Việc dùng hóa đơn điện tử có phải bắt buộc không? Quy định mới nhất năm 2025

Từ năm 2022, việc triển khai hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu chung đối với hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng bắt buộc phải áp dụng ngay. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ: sử dụng hóa đơn điện tử có bắt buộc không, những trường hợp ngoại lệ, quy định mới từ năm 2025 dành cho hộ kinh doanh, cùng lý do Chính phủ đưa ra chính sách này.

Có cần thiết phải sử dụng hóa đơn điện tử trong mọi trường hợp?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 1/7/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Điều này có nghĩa, hóa đơn giấy gần như không còn giá trị trong giao dịch chính thức, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt được phép sử dụng chuyển tiếp theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Những trường hợp được phép chưa áp dụng hóa đơn điện tử.

Không phải đối tượng nào cũng phải áp dụng ngay. Một số trường hợp được tạm thời chưa bắt buộc:

• Vùng sâu, vùng xa, khu vực chưa có hạ tầng công nghệ thông tin, internet ổn định.
• Hộ, cá nhân kinh doanh có quy mô nhỏ, phát sinh giao dịch không thường xuyên.
• Một số đối tượng đặc thù được cơ quan thuế cho phép tiếp tục dùng hóa đơn giấy trong giai đoạn chuyển đổi.

Như vậy, đa số doanh nghiệp đã phải áp dụng hóa đơn điện tử, nhưng vẫn có những ngoại lệ để đảm bảo phù hợp điều kiện thực tế.

Quy định mới đối với hộ kinh doanh từ năm 2025

Bắt đầu từ ngày 01/01/2025, theo dự thảo Nghị định mới, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử trong mọi giao dịch. Điều này nhằm minh bạch hoạt động kinh doanh, đảm bảo công bằng và thuận lợi hơn cho việc quản lý thuế.

Tại sao Chính phủ bắt buộc sử dụng HĐĐT?

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Hóa đơn điện tử giúp loại bỏ quy trình in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy. Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát, hư hỏng.

Giải pháp hạn chế tình trạng gian lận và làm giả hóa đơn

Nhờ chữ ký số và hệ thống xác thực mã của cơ quan thuế, việc làm giả hóa đơn gần như bị loại bỏ, bảo vệ quyền lợi cho cả người mua lẫn người bán.

Giảm thủ tục hành chính

Hóa đơn điện tử tích hợp trực tuyến, liên thông với hệ thống quản lý thuế, giúp giảm thời gian kê khai, báo cáo, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh thay vì thủ tục giấy tờ.

Các lợi ích nổi bật khi áp dụng hóa đơn điện tử.

Quyền lợi của tổ chức, cá nhân khi mua hàng hóa, dịch vụ

• Tiện lợi nhận hóa đơn ngay qua email hoặc SMS.
• Tra cứu hóa đơn dễ dàng, không lo mất hay hư hỏng.
• Tăng cường tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi trong giao dịch.

Những lợi ích dành cho doanh nghiệp, cá nhân bán hàng và cung cấp dịch vụ

• Quản lý hóa đơn tập trung, tiết kiệm chi phí vận hành.
• Gửi hóa đơn tức thì cho khách hàng, nâng cao trải nghiệm dịch vụ.
• Giảm rủi ro sai sót trong quá trình lập hóa đơn.

Vai trò của hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và các cơ quan quản lý nhà nước

• Minh bạch dữ liệu, thuận tiện trong việc giám sát, kiểm tra.
• Giúp quản lý thuế hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro gian lận.
• Hỗ trợ xây dựng nền kinh tế số hiện đại, công khai và bền vững.

Một số câu hỏi liên quan

• Hộ kinh doanh nhỏ lẻ có bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử không?
  Từ năm 2025, hộ kinh doanh kê khai thuế sẽ bắt buộc phải áp dụng. Hộ nhỏ lẻ chưa đáp ứng điều kiện có thể được giãn lộ trình.
• Có được sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử không?
  Không. Kể từ khi đăng ký và được chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy.
• Chi phí khi triển khai hóa đơn điện tử có phải là gánh nặng?
  Không. So với hóa đơn giấy, chi phí hóa đơn điện tử rẻ hơn nhiều, đặc biệt khi sử dụng dịch vụ uy tín như Mobifone Invoice.

Kết luận – Mobifone Invoice

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã và đang trở thành bắt buộc, đặc biệt với quy định mới áp dụng cho hộ kinh doanh từ năm 2025. Không chỉ là yêu cầu pháp luật, hóa đơn điện tử còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản trị hiệu quả, tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch hoạt động kinh doanh.
Với nền tảng công nghệ hiện đại, dịch vụ hỗ trợ tận tâm, Mobifone Invoice là lựa chọn đáng tin cậy giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi, tuân thủ pháp luật và phát triển bền vững.