3 cách ký hợp đồng điện tử đơn giản, an toàn đúng luật !

Tức là, hợp đồng điện tử là loại hợp đồng được hình thành thông qua các thông điệp dữ liệu điện tử, được truyền đi, nhận và lưu giữ bằng phương tiện điện tử (là những công cụ hoạt động trên nền tảng công nghệ điện, điện tử, số hóa, từ trường, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự).

Điều này đồng nghĩa với việc hợp đồng điện tử là công cụ để thực hiện các thỏa thuận, giao kết giữa các bên nhằm thiết lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự.

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý ngang bằng với hợp đồng truyền thống trên giấy

Đồng thời, theo Điều 34 của Luật giao dịch điện tử 2005:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không bị từ chối chỉ vì hợp đồng đó được biểu diễn dưới hình thức thông điệp dữ liệu”.

Điều này chứng tỏ, hợp đồng điện tử, khi được ký kết theo đúng quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử, sẽ mang giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng được ghi trên giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Sự phát triển của công nghệ đã mở ra các hình thức làm việc mới, đặt ra yêu cầu cho doanh nghiệp cần cập nhật và thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Doanh nghiệp không đi kịp với sự phát triển này sẽ bị tụt hậu và khó lòng cạnh tranh với các đơn vị khác.

Hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, mở ra phương thức làm việc mới, hiện đại và chuyên nghiệp. Cụ thể, hợp đồng điện tử có thể:

• Cho phép ký hợp đồng nhanh chóng trên nhiều thiết bị như máy tính, laptop, Ipad, điện thoại…, vượt qua rào cản về không gian và thời gian.
• Tích hợp với nhiều loại chữ ký số như: HSM, USB token, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp…
• Thay thế cho việc ký tay, đóng dấu truyền thống.
• Mở rộng cơ hội hợp tác với các đơn vị, doanh nghiệp trong nước và quốc tế.
• Tiết kiệm chi phí tổ chức ký kết, đi lại, in ấn, lưu trữ hợp đồng…
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến hợp đồng như: giả mạo chữ ký, ký hợp đồng mà không có đủ quyền hạn…
• Tăng cường bảo mật cho hợp đồng.

Phân loại hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử (HĐĐT) là thỏa thuận được lập ra dưới hình thức dữ liệu kỹ thuật số, tuân theo điều lệ của Luật Giao dịch điện tử. Để quản lý dễ dàng hơn, hợp đồng điện tử được phân chia theo nhiều nguyên tắc khác nhau.

Phân loại dựa trên công nghệ được áp dụng

Dựa trên công nghệ sử dụng, HĐĐT có thể được chia thành 4 loại chính:

• Hợp đồng điện tử dựa trên hợp đồng truyền thống được tải lên website

Đầu tiên, hợp đồng được tạo ra theo cách truyền thống trên giấy, sau đó được chụp hình hoặc quét và đăng lên trang web (thường là dạng file PDF), trở thành dữ liệu kỹ thuật số, cho phép các bên tham gia ký kết. Hợp đồng sau khi được đăng lên trang web có một nút để xác nhận sự đồng ý với các điều khoản của hợp đồng cùng với hai lựa chọn: Đồng ý hoặc Không đồng ý ký hợp đồng.

• Hợp đồng điện tử được tạo ra thông qua giao dịch điện tử

Hợp đồng được tạo ra bằng cách nhập thông tin, sau đó hệ thống tự động xử lý và tạo ra hợp đồng theo mẫu đã được thiết kế từ trước. Với loại hợp đồng này, khách hàng và đối tác chỉ cần xác nhận sự đồng ý hoặc không. Nếu đồng ý, một bản sao lưu sẽ được gửi về cho khách hàng qua email hoặc điện thoại.

• Hợp đồng điện tử được tạo ra qua email

Loại hợp đồng này được thiết lập thông qua email và dùng email để thỏa thuận. Quy trình thương lượng, ký kết, và giao dịch được thực hiện giống như hợp đồng truyền thống, nhưng không được thực hiện trực tiếp mà thông qua email, máy tính và Internet…

• Hợp đồng sử dụng chữ ký số/chữ ký điện tử tạo trên nền tảng của bên thứ ba

Loại hợp đồng này thường được tạo, ký và lưu trữ trên nền tảng của bên thứ ba. HĐĐT ở dạng này có tính pháp lý mạnh, và thường được sử dụng trong nhiều giao dịch quan trọng.

Ví dụ: HĐĐT được tạo và ký kết thông qua phần mềm ký hợp đồng điện tử iContract.

Phân loại theo mục đích hợp đồng

Thực tế, các tổ chức và doanh nghiệp thường phân loại HĐĐT dựa vào mục đích của hợp đồng. Dựa theo nguyên tắc này, có rất nhiều loại như:

Hợp đồng lao động
Hợp đồng chuyển giao công nghệ
Hợp đồng dịch vụ
Hợp đồng vận chuyển hàng hóa
Hợp đồng cung cấp nguyên vật liệu
Hợp đồng thương mại
Hợp đồng chuyển nhượng
Hợp đồng bán hàng
Hợp đồng hợp tác
Hợp đồng cho thuê
…

Ngày nay, hầu hết các loại hợp đồng đều có thể được ký kết dưới dạng HĐĐT, ngoại trừ một số loại hợp đồng đặc biệt theo quy định của pháp luật hiện hành như: hợp đồng mua bán bất động sản; hợp đồng mua bán nhà và các tài sản gắn liền với bất động sản…

Phân loại theo chủ thể hợp đồng

Dựa theo chủ thể, hợp đồng điện tử có thể được phân thành các loại sau:

• Hợp đồng song vụ: Đây là loại hợp đồng mà cả hai bên đều có nghĩa vụ đối với nhau.
• Hợp đồng liên quan đến lợi ích của người thứ ba: Đây là loại hợp đồng điện tử mà một người thứ ba sẽ hưởng lợi từ việc thực hiện nghĩa vụ của các bên giao kết hợp đồng;
• Hợp đồng chính: Đây là loại hợp đồng mà hiệu lực không phụ thuộc vào hợp đồng phụ;
• Hợp đồng phụ: Loại hợp đồng này theo sau hợp đồng chính, và hiệu lực phụ thuộc vào hợp đồng chính;
• Hợp đồng có điều kiện: Đây là loại hợp đồng mà việc thực hiện phụ thuộc vào việc phát sinh, thay đổi

Các quy tắc khi ký hợp đồng điện tử

Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hóa và phát triển nhanh chóng ngày nay, hợp đồng điện tử đang trở thành hình thức giao kết được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Để đảm bảo rằng mọi hợp đồng điện tử đều có giá trị pháp lý và thống nhất, chúng phải tuân theo các quy tắc ký kết hợp đồng điện tử như được quy định trong Điều 35, Luật giao dịch điện tử năm 2005.

Cụ thể, có ba quy tắc chính mà hợp đồng điện tử cần phải tuân thủ:

Các bên thỏa thuận có thể chọn sử dụng phương tiện điện tử trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng.

Phương tiện điện tử là những công cụ hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, số hóa, từ, không dây, quang học, điện từ hoặc các công nghệ tương tự. Phổ biến nhất trong số những phương tiện được sử dụng để ký kết hợp đồng điện tử bao gồm laptop, máy tính cá nhân, iPad, điện thoại di động…

Các bên có thể thỏa thuận sử dụng một hoặc nhiều phương tiện điện tử để ký kết hợp đồng. Nếu không có sự thỏa thuận về phương tiện điện tử, các bên có quyền tự do lựa chọn phương tiện mà không vi phạm hợp đồng.

Việc ký kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử và pháp luật về hợp đồng.

Việc ký kết hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật giao dịch điện tử năm 2005 và pháp luật về hợp đồng. Điều này giúp hợp đồng được công nhận và đảm bảo tính pháp lý.

Lưu ý: Có một số loại hợp đồng theo pháp luật Việt Nam mà không thể sử dụng hợp đồng điện tử, bao gồm: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; giấy chứng nhận sở hữu nhà ở; hợp đồng thừa kế; giấy chứng nhận kết hôn/ly dị; giấy khai sinh/khai tử…

Khi ký kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về các yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, và các điều kiện để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật liên quan đến hợp đồng điện tử.

Các bên tham gia ký kết hợp đồng điện tử có thể thỏa thuận về:

Yêu cầu kỹ thuật: Ví dụ: dữ liệu điện tử được biểu hiện dưới dạng văn bản PDF hoặc văn bản Word…
Chứng thực: Ví dụ: Chứng thực bằng chữ ký số, hình ảnh chữ ký điện tử; thỏa thuận với đơn vị cung cấp chứng thư số…

Điều kiện để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật: Ví dụ: không tiết lộ giá trị hợp đồng, không tiết lộ giá cả đã thỏa thuận, đảm bảo dữ liệu được bảo mật thông qua các hệ thống mã hóa điện tử…

Cách ký hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp

Hợp đồng có thể đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau như lao động, thương mại, dịch vụ, kinh tế, và có thể là hợp đồng song phương hoặc đa phương. Vậy, việc thực hiện ký hợp đồng điện tử được thực hiện như thế nào? Đối với các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân đang thực hiện ký hợp đồng điện tử lần đầu, quá trình này có thể hơi rối rắm.

Bước đầu tiên: Gửi yêu cầu để ký hợp đồng

Khi các bên đã đạt được sự thỏa thuận về việc hợp tác, họ cần gửi yêu cầu để ký hợp đồng, nhằm làm rõ trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên. Hợp đồng sẽ tạo ra một mối quan hệ pháp lý ràng buộc giữa các bên.

Đại diện một bên tiến hành yêu cầu ký hợp đồng như sau:

• Đăng nhập vào hệ thống phần mềm quản lý hợp đồng điện tử;
• Tạo hợp đồng điện tử với nội dung đã được thỏa thuận, xác định trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia;
• Chỉ định yêu cầu về việc ký, vị trí ký, người ký trên hợp đồng;
• Ký tại các vị trí được chỉ định và gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để họ tiến hành ký hợp đồng.

Bước thứ hai: Trả lời yêu cầu ký hợp đồng điện tử

Sau khi nhận được hợp đồng từ bên gửi yêu cầu ký hợp đồng, bên nhận yêu cầu sẽ nhận được email tự động thông báo và thực hiện truy cập vào liên kết của hợp đồng (không yêu cầu đăng nhập hệ thống).

Sau khi xem xét kỹ hợp đồng, bên nhận yêu cầu sẽ tiến hành xác nhận đồng ý với các nội dung trong hợp đồng bằng cách sử dụng ký số (có thể là chữ ký số, chữ ký hình ảnh, ký từ xa, hoặc chữ ký số tập trung HSM…)

Trường hợp không đồng ý với một số điều khoản trong hợp đồng, bên nhận yêu cầu ký hợp đồng sẽ phản hồi thông tin, yêu cầu chỉnh sửa và đạt được thỏa thuận chung trước khi ký số xác nhận.

Bước thứ ba: Tiến hành hợp đồng

Sau khi tất cả các bên đã ký số, hệ thống sẽ gửi thông báo về việc hoàn tất thủ tục ký hợp đồng. Hợp đồng này bây giờ đã có giá trị pháp lý theo quy định của Luật giao dịch điện tử, và sẽ được lưu trữ và mã hóa trong hệ thống.

Dựa trên nội dung của hợp đồng, các bên sẽ tiếp tục thực hiện quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình. Các bên sẽ chuẩn bị cho các bước tiếp theo để cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, theo những điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng.”

Ký hợp đồng điện tử và ký hợp đồng giấy khác nhau như thế nào

Nhằm giúp doanh nghiệp tìm ra phương thức thích hợp để tiến hành hợp đồng, việc đánh giá giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy trở nên rất cần thiết. Đồng thời, việc tìm hiểu về các ưu nhược điểm của từng loại hợp đồng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng các giải pháp để tối ưu hóa và khắc phục những hạn chế có thể xảy ra.

Hợp đồng điện tử mang lại lợi ích bởi sự thuận tiện trong việc tiến hành hợp đồng nhanh chóng, không phụ thuộc vào thời gian và không cần gặp mặt trực tiếp. Hơn nữa, việc quản lý, tìm kiếm và lưu trữ hợp đồng điện tử cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều so với hợp đồng giấy.”

Một số lưu ý khi ký hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có nhiều lợi thế hơn so với hợp đồng giấy, nhưng khi tiến hành các hợp đồng điện tử, các bên có thể gặp phải rủi ro từ việc sử dụng không chính xác loại hợp đồng; thiếu các điều khoản về vi phạm hợp đồng, không có điều khoản quy định về rủi ro hoặc việc ký sai chữ ký điện tử. Dưới đây là năm mẹo để tránh rủi ro khi tiến hành hợp đồng điện tử:

• Ký kết hợp đồng điện tử chỉ trong các lĩnh vực được phép

Không phải tất cả các hợp đồng đều có thể được thực hiện dưới hình thức điện tử, do đó khi ký kết, cần chú ý để tránh hợp đồng trở nên vô giá trị.

Ví dụ: Không nên ký hợp đồng điện tử trong các lĩnh vực như: Giao dịch bất động sản; hôn nhân; thừa kế; giấy khai sinh; khai tử; hối phiếu; các loại giấy tờ có giá.

• Quy định rõ về người ký hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử thường có sự tham gia của bên thứ ba, do đó trong nội dung của hợp đồng cần quy định rõ về các bên ký kết và bên thứ ba. Người ký hợp đồng cần đảm bảo đủ năng lực hành vi dân sự; có tư cách pháp nhân trong giao dịch; tự nguyện thực hiện ký kết hợp đồng…

• Đưa thêm các điều khoản về bảo mật hợp đồng điện tử

Việc bảo mật là một rủi ro thường xuyên xảy ra, khi thông tin hợp đồng bị lộ có thể gây tổn thất lớn cho các bên tham gia. Khi ký hợp đồng điện tử, cần có các điều khoản bảo mật nghiêm ngặt như: bảo mật khi truy cập tài liệu; bảo mật khi gửi hợp đồng; bảo mật với các nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử.

• Đảm bảo đối tượng của hợp đồng không bị cấm bởi pháp luật

Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng, một trong các bên phát hiện đối tượng của hợp đồng bị cấm bởi pháp luật (Ví dụ: vận chuyển ma túy, vũ khí, vận chuyển/mua bán động vật quý hiếm có trong sách đỏ) hợp đồng sẽ trở nên vô hiệu. Điều này có thể dẫn đến tổn thất về tài chính cho bên thực hiện nghĩa vụ và đôi khi phải chịu trách nhiệm pháp lý gây hậu quả nghiêm trọng.

Các bên tham gia hợp đồng điện tử cần thêm các điều khoản về đối tượng của hợp đồng và kiểm tra cẩn thận đối tượng hợp đồng trước khi thực hiện nghĩa vụ của họ.

• Thêm các điều khoản về tình huống bất khả kháng

Bất khả kháng là trường hợp hiếm gặp nhưng nếu xảy ra thì rất có thể không thể thực hiện được nghĩa vụ hợp đồng theo thỏa thuận. Các bên tham gia ký hợp đồng cần có các điều khoản quy định rõ các tình huống bất khả kháng như gặp thiên tai; hỏa hoạn; dịch bệnh; thay đổi chính sách pháp luật…

Những câu hỏi thường gặp khí ký hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử có thể gây ra nhiều thắc mắc. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý.

• Hợp đồng điện tử là gì?

Theo Điều 33 của Luật Giao dịch điện tử 2005, hợp đồng điện tử là một loại hợp đồng được tạo thành qua dạng thông điệp dữ liệu.

Thông điệp dữ liệu là thông tin được sản xuất, truyền đi, nhận và lưu giữ bằng các công nghệ như điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền không dây, quang học, điện từ hoặc các công nghệ tương tự.

Vậy nên, hợp đồng điện tử có thể được hiểu là một loại hợp đồng mà các bên đồng ý về việc tạo, thay đổi hoặc hủy bỏ quyền và nghĩa vụ thông qua thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại, laptop, Ipad, internet…

• Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy không?

Điều 34 của Luật Giao dịch điện tử khẳng định giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì nó được biểu hiện qua thông điệp dữ liệu.

Theo Điều 38, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như thông báo bằng phương thức truyền thống.

Do đó, nếu hợp đồng điện tử được giao kết đúng theo quy định của Luật giao dịch điện tử và Pháp luật về hợp đồng, nó sẽ có giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng giấy.

• Làm thế nào để giải quyết khi có tranh chấp liên quan đến hợp đồng điện tử?

Tranh chấp trong hợp đồng điện tử là không thể tránh khỏi. Khi có tranh chấp, có 3 phương án chính để giải quyết:

Hòa giải, thương lượng: Đây là cách các bên ngồi lại với nhau, thảo luận vấn đề và tìm ra một giải pháp tối ưu nhất thông qua đàm phán.

Sử dụng trọng tài thương mại: Trong trường hợp này, các bên chọn một trọng tài viên (một bên thứ ba độc lập) để xem xét và đưa ra giải pháp mà các bên phải tuân theo. Lưu ý rằng phương án này chỉ được áp dụng cho các hợp đồng điện tử liên quan đến lĩnh vực thương mại.

Đưa ra Tòa án: Nếu không thể giải quyết tranh chấp bằng các phương pháp trên, tranh chấp có thể được đưa ra Tòa án để giải quyết. Tòa án sẽ đưa ra quyết định dựa trên tính chất của hợp đồng và mức độ vi phạm.

• Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào?

Theo Điều 401 của Bộ luật dân sự 2015, một hợp đồng hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ khi có thỏa thuận khác hoặc quy định pháp luật khác.

Do đó, hợp đồng điện tử, như là một hình thức của hợp đồng dân sự và tuân theo Pháp luật về hợp đồng, cũng có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ khi có thỏa thuận khác hoặc quy định pháp luật khác.

Rất mong những thông tin về việc ký hợp đồng điện tử trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về hợp đồng điện tử và tìm được phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng điện tử phù hợp.