Mất chữ ký số phải làm sao? – Hướng dẫn cách xử lý

Chữ ký số USB Token đang trở nên vô cùng thông dụng hiện nay và được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Chính vì loại chữ ký này có kích thước khá nhỏ nên rất dễ xảy ra những trường hợp bị mất hoặc thất lạc. Vậy thì khi doanh nghiệp bị mất chữ ký số phải làm sao? Bài viết sau đây của Giải pháp số MobiFone sẽ hướng dẫn cho bạn cách xử lý phù hợp, hiệu quả nhất khi bị mất chữ ký số. Cùng tìm hiểu nhé!

Mất chữ ký số là do những nguyên nhân nào?

Chữ ký số USB Token chính là một loại chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách mã hóa công khai những thông điệp dữ liệu trong các hoạt động trực tuyến. Trong đó, thiết bị có chức năng thể hiện chữ số và cũng là phần cứng để tạo ra một cặp khóa bí mật và công khai, giúp lưu trữ thông tin của khách hàng là USB Token. 

Nhờ có chữ ký số USB Token, tất cả những giao dịch điện tử trực tuyến đều được thực hiện vô cùng dễ dàng, ví dụ như việc ký kết hợp đồng điện tử, thực hiện các thủ tục giấy tờ như kê khai, nộp tờ kê khai thuế, bảo hiểm xã hội…

Tuy nhiên, rất nhiều cá nhân hay doanh nghiệp đã gặp phải tình trạng mất chữ ký số. Việc bị mất chữ ký số là do những nguyên nhân sau đây:

• Chữ ký số USB Token được khá nhiều nhân viên của doanh nghiệp thuộc nhiều đơn vị phòng ban khác nhau sử dụng nên khó có thể bảo quản.
• Với kích thước khá nhỏ gọn, chữ ký số USB Token sẽ rất dễ bị rơi nếu người dùng không cất kỹ cẩn thận.
• Vị trí cố định để cất giữ chữ ký USB Token không được cố định do phải sử dụng thường xuyên.
• Ngoài ra cũng có thể là do sự bất cần của những nhân viên trong công ty hay cá nhân nên chữ ký số cũng có thể bị mất.

Mất chữ ký số phải làm sao – Cách xử lý

Khi bị mất chữ ký số, có thể doanh nghiệp của bạn sẽ rơi phải một trong hai trường hợp thông dụng nhất dưới đây. Hãy đọc kỹ để tìm ra hướng xử lý phù hợp nhé.

Trường hợp 1: Chữ ký số bị mất nhưng vẫn còn mật khẩu đăng nhập website Tổng cục thuế

Trường hợp mất chữ ký số này có cách xử lý khá đơn giản và nhanh chóng bởi bạn vẫn còn nhớ mật khẩu của doanh nghiệp mình dùng để đăng nhập vào website của Tổng cục thuế. Để xử lý, hãy làm tuần tự các bước như sau:

Bước 1: Liên hệ đến tổng đài chăm sóc khách hàng

Ngay sau khi phát hiện doanh nghiệp mình bị mất chữ ký số, bạn hãy nhanh chóng liên hệ với tổng đài chăm sóc khách hàng, nơi mà doanh nghiệp của bạn chọn là nhà cung cấp USB Token để nhận hỗ trợ từ phía họ. Sau khi đã liên lạc, một số thông tin mà bạn cần cung cấp cho hỗ trợ viên để nhân viên tiến hành xác minh là mã số thuế của doanh nghiệp cùng với thời gian đã sử dụng Token.

Sau khi nhân viên hỗ trợ đã xác minh toàn bộ những thông tin trên, họ sẽ tiến hành cấp phát lại cho doanh nghiệp một Token mới có thời hạn sử dụng khác với Token chữ ký số mà doanh nghiệp bạn đã làm mất.

Bước 2: Tiến hành cài đặt lại chữ ký số

Sau khi nhận được chữ ký số USB Token mới, doanh nghiệp hãy tiến hành cài đặt lại mới như ban đầu để có thể tiếp tục sử dụng như bình thường.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp làm mất chữ ký số và quên mật khẩu đăng nhập website Tổng cục thuế

Trường hợp mất chữ ký số mà doanh nghiệp không nhớ mật khẩu dùng để đăng nhập vào trang web Tổng cục thuế hay bất kỳ những website nào của đơn vị nhà nước sẽ phức tạp hơn rất nhiều so với trường hợp vẫn còn nhớ mật khẩu như ở phía trên. Trong lúc này, doanh nghiệp cần thực hiện xử lý theo những bước làm như sau:

Bước 1: Lấy lại mật khẩu trên trang web tổng cục thuế

Đầu tiên, doanh nghiệp hãy đến ngay Chi cục thuế quản lý để cung cấp toàn bộ những thông tin cần thiết chứng minh rằng chữ ký số USB Token của doanh nghiệp mình cũng như mật khẩu trang web đã mất để yêu cầu họ cấp lại một mật khẩu đăng nhập mới.

Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng các trang web trung gian để kê khai thông tin thì cần phải liên hệ ngay với những trang web này để yêu cầu họ khóa tài khoản của doanh nghiệp mình lại rồi mới tiến hành đến Chi cục thuế và yêu cầu cấp lại mật khẩu đăng nhập.

Bước 2: Làm lại USB Token

Sau khi mật khẩu để đăng nhập vào website của tổng cục thuế đã được cấp lại, doanh nghiệp sẽ tiến hành làm lại chữ ký số USB Token cho mình với các bước làm tương tự như trường hợp 1 mà chúng tôi đã đưa ra ở phía trên. Cụ thể là:

• Liên hệ với đơn vị tiến hành cung cấp chữ ký số cho doanh nghiệp để thông báo về vấn đề và làm thủ tục cấp lại.
• Cài đặt lại USB Token mới đã được nhận và sử dụng như bình thường.

2 trường hợp bị mất chữ ký số ở phía trên đều có cách xử lý không quá phức tạp hay rắc rối. Tuy nhiên, nó vẫn tốn thời gian của doanh nghiệp khá nhiều cũng như có thể ảnh hưởng đôi chút đến quá trình hoạt động và kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, doanh nghiệp hãy cẩn thận để không gặp phải bất kỳ trường hợp mất chữ ký số nào nhé.

Một số lưu ý khi sử dụng chữ ký số

Doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau khi sử dụng chữ ký số để các giao dịch điện tử được diễn ra hiệu quả nhất và cũng không gặp phải bất kỳ sự cố nào không đáng có.

Cẩn trọng khi sử dụng USB Token

USB Token là một thiết bị vô cùng quan trọng để giúp việc ký số trên các tài liệu điện tử được hoàn thành. Tuy nhiên, với kích thước khá nhỏ gọn nên người dùng rất có thể bị thất lạc hay nhầm lẫn trong quá trình sử dụng. Chính vì lý do như vậy, doanh nghiệp cũng như người dùng cần bảo quản, cất giữ cũng như kết nối thật cẩn thận và thận trọng để đảm bảo việc ký số có thể diễn ra liên tục.

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Vấn đề lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín chất lượng là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp khi muốn mua chữ ký số. Khi lựa chọn chữ ký số của những doanh nghiệp cung cấp uy tín, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về tính pháp lý, sự tiện lợi cũng như chất lượng khi sử dụng. Ngoài ra, tất cả những chính sách hỗ trợ về dịch vụ hay chăm sóc khách hàng đều được thực hiện chuyên nghiệp và tận tâm.

Trên thị trường hiện nay, dịch vụ chứng thực chữ ký số MobiCA đang được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng với nhiều ưu điểm vô cùng vượt trội. Bạn cũng có thể cân nhắc cho doanh nghiệp mình nhé!

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất giải đáp vấn đề mất chữ ký số phải làm sao. Nếu bạn còn bất kỳ thông tin nào thắc mắc, hãy nhanh chóng liên hệ để được MobiFone giải đáp chi tiết nhất.