Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 [Chi tiết]

Thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là điều mà mọi doanh nghiệp cần phải nắm bắt được rõ ràng trong thời buổi hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến như hiện nay. Cùng tìm hiểu bài viết sau đây của Giải pháp số MobiFone để biết được cách chuyển đổi hóa đơn điện tử chi tiết nhất theo quy định của pháp luật nhé!

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử

Khi doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử, phải thực hiện chi tiết và tuần tự theo như quy định trong thông tư 78 và nghị định 123. Những bước làm để tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử diễn ra như sau:

Bước 1: Xác định loại đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã số thuế hay không

Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải xác định xem cơ quan, tổ chức của mình có thuộc những đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế hay không.

• Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có sử dụng mã của Cơ quan thuế

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo như thông báo của Cơ quan thuế hay cơ quan các tỉnh có thẩm quyền.
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế nhưng hiện tại đang có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã.
• Các hộ gia đình, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ.
• Doanh nghiệp chịu rủi ro cao về thuế hoặc đã được Cơ quan thuế gửi thông báo chuyển đổi hóa đơn điện tử trực tiếp hoặc qua email.

• Những đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử không sử dụng mã của Cơ quan thuế

• Một số doanh nghiệp thực hiện kinh doanh và hoạt động trong các lĩnh vực như xăng dầu, sản xuất điện, nước sạch, bưu chính viễn thông, bảo hiểm, y tế hoặc một số doanh nghiệp, tổ chức khác đã hoặc trong tương lai sắp thực hiện giao dịch với Cơ quan thuế bằng các phương tiện điện tử có hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định.
• Doanh nghiệp đang phải gặp một số rủi ro cao về thuế khi chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế nên đang có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế và đã được Cơ quan thuế chấp thuận.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ với Cơ quan thuế

Cá nhân hoặc doanh nghiệp tiến hành nộp thuế sẽ phải thực hiện lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng mẫu đã được đính kèm trong phụ lục IA, Nghị định 123/2021/NĐ-CP, cụ thể là Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Doanh nghiệp tiến hành nộp trực tiếp tại cổng thông tin điện tử trực thuộc Tổng cục thuế với đường dẫn như sau https://www.gdt.gov.vn/wps/portal. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể cách nộp tờ khai thứ hai thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Sau khi Cơ quan thuế đã nhận được phản hồi của doanh nghiệp về thông báo chuyển đổi hóa đơn điện tử, họ sẽ nhanh chóng và phản hồi cho doanh nghiệp trong vòng một ngày về việc “Chấp nhận” hay “Từ chối”.

Bước 3. Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng

Nếu doanh nghiệp đã nhận được phản hồi chấp nhận về việc đăng ký chuyển đổi hóa đơn điện tử của Cơ quan thuế, hãy nhanh chóng tìm cho mình một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thật uy tín và chất lượng để phát hành mới đơn điện tử theo đúng như quy định thông tư 78 và sử dụng.

Trong đó, MobiFone Invoice chính là một đơn vị chuyên cung cấp giải pháp toàn diện về hóa đơn điện tử đã được sự công nhận và xác minh của Tổng cục thuế. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice sẽ mang đến cho khách hàng sự thuận tiện và dễ dàng, tiết kiệm nhiều thời gian cũng như chi phí khi lưu trữ, tạo lập và quản lý các loại hóa đơn điện tử.

Bước 4: Tiến hành hủy hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử mẫu cũ

Tất cả những loại hóa đơn điện tử theo mẫu cũ không còn được sử dụng hay hóa đơn bằng giấy cần phải tiêu hủy toàn bộ. Cụ thể, quy trình và thủ tục hủy hóa đơn cần được thực hiện lần lượt như sau:

• Lập danh sách cũng như bảng kiểm kê chi tiết nhất về những loại hóa đơn mà doanh nghiệp cần tiêu hủy.
• Doanh nghiệp tiến hành thành lập một Hội đồng tiêu hủy hóa đơn bao gồm những thành viên ban lãnh đạo, bộ phận kế toán. Nếu chỉ là hộ gia đình hay cá nhân thực hiện kinh doanh thì sẽ không cần phải thành lập Hội đồng này.
• Cuối cùng, các thành viên có mặt trong Hội đồng tiêu hủy hóa đơn phải ký xác nhận vào biên bản hủy và nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh hay có sai sót, phải chịu toàn bộ trách nhiệm trước pháp luật.

Bước 5: Thực hiện tạo lập và xuất hóa đơn điện tử

Sau khi quá tình chuyển đổi hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức có thể tạo lập, xuất hóa đơn điện tử để gửi đến khách hàng theo đúng như Thông tư 78 và Nghị định 123.

Lưu ý quan trọng khi chuyển đổi hóa đơn điện tử

Khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau đây:

• Việc thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử chỉ được phép chuyển đổi một cách hợp pháp nếu doanh nghiệp đã nhận được thông báo về yêu cầu chuyển đổi của Cơ quan thuế tại địa phương và chuyển đổi hoàn toàn theo Thông tư 78.
• Đối với các doanh nghiệp không thuộc đối tượng được triển khai chuyển đổi hóa đơn điện tử giai đoạn 1 hoặc chưa nhận được bất kỳ thông báo chuyển đổi hóa đơn nào từ Cơ quan thuế thì bắt buộc phải tiếp tục sử dụng loại hóa đơn cũ.
• Để có thể nắm bắt những thông tin cập nhật nhất về lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi thông tin hay các thông báo mới nhất từ Chi cục thuế địa phương.
• Trường hợp doanh nghiệp đã được Cơ quan thuế chấp nhận sau khi gửi tờ khai thông báo chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ngay lập tức thực hiện hủy toàn bộ những hóa đơn cũ cùng với hóa đơn giấy bất kể đã phát hành nhưng chưa sử dụng.

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất liên quan đến thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử mà Giải pháp số MobiFone muốn gửi đến cho các khách hàng. Mong rằng tất cả những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích cho doanh nghiệp trong khâu chuyển đổi hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp đang quan tâm hoặc có bất kỳ vấn đề nào cần thắc mắc, vui lòng liên hệ cho MobiFone để được chúng tôi giải đáp kịp thời.