Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số hiệu quả 

Chữ ký số ra đời và nhanh chóng trở thành công cụ hiệu quả cho các doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa các thủ tục trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, vẫn có nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi sử dụng chữ ký số. Bài viết dưới đây, MobiFone sẽ cung cấp cho bạn các hướng dẫn chi tiết nhất về cách sử dụng chữ ký số hiệu quả.

Chữ ký số là gì? 

Chữ ký số (digital signature) là một công nghệ mã hóa sử dụng các thuật toán số học để xác thực tính toàn vẹn và xác thực danh tính của người ký trên các tài liệu điện tử, email hoặc các thông tin điện tử khác. Chữ ký số giúp đảm bảo tính bảo mật và độ tin cậy của thông tin, giúp người dùng có thể xác định người đã ký tài liệu và đảm bảo tính hợp pháp của tài liệu này. Chữ ký số còn giúp giảm thiểu thủ tục văn bản, tiết kiệm thời gian và chi phí cho các hoạt động ký và lưu trữ tài liệu.

Các đặc điểm nổi bật của chữ ký số

Chữ ký số là một phương tiện xác thực trực tuyến được sử dụng để xác định tính xác thực và toàn vẹn của một tài liệu hoặc thông tin điện tử. Trước khi biết được cách sử dụng chữ ký số, các bạn cần nắm các đặc điểm nổi bật của chữ ký số dưới đây:

Hình dạng

Chữ ký số thường là một chuỗi các ký tự số, chữ cái hoặc ký hiệu đặc biệt được tạo ra bằng cách sử dụng một phần mềm mã hóa hoặc một thiết bị ký số.

Mã khóa có tính bảo mật tốt

Chữ ký số được tạo ra bằng cách sử dụng một mã khóa công khai/cá nhân, trong đó khóa công khai được phân phối rộng rãi và khóa cá nhân chỉ được giữ bởi chủ chữ ký. Vì vậy, chữ ký số có độ bảo mật cao hơn so với chữ ký bằng tay.

Ký số

Chữ ký số có thể được áp dụng cho một loạt các tài liệu và thông tin điện tử khác nhau, bao gồm email, tài liệu văn bản, hợp đồng và các tệp tin khác.

Người ký

Chữ ký số cho phép người ký xác nhận tính xác thực của tài liệu hoặc thông tin điện tử mà họ đã ký, bằng cách ký số bằng mã khóa cá nhân của họ.

Người nhận

Chữ ký số cho phép người nhận đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của tài liệu hoặc thông tin điện tử đã được ký, bằng cách sử dụng khóa công khai của người ký để giải mã và xác minh chữ ký số.

Một số cách sử dụng chữ ký số

Chữ ký số là một phương tiện xác thực người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Sau đây là một số cách sử dụng chữ ký số:

Đăng ký chữ ký số nộp thuế điện tử

Nếu bạn muốn nộp thuế điện tử, bạn sẽ cần đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu và xác thực người ký.

Đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế

Nếu bạn là một doanh nghiệp hoặc cá nhân, bạn có thể đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế để xác thực các tài liệu và thông tin thuế của bạn. Điều này cũng giúp giảm thiểu rủi ro về lỗi nhân viên và các hoạt động gian lận thuế.

Đăng ký chữ ký số với hải quan

Nếu bạn là một doanh nghiệp hoặc cá nhân tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, bạn có thể đăng ký chữ ký số với hải quan để xác thực các tài liệu và thông tin xuất nhập khẩu của bạn. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn của các tài liệu và giảm thiểu các rủi ro về lỗi nhân viên và hoạt động gian lận.

Đăng ký chữ ký số với bảo hiểm xã hội

Nếu bạn là một doanh nghiệp hoặc cá nhân tham gia bảo hiểm xã hội, bạn có thể đăng ký chữ ký số với cơ quan bảo hiểm xã hội để xác thực các tài liệu và thông tin liên quan đến bảo hiểm xã hội của bạn.

Ngoài các trường hợp trên, chữ ký số còn được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác như ký hợp đồng, xác thực người dùng trên các trang web, đăng ký dịch vụ trực tuyến và nhiều hơn nữa.

Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số hiệu quả

Để biết được cách sử dụng chữ ký số, bạn có thể tuân theo những bước sau đây:

Bước 1: Đăng ký chữ ký số

Bạn cần đăng ký và nhận được một chữ ký số hợp lệ từ một cơ quan uy tín. Các cơ quan này có thể là các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số như MobiCA, VNPT CA, FPT CA, BKAV CA, hay các cơ quan có thẩm quyền cấp chữ ký số như Bộ Công Thương, Tổng cục Thuế, Hải Quan, Sở Kế hoạch và Đầu tư,…

Bước 2: Tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ chữ ký số

Sau khi nhận được chữ ký số, bạn cần tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ chữ ký số trên máy tính. Các phần mềm thông dụng như Adobe Acrobat, Foxit Reader, Nitro PDF, hoặc các trình duyệt web như Google Chrome hoặc Microsoft Edge đều có tích hợp tính năng hỗ trợ chữ ký số.

Bước 3: Tạo chữ ký số

Bạn cần tạo một chữ ký số trên phần mềm hỗ trợ chữ ký số đã cài đặt. Thông thường, bạn có thể chọn từ các tùy chọn cho phép tạo chữ ký số bằng cách nhập tên, chức vụ, thông tin liên hệ của người ký và kích thước chữ ký. Bạn cũng có thể tải lên một hình ảnh chữ ký của mình để sử dụng.

Bước 4: Ký tài liệu

Sau khi tạo chữ ký số, bạn có thể sử dụng chữ ký số đó để ký tài liệu. Bạn cần mở tài liệu cần ký trên phần mềm hỗ trợ chữ ký số, chọn tùy chọn thêm chữ ký và chọn chữ ký số đã tạo. Tiếp theo, bạn có thể di chuyển và thay đổi vị trí chữ ký trên tài liệu cho phù hợp.

Bước 5: Lưu và chia sẻ tài liệu đã ký

Sau khi ký tài liệu, bạn có thể lưu và chia sẻ tài liệu đã ký dưới dạng file PDF. Để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu, người nhận cần có phần mềm đọc chữ ký số để xác thực chữ ký số. 

Trên đây là các bước cơ bản để sử dụng chữ ký số. Cách sử dụng chữ ký số cũng vô cùng đơn giản, không phức tạp như bạn nghĩ. Bạn cần lưu ý rằng, cách sử dụng chữ ký số cần tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến chữ ký số, nhằm đảm bảo tính bảo mật và xác thực của chữ ký số.

Hy vọng với những hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số chi tiết trên đây, người dùng có thể sử dụng chữ ký số một cách dễ dàng, thuận lợi. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình sử dụng chữ ký số hãy liên hệ ngay đến hotline 0938 82 82 82 để được hỗ trợ tận tình.