Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Ưu điểm & sự khác biệt với hóa đơn không mã

1. Hóa đơn điện tử có mã là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã là loại hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, sau đó gửi lên cơ quan thuế để cấp mã xác thực, rồi mới gửi đến người mua. Mỗi hóa đơn được cấp mã sẽ có một dãy số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự được mã hóa.

2. Đặc điểm của HĐĐT có mã:

• Hóa đơn được lập bằng phần mềm điện tử (không phải hóa đơn giấy).

• Có thể phát sinh từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.

• Mã của cơ quan thuế bao gồm:

  • Số giao dịch duy nhất

  • Chuỗi ký tự được mã hóa từ thông tin hóa đơn

• Khác với hóa đơn không có mã: Là loại hóa đơn do doanh nghiệp tự phát hành, không cần qua xác thực của cơ quan thuế.

3. Mã của cơ quan thuế gồm gì?

Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT và Quyết định 1510/QĐ-TCT:

• Mã gồm 34 ký tự hoặc 23 ký tự nếu phát hành từ máy tính tiền.

• Cấu trúc gồm:

  • Loại hóa đơn (1 đến 6 – VAT, bán hàng, tài sản công,…)

  • Năm phát hành (2 số cuối)

  • Mã do cơ quan thuế cấp

  • Chuỗi số tăng dần từ phần mềm

  • Dấu “-” để phân tách các phần

4. Khi nào phải đăng ký sử dụng HĐĐT có mã?

✅ Lần đầu sử dụng:

• Đăng ký tại Cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc qua nhà cung cấp HĐĐT được ủy quyền.

• Không phải trả phí nếu được miễn theo quy định.

✅ Chuyển từ không mã sang có mã:

• Khi doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế và bị yêu cầu chuyển đổi.

• Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo từ cơ quan thuế, phải chuyển đổi.

• Sau 12 tháng, nếu đủ điều kiện, có thể đăng ký lại để dùng hóa đơn không mã.

5. Cách xử lý sai sót trên hóa đơn có mã:

✅ Chưa gửi người mua:

• Thông báo hủy hóa đơn (Mẫu 04/SS-HĐĐT).

• Lập hóa đơn mới để gửi lại.

✅ Đã gửi người mua:

• Sai tên, địa chỉ: Không cần lập lại hóa đơn. Chỉ cần thông báo cho cơ quan thuế và người mua.

• Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất,…:

  • Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh (ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn…”).

  • Cách 2: Lập hóa đơn thay thế (ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn…”).

  • Nếu có thỏa thuận giữa hai bên, cần lập văn bản trước khi điều chỉnh.

6. Những ai phải dùng hóa đơn điện tử có mã?

Theo Luật Quản lý thuế 2019:

• Tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế (trừ một số trường hợp được phép dùng hóa đơn không mã).

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nếu có doanh thu hoặc thuộc diện quản lý chặt.

• Người nộp thuế rủi ro cao bị yêu cầu chuyển đổi từ hóa đơn không mã sang có mã.

7. Ưu điểm của hóa đơn điện tử có mã

• ✅ Tuân thủ pháp luật: Áp dụng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78.

• ✅ An toàn – bảo mật cao: Có mã xác thực và ký số, hạn chế tối đa gian lận.

• ✅ Tăng độ tin cậy khi giao dịch: Khách hàng dễ kiểm tra, đối tác an tâm sử dụng.

• ✅ Tiết kiệm chi phí: Không cần in, lưu trữ giấy, giảm nhân sự xử lý thủ công.

• ✅ Hỗ trợ chuyển đổi số: Tích hợp với phần mềm bán hàng, kế toán, MobiFone Invoice,…

8. So sánh hóa đơn có mã và không có mã

9. Hộ kinh doanh có phải dùng hóa đơn có mã không?

CÓ. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 01/06/2025, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã, phát hành từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.

🎯 MobiFone Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật, hỗ trợ phát hành nhanh chóng qua máy tính tiền, tích hợp phần mềm bán hàng, ký số, lưu trữ trọn đời.

10. Lời khuyên từ MobiFone

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã càng sớm càng tốt.

• Sử dụng nền tảng MobiFone Invoice để được:

  • Tư vấn 1-1, miễn phí khởi tạo mẫu hóa đơn

  • Cung cấp máy tính tiền, thiết bị ký số qua SIM MobiFone CA

  • Kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế