vấn đề như: sai số lượng, sai giá cả, hoặc ngay cả sự nhầm lẫn về sản phẩm.

Để giải quyết trường hợp sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo cách xử lý trong 2 trường hợp dưới đây:

Sai tên hàng hóa trên HĐĐT nhưng chưa gửi khách hàng

Theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu hóa đơn điện tử đã cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua hàng và phát hiện có sai sót, người bán phải thực hiện các bước sau:

Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã bị sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Lập hóa đơn mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó gửi cho người mua.

Bước 3: Cơ quan thuế sẽ thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót và lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Sai tên hàng hóa trên HĐĐT, đã gửi cho khách hàng

Theo quy định tại Thông tư 78 về Hóa đơn điện tử của Bộ Tài Chính, trong trường hợp phát hiện sai tên hàng hóa trên HĐĐT nhưng bên lập hóa đơn đã gửi cho Cơ quan thuế và bên mua, doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 2 cách xử lý sau:

• Điều chỉnh lại HĐĐT.
• Lập hóa đơn mới thay thế.

Đối với trường hợp đơn vị sử dụng hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế, người bán cần gửi thông báo và hóa đơn mới cho Cơ quan Thuế để Cơ quan Thuế cấp mã mới cho HĐĐT. 

Khi Cơ quan Thuế cấp mã xong, người bán gửi hóa đơn mới cho người mua. Nếu sử dụng hóa đơn không có mã của Cơ quan Thuế thì người bán gửi trực tiếp cho người mua.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai đơn vị tính

Khi phát hiện viết sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử, người bán cần thực hiện theo các bước sau:

• Kiểm tra lại hóa đơn để xác định chính xác đơn vị tính cần sử dụng cho hàng hóa/dịch vụ được mua/bán.
• Nếu đơn vị tính sai làm ảnh hưởng đến giá trị thuế phải nộp, người bán cần điều chỉnh lại giá trị thuế và lập hóa đơn điều chỉnh mới.
• Nếu đơn vị tính sai không ảnh hưởng đến giá trị thuế phải nộp, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử ban đầu và gửi lại cho người mua.
• Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi đi, người bán cần thông báo cho người mua về việc sai sót đơn vị tính và yêu cầu phối hợp giải quyết.

Trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử viết sai đơn vị tính, người bán cần đặc biệt chú ý đảm bảo tính chính xác và minh bạch để tránh gây ra các tranh chấp về thuế trong tương lai.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên công ty

Khi phát hiện viết sai tên Công ty trên HĐĐT, doanh nghiệp có thể phân ra thành 2 trường hợp để xử lý như sau:

HĐĐT đã có mã số Thuế của Cơ quan thuế

Ngay khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần phải:

• Thông báo cho khách hàng về sai sót sai tên Công ty.
• Lập văn bản theo Mẫu số 04 và gửi cho Cơ quan thuế để thông báo về sai sót này.

HĐĐT chưa có mã số Thuế của Cơ quan thuế

Khi phát hiện HĐĐT bị sai tên công ty nhưng chưa có mã số Thuế, Doanh nghiệp có thể xử lý hóa đơn điện tử viết sai như sau:

Đối với hóa đơn chưa gửi cho Cơ quan Thuế: Tiến hành lập Biên bản hủy bỏ (ghi rõ nội dung bị sai sót là tên Công ty) sau đó lập lại hóa đơn mới và gửi cho Cơ quan Thuế và khách hàng.

Đối với hóa đơn đã gửi cho Cơ quan Thuế: Tiến hành lập Biên bản ghi nhận sai sót sau đó lập biên bản theo Mẫu số 04 để gửi cho Cơ quan Thuế thông báo về việc sai sót tên Công ty.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai mã số Thuế

Hóa đơn điện tử viết sai mã số Thuế là một lỗi nghiêm trọng cần được xử lý nhanh chóng và triệt để. Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai mã số Thuế phụ thuốc vào việc hóa đơn đã gửi cho người mua hay chưa.

Trường hợp chưa gửi cho người mua

Bước 1: Lập biên bản theo Mẫu số 04 để gửi cho Cơ quan Thuế thông báo về sai sót sai mã số Thuế.

Bước 2: Tiến hành hủy bỏ HĐĐT bị sai mã số Thuế.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới và gửi HĐĐT mới cho người mua.

Trường hợp đã gửi cho người mua

Đối với HĐĐT bị sai mã số Thuế nhưng đã gửi cho khách hàng, doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 2 cách:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế.

Hy vọng bài viết trên đây của MobiFone Chuyển đổi số sẽ giúp bạn biết thêm các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn và đừng quên theo dõi MobiFone để biết thêm các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai phần 3 cũng như các thông tin khác nhé.