Mẫu chữ ký số đúng chuẩn trên các văn bản điện tử

Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay đều phải sử dụng chữ ký số thật chính xác theo như quy định của pháp luật. Nhưng chắc hẳn vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp thắc mắc về mẫu chữ ký số nào thì đúng chuẩn và được pháp luật cho phép. Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây của Giải pháp MobiFone để có thêm nhiều thông tin về vấn đề này nhé!

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số chính là một dạng của chữ ký điện tử đang được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi hiện nay. Loại chữ ký này được tạo ra qua việc mã hóa những thông tin. Do đó, chữ ký này sẽ đóng vai trò như một chữ ký tay thông thường của cá nhân hay là con dấu của doanh nghiệp. Chữ ký số nếu được thừa nhận theo pháp luật thì sẽ được tự do giao dịch trên nhiều môi trường điện tử. Do đó, chữ ký số đang được sử dụng vô cùng rộng rãi trong các giao dịch điện tử hiện nay để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí.

Một số mẫu chữ ký số đúng chuẩn 

Mẫu chữ ký số cho doanh nghiệp

Đối với chữ ký số cho doanh nghiệp, điều bắt buộc ở đây chính là phải có mẫu con dấu màu đỏ của doanh nghiệp. Tuy mẫu chữ ký số cho doanh nghiệp chỉ là hình ảnh nhưng nó vẫn có tính giá trị pháp lý tương đương như so với con dấu thông thường. Hơn nữa, cần lưu ý để kích thước của con dấu phải trùng khớp với kích thước của mẫu chữ ký số.

Hơn nữa, mẫu chữ ký số của doanh nghiệp cũng phải có đầy đủ những thông tin cơ bản về doanh nghiệp đó, ví dụ như tên doanh nghiệp, thời gian thực hiện ký tên.

Mẫu chữ ký số cho cá nhân

Đối với mẫu chữ ký số cho cá nhân, cần phải lưu ý hình ảnh chữ ký số sẽ tương đương và trùng khớp hoàn toàn với chữ ký tay khi cá nhân đó thực hiện ký. Hơn nữa, file ảnh chữ ký số cũng phải lưu dưới dạng đuôi .png và có màu xanh. Mẫu chữ ký số cá nhân khác với chữ ký số doanh nghiệp ở điểm không yêu cầu thông tin chi tiết của người ký mà chỉ cần hình ảnh chữ ký hợp lệ là đã có thể sử dụng được.

Tuy nhiên, để các cá nhân được cho phép sử dụng mẫu chữ ký số của riêng mình, mỗi người phải thực hiện đăng ký chứng thư số cá nhân cho những đơn vị thực hiện cung cấp chữ ký số.

4 loại chữ ký số thông dụng hiện nay

Cùng tìm hiểu xem 4 loại chữ ký số đang được các cá nhân và doanh nghiệp sử dụng hiện nay là gì nhé:

Chữ ký số Smartcard

Đây là một loại chữ ký số rất thông dụng đang được nhiều cá nhân và doanh nghiệp sử dụng. Đặc điểm nổi bật của phần cứng mẫu chữ ký số này đó chính là có hình dáng gần giống như một chiếc sim điện thoại.

Ưu điểm lớn nhất và không thể bỏ qua của chữ ký số Smartcard chính là nó có thể thực hiện ký vô cùng nhanh chóng và dễ dàng trên các thiết bị di động. Điều này mang đến sự thuận tiện nhất định cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có thể sử dụng loại chữ ký số này, người dùng phải sử dụng sim của nhà mạng được tích hợp chữ ký số. Do đó, điều này làm xảy ra tình trạng phụ thuộc vào loại sim của đơn vị cung cấp và mang đến hạn chế rất lớn nếu người dùng đi đến nước ngoài hoặc ở tại những vị trí không có sóng.

Chữ ký số USB Token

Loại chữ ký số này đang được sử dụng rộng rãi nhất trên thị trường hiện nay. Lý do là bởi chữ ký số USB Token là chữ ký số đầu tiên được sử dụng phục vụ cho những hoạt động ký chứng từ hay các văn bản điện tử. Đặc điểm nổi bật nhất của loại chữ ký số này chính là có một thiết bị phần cứng vô cùng an toàn với hình dạng gần giống một chiếc USB. Thiết bị này sẽ lưu trữ cũng như tạo mẫu lập chữ ký số cho cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Chữ ký số HSM

Một loại chữ ký số tiếp theo mà chúng tôi cung cấp cho bạn chính là chữ ký số HSM với nhiều tính năng vô cùng ưu việt so với 2 loại chữ ký số phía trên. Chính vì thế, tính bảo mật an toàn cũng như hiệu năng hoạt động đối với mỗi khách hàng được đáp ứng trọn vẹn khi sử dụng chữ ký số HSM.

Tuy nhiên, giá thành của chữ ký này khá cao nên chỉ phù hợp nhất cho những doanh nghiệp lớn với nhu cầu sử dụng chữ ký số liên tục.

Chữ ký số từ xa 

Loại chữ ký số cuối cùng mà Giải pháp MobiFone cung cấp cho bạn chính là chữ ký số từ xa và cũng không kém phần phổ biến trên thị trường. Loại chữ ký số này mới xuất hiện gần đây trên thị trường công nghệ điện toán đám mây, mang đến một đặc điểm vô cùng vượt trội cho người dùng bởi nó có thể thoải mái sử dụng mà không cần các thiết bị phần cứng. Chính vì thế, người dùng cá nhân hay doanh nghiệp có thể thoải mái, linh động sử dụng mẫu chữ ký số từ xa ở mọi nơi trực tiếp ngay trên điện thoại, máy tính.

Tuy nhiên, loại chữ ký này lại có một hạn chế khá lớn và tính bảo mật chưa cao nên còn tồn tại khá nhiều rủi ro bị đánh cắp thông tin cá nhân của khách hàng khi sử dụng chữ ký số từ xa.

Lợi ích tuyệt vời khi sử dụng mẫu chữ ký số

Chữ ký số mang đến rất nhiều ưu điểm vô cùng tuyệt vời cho những cá nhân và doanh nghiệp, cụ thể như sau:

• Tiết kiệm và giảm thiểu tối đa thời gian lưu trữ các giấy tờ, hồ sơ bằng giấy cũng như thời gian chờ đợi và chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra cho các thủ tục hành chính.
• Có thể sử dụng vô cùng thoải mái để ký kết nhiều loại văn bản hợp đồng như chứng từ kế toán, hợp đồng hợp tác hoàn toàn trực tuyến mà vẫn mang lại hiệu quả cao.
• Các loại mẫu chữ ký số đều có tính bảo mật khá cao.
• Doanh nghiệp có thể linh động sử dụng mẫu chữ ký số để thực hiện kê khai thuế hoặc thực hiện các giao dịch điện tử.
• Rút ngắn thời gian chuyển giao tài liệu hồ sơ đã ký hoặc đang cần ký từ các đối tác cũng như cho cơ quan nhà nước.

Giải pháp chứng thực hiệu quả – Chữ ký số MobiCA

Dịch vụ ký số Mobi CA được triển khai và phát triển bởi công ty MobiFone và đang được các doanh nghiệp tin tưởng sử dụng rộng rãi trong thời gian gần đây. Trong đó, chức năng chính của dịch vụ chữ ký số MobiCA là thực hiện xác thực điện tử, ký số và mã hóa các giao dịch cần thiết cho khách hàng.

Dịch vụ chữ ký số MobiCA mang đến rất nhiều ưu điểm vượt trội khi thực hiện các giao dịch điện tử như sau:

• Đối với các văn bản, giấy tờ điện tử: thực hiện ký số nhanh chóng hoàn toàn qua mạng mà không phải sử dụng giấy tờ trực tiếp, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển.
• Đối với các giao dịch tại ngân hàng điện tử: dịch vụ chữ ký số MobiCA được sử dụng để đăng nhập trên ngân hàng trực tuyến, các giao dịch liên quan đến hệ thống chuyển tiền, thẻ tín dụng hay thanh toán trực tuyến.
• Đối với giao dịch sử dụng dịch vụ công trực tuyến: doanh nghiệp hay cá nhân có thể sử dụng chữ ký số MobiCA để truy cập đến cổng dịch vụ công trực tuyến, ứng dụng nội bộ hay cổng thông tin điện tử của Chính phủ…
• Đối với giao dịch thương mại: người dùng có thể dùng chữ ký số để xác nhận thanh toán, đặt hàng đối với những giao dịch trực tuyến trên thương mại điện tử.

Với tính an toàn và bảo mật cao được đảm bảo, dịch vụ chữ ký số MobiCA sẽ mang đến sự hoạt động ổn định, hiệu quả của các doanh nghiệp khi tiến hành ký số thay thế cho con dấu và chữ ký của người đại diện như thông thường.

Trên đây là những thông tin đầy đủ nhất về các mẫu chữ ký số đang được sử dụng vô cùng phổ biến trên thị trường hiện nay. Nếu bạn mong muốn được MobiFone giải đáp thêm về vấn đề này, hãy nhanh chóng liên hệ để đội ngũ nhân viên chúng tôi hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.