5 quy định về hóa đơn điện tử doanh nghiệp không thể bỏ qua

Hóa đơn điện tử đang được quy định sử dụng bắt buộc từ ngày 01/07/2022. Khi sử dụng, doanh nghiệp cần phải tuyệt đối tuân thủ theo các quy định về hóa đơn điện tử để tránh sai sót không đáng có. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về những quy định này dưới đây qua bài tổng hợp của Giải pháp số MobiFone nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử nói chung, cũng như MobiFone Invoice nói riêng, chính là loại hóa đơn đang được Bộ Tài Chính bắt buộc sử dụng thay thế cho các loại hóa đơn giấy. Doanh nghiệp khi áp dụng và sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có thể lưu trữ, quản lý thông tin được dễ dàng hơn.

Cụ thể hơn, hóa đơn điện tử chính là tổng hợp dữ liệu được tạo lập, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng các phương tiện điện tử. Hóa đơn này sẽ lưu trữ những thông tin dữ liệu về việc kinh doanh của doanh nghiệp. Khi tạo lập, khởi tạo, hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ tại máy tính của doanh nghiệp – nơi đã được Tổng cục thuế cấp mã số thuế. Sau đó, hóa đơn điện tử sẽ được chuyển lưu trữ qua các bên theo quy định trong Thông tư 78 và Nghị định 123.

Khi tạo lập hóa đơn điện tử, cần đảm bảo hai nguyên tắc mỗi số hóa đơn chỉ sử dụng duy nhất một lần và trình độ ghi số hóa đơn điện tử phải liên tục, theo thời gian tăng dần.

5 quy định về hóa đơn điện tử mới cần lưu ý

Theo như Thông tư 78, hóa đơn điện tử được quy định một số điểm mới như sau:

Việc ủy nhiệm người lập hóa đơn điện tử

Ngoài việc tự mình tạo lập hóa đơn điện tử sau khi bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cũng có thể thuê một bên thứ 3 được ủy quyền để thực hiện công việc này thay thế cho mình. Tuy nhiên, để việc ủy nhiệm được diễn ra hợp pháp, hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng được những tiêu chí:

• Cung cấp đầy đủ các thông tin về tên, mã số thuế, địa chỉ của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
• Khi doanh nghiệp tiến hành ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, cần phải có hợp đồng thảo luận minh bạch giữa hai bên với đầy đủ các thông tin sau: Thông tin về bên nhận ủy nhiệm và bên ủy nhiệm, thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử được ủy nhiệm, thời hạn và mục đích ủy nhiệm cũng như phương thức thanh toán đối với hóa đơn ủy nhiệm.

Ký hiệu và ký hiệu mẫu số

Hai loại ký hiệu của hóa đơn điện tử này có những quy định mới được nêu ra như sau:

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử dùng để phản ánh thông tin chi tiết về hóa đơn: có mã hay không có mã của cơ quan thuế, loại hóa đơn điện tử và thời gian lập hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn điện tử sẽ là một nhóm gồm 6 ký tự chữ và số. Quy định về hóa đơn điện tử của 6 ký tự này như sau:

• Ký tự đầu tiên: Đây có thể là một trong hai chữ cái C hoặc K. Trong đó, hóa đơn điện tử sử dụng chữ C thì sẽ là hóa đơn có mã của cơ quan thuế và nếu sử dụng chữ K thì ngược lại.
• Hai ký tự tiếp theo: Thể hiện hai chữ số cuối của năm Dương lịch bằng 2 chữ số Ả Rập.
• Một ký tự tiếp sau: Thể hiện loại hóa đơn điện tử đang được sử dụng, có thể là T, D, L, M, N, B, G, H.
• Hai ký tự cuối cùng: thể hiện nhu cầu quản lý của người bán bằng chữ viết của họ. Nếu doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý thì hai ký tự cuối cùng sẽ để là YY. Tuy nhiên, nếu người bán sử dụng nhiều hóa đơn điện tử cùng loại thì hai ký tự cuối sẽ có chức năng phân biệt với các hóa đơn khác cùng loại.

Ký hiệu mẫu số của hóa đơn điện tử

Quy định về hóa đơn điện tử đối với ký hiệu mẫu số được thể hiện bằng các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 cụ thể như sau:

• Số 1: Hóa đơn điện tử GTGT
• Số 2: Hóa đơn điện tử bán hàng, cung cấp dịch vụ
• Số 3: Hóa đơn điện tử bán tài sản công
• Số 4: Hóa đơn bán hàng hóa thuộc loại dự trữ quốc gia
• Số 5: Các loại chứng từ điện tử, tem điện tử hay phiếu thu điện tử nhưng vẫn có nội dung của hóa đơn điện tử.
• Số 6: Phiếu xuất kho

Thời điểm lập hóa đơn điện tử với dịch vụ ngân hàng

Hóa đơn điện tử tạo lập để cung cấp dịch vụ ngân hàng cần phải:

• Lập hóa đơn thực hiện định kỳ giữa các bên đi kèm với chứng từ xác nhận và bảng kiểm kê, thời gian chậm nhất để hoàn thành chính là ngày cuối cùng của tháng có phát dịch việc cung cấp dịch vụ.
• Trong trường hợp các dịch vụ ngân hàng thường xuyên phát sinh với số lượng lớn, phải đối soát dữ liệu ngân hàng với các bên kỹ càng nhất nên thời gian chậm nhất để hoàn thành chính là không quá 10 ngày kể từ ngày cuối cùng của tháng có phát dịch việc cung cấp dịch vụ.

Hóa đơn điện tử có sai sót

• Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót cần điều chỉnh hoặc thay thế, người bán cần sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA đã được ban hành trong Nghị định 123 để tiến hành điều chỉnh sai sót và gửi thông báo đến cơ quan thuế.
• Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót và đã được điều chỉnh nhưng lại tiếp tục phát hiện sai sót, người bán lại thực hiện hình thức điều chỉnh như đã xử lý lần đầu.
• Trường hợp người bán đã lập hóa đơn thu tiền nhưng lại phát sinh việc hủy hoặc ngừng cung cấp hàng hóa, dịch vụ, người bán tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập rồi sau đó thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử theo đúng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA trong Nghị định 123.
• Trường hợp hóa đơn điện tử không có ký hiệu số, ký hiệu hóa đơn hay có sai sót, người bán trực tiếp điều chính mà không cần phải hủy hay thay thế. 

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền bắt buộc phải có mã của cơ quan thuế để phục vụ cho việc kết chuyển dữ liệu điện tử theo như Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Loại hóa đơn này sẽ được áp dụng cho những cá nhân, hộ kinh doanh, gia đình thực hiện nộp thuế theo phương pháp kê khai toàn bộ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp.

Nội dung cần đảm bảo trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

• Họ tên, địa chỉ và mã số thuế của bên bán, bên cung cấp hàng hóa dịch vụ.
• Thông tin của người mua (trong trường hợp người mua yêu cầu)
• Tên hàng hóa, số lượng hàng hóa, đơn giá và tổng số tiền thành toán.

Mã số của cơ quan thuế được tạo lập trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chính là dải ký tự được Tổng cục thuế cấp tự động và có sự khác nhau giữa các cơ sở kinh doanh.

Trên đây là những thông tin đầy đủ nhất mà Giải pháp số MobiFone gửi đến bạn đối với quy định về hóa đơn điện tử và những điểm mới. Nếu doanh nghiệp còn bất kỳ vấn đề nào còn thắc mắc hoặc đang cân nhắc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MobiFone Invoice của MobiFone, hãy liên hệ để được giải đáp kịp thời.