Quy trình xuất hóa đơn điện tử mới nhất theo thông tư 78

Quy trình xuất hóa đơn điện tử chuẩn xác theo thông tư 78 chắc chắn là vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp quan tâm trong thời gian gần đây. Tuy nhiên, liệu bạn đã nắm rõ được quy trình xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật. Hãy cùng Giải pháp số MobiFone tìm hiểu chi tiết về vấn đề này cùng với những quy định mới nhất về quy trình xuất hóa đơn điện tử qua bài viết dưới đây nhé!

Quy định về việc xuất hóa đơn điện tử mới nhất

Hóa đơn điện tử cũng có tính pháp lý tương đương so với hóa đơn giấy. Do đó, việc các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử là công việc bắt buộc. Doanh nghiệp cần tiến hành quy trình xuất hóa đơn điện tử theo đúng với quy định của pháp luật sau khi đã hoàn thành thủ tục đăng ký, khởi tạo và thiết lập hoá đơn điện tử. Cần chú ý một số nội dung sau:

• Tất cả những thông tin và nội dung có trên hóa đơn điện tử đều phải được thiết lập đúng theo như quy định của pháp luật.
• Họ tên, đóng dấu và chữ ký số trên hóa đơn điện tử là bắt buộc.
• Chỉ các quy trình xuất hóa đơn điện tử hợp pháp và thực hiện đúng theo những quy định của pháp luật mới được cơ quan thuế chấp thuận.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề:

• Hóa đơn điện tử chỉ được phép xuất đối với những hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh và được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Trong trường hợp bên mua hàng hóa, dịch vụ không có nhu cầu lấy hóa đơn, bên bán vẫn bắt buộc phải tiến hành xuất hóa đơn điện tử.
• Mức thuế suất theo như quy định phải được ghi đúng và chính xác trên hóa đơn điện tử.

Khi nào cần phải xuất hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử trong một số trường hợp cần thiết cần phải xuất ra giấy. Những trường hợp đó là:

• Nhân viên kinh doanh của công ty cần đi khảo sát thị trường để tiến hành giới thiệu cũng như quảng bá các sản phẩm của công ty, do đó cần hóa đơn cụ thể để chứng minh rõ ràng nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa nhằm thu hút lòng tin từ phía khách hàng.
• Trong quá trình lưu thông hàng hóa trên đường, việc xuất hóa đơn điện tử sẽ giúp hàng hóa đó có thể chứng minh nguồn gốc xuất xứ một cách đơn giản hơn khi chịu sự kiểm tra của cơ quan chức năng.
• Đối với bên tiến hành mua hàng, việc thực hiện quy trình xuất hóa đơn điện tử giúp họ dễ dàng hơn trong công tác kiểm soát, kiểm tra lượng hàng hóa đã đặt mua.
• Ngoài ra, trong một số khâu nghiệp vụ nào đó cần thiết của doanh nghiệp, việc thực hiện quy trình xuất hóa đơn điện tử là điều không thể thiếu bởi nó phục vụ cho chính doanh nghiệp của bạn.

Đồng thời, những hóa đơn điện tử sau khi đã được xuất ra giấy chỉ được coi là hợp pháp khi tất cả những nội dung trên hóa đơn đó đúng và khớp với nội dung ban đầu.

Quy trình xuất hóa đơn điện tử cụ thể

Để có thể xuất hóa đơn điện tử theo đúng pháp luật cũng như có thể sử dụng mà không gặp phải bất kỳ vấn đề sai sót nào, doanh nghiệp hay cá nhân khi xuất hóa đơn điện tử cần thực hiện theo quy trình 5 bước như sau:

• Bước 1: Chọn một đơn vị cung cấp phần mềm chứng thực hóa đơn điện tử uy tín hiện nay bởi những đơn vị, mang đến cho doanh nghiệp giải pháp chứng thực hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng thì mới có thể hỗ trợ doanh nghiệp về phương tiện thực hiện các hóa đơn điện tử cũng như chịu trách nhiệm mọi mặt về phần mềm, kỹ thuật.
• Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử rồi gửi lên cơ quan thuế quản lý để họ tiến hành xem xét. Nếu doanh nghiệp gửi bằng văn bản giấy, hãy gửi trực tiếp đến bộ phận ấn chỉ. Còn nếu gửi bằng văn bản điện tử thì cần gửi qua mạng. Sau khi đã lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải chịu mọi trách nhiệm về mặt pháp lý trước pháp luật.
• Bước 3: Tiến hành lập hóa đơn điện tử mẫu, đồng thời ký số vào hóa đơn và gửi lên cơ quan thuế. Khi đó, hóa đơn này sau đó sẽ được gửi cho người mua.
• Bước 4: Tiến hành thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo như mẫu số 2 trong Thông tư 32/3011/TT-BTC rồi lại tiến hành gửi cho cơ quan quản lý thuế qua đường điện tử để thông báo về việc phát hành.
• Bước 5: Nhận phản hồi từ cơ quan thuế. Trong trường hợp cơ quan thuế không phản hồi bằng văn bản cho doanh nghiệp sau 2 ngày thì khi đó doanh nghiệp đã có thể tiến hành xuất hóa đơn điện tử hoàn toàn hợp pháp.

Hóa đơn điện tử không được xuất đúng quy định bị xử phạt thế nào?

Trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng cách và đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp sẽ phải chịu xử phạt như sau:

Trong trường hợp xuất hóa đơn điện tử không đúng thời điểm nhưng có tình tiết giảm nhẹ cũng như không dẫn tới việc nộp thuế chậm thì chỉ bị phạt cảnh cáo mà không bị xử lý về mặt hành chính.

Trường hợp xuất hóa đơn điện tử không đúng thời điểm nhưng không có tình tiết giảm nhẹ và không dẫn tới việc nộp thuế chậm thì sẽ bị phạt tiền từ 3 triệu đến 5 triệu đồng.

Một số hành vi vi phạm về việc xuất hóa đơn điện tử sau đây sẽ bị phạt tiền từ 500.000 VND đến 1.500.000 VND:

• Không làm đúng theo như quy định của pháp luật về việc xuất hóa đơn tổng hợp.
• Một số hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, hàng quảng cáo, hàng tặng biếu, hàng mẫu không được xuất hóa đơn đúng cách.

Tuy nhiên, những doanh nghiệp tiến hành quy trình xuất hóa đơn điện tử vào một số trường hợp sau đây thì sẽ bị phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng:

• Xuất hóa đơn điện tử sai thời điểm, không giống như quy định của pháp luật.
• Xuất hóa đơn điện tử trái phép khi chưa nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan quản lý thuế.
• Xuất hóa đơn điện tử sớm hơn so với ngày mua hóa đơn.

Ngoài ra, hình phạt nặng nhất là thuộc về trường hợp không thực hiện lập hóa đơn điện tử khi thực hiện bán hàng hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Trường hợp này sẽ bị pháp luật quy định phạt tiền từ 10 triệu đến 20 triệu đồng.

Trên đây là những thông tin cụ thể nhất về quy trình xuất hóa đơn điện tử mà Giải pháp số MobiFone đã tổng hợp cho bạn. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này hay có nhu cầu sử dụng dịch vụ chứng thực hóa đơn điện tử MobiFone Invoice của chúng tôi, hãy nhanh chóng liên hệ để được đội ngũ nhân viên tư vấn và giải đáp chi tiết nhất.