Chuyển đổi số là gì? Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bắt đầu từ đâu?

Trong kỷ nguyên 4.0, chuyển đổi số đã trở thành một xu hướng tất yếu đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa hiểu rõ chuyển đổi số là gì và lộ trình bắt đầu từ đâu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm chuyển đổi số và hướng dẫn doanh nghiệp vừa và nhỏ đưa ra những bước đi đúng đắn.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là quá trình áp dụng các công nghệ số và công cụ hiện đại vào mô hình kinh doanh nhằm tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả và tăng tính cạnh tranh.

Khác với việc số hóa (đơn thuần là chuyển tài liệu từ dạng giấy sang dạng số), chuyển đổi số là sự thay đổi toàn diện cách thức doanh nghiệp hoạt động, giao tiếp với khách hàng và vận hành nội bộ.

Chuyển đổi số không chỉ là áp dụng công nghệ, mà còn là thay đổi tư duy quản trị, cách vận hành và chiến lược kinh doanh để thích nghi với thị trường đang thay đổi nhanh chóng. Đây là chìa khóa để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

Vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ cần chuyển đổi số?

Chuyển đổi số mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và quy trình hành chính nhờ số hóa quy trình nội bộ.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Sử dụng công nghệ giúp quy trình công việc hoàn thành nhanh chóng, hạn chế sai sót và giảm tải khối lượng công việc thủ công.
• Mở rộng thị trường: Tiếp cận khách hàng trên nhiều kênh số như website, mạng xã hội, thương mại điện tử.
• Tăng khả năng cạnh tranh: Dù quy mô nhỏ, nhưng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp linh hoạt và nhanh nhạy hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Cung cấp dịch vụ nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn, giúp xây dựng lòng tin và gia tăng doanh thu

Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu?

Bước 1: Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần hiểu rõ mình đang đối mặt với những vấn đề gì và xác định mục tiêu chuyển đổi số:

• Quy trình nào đang làm tốn thời gian và nguồn lực?
• Khách hàng cần điều gì từ doanh nghiệp?
• Những bộ phận nào có thể số hóa ngay lập tức để mang lại hiệu quả rõ rệt?

Việc đánh giá hiện trạng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng lộ trình cụ thể, tránh tình trạng đầu tư dàn trải và không hiệu quả.

Bước 2: Số hóa quy trình ký kết hợp đồng và tài liệu

Doanh nghiệp nên bắt đầu với những quy trình đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao như:

• Sử dụng chữ ký số MobiCA: Ký kết hợp đồng và tài liệu trực tuyến nhanh chóng, an toàn và hợp pháp, tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn.

• Triển khai hợp đồng điện tử eContract: Tự động hóa quy trình ký kết, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính minh bạch.

Bước 3: Lưu trữ và quản lý dữ liệu trên nền tảng đám mây

Với MobiFone Cloud, doanh nghiệp có thể lưu trữ và quản lý dữ liệu trực tuyến một cách an toàn và tiện lợi:

• Truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi: Đội ngũ nhân viên có thể làm việc linh hoạt từ xa.
• Tiết kiệm chi phí hạ tầng: Không cần đầu tư vào máy chủ vật lý và chi phí bảo trì.
• Đảm bảo bảo mật cao: Mọi dữ liệu đều được mã hóa và bảo vệ an toàn.

Bước 4: Áp dụng hóa đơn điện tử

Chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử MobiFone Invoice giúp doanh nghiệp:

• Xuất hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện.
• Giảm chi phí in ấn và vận chuyển hóa đơn.
• Quản lý và tra cứu hóa đơn tập trung, dễ dàng và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Bước 5: Tối ưu quy trình vận hành và chăm sóc khách hàng

• Áp dụng các phần mềm quản lý công việc để tối ưu quy trình nội bộ.
• Triển khai các công cụ tự động hóa chăm sóc khách hàng như chatbot, email marketing nhằm cải thiện trải nghiệm và giữ chân khách hàng.

Kết luận: Chuyển đổi số là bước đi tất yếu

Chuyển đổi số không phải là xu hướng nhất thời mà là một bước đi mang tính chiến lược để doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh. Bắt đầu từ những bước nhỏ như số hóa quy trình ký kết, lưu trữ dữ liệu trên đám mây và áp dụng hóa đơn điện tử là cách nhanh nhất để doanh nghiệp bắt nhịp với xu hướng mới.

Với các giải pháp như MobiCA, eContract, MobiFone Cloud và MobiFone Invoice, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bắt đầu chuyển đổi một cách dễ dàng, tiết kiệm chi phí và hiệu quả.

Chuyển đổi số không khó. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để dẫn đầu xu thế và bứt phá trong kỷ nguyên số!