Một số quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 51

Hiện nay, hóa đơn điện tử đang được sử dụng với tần suất rất thường xuyên tại các doanh nghiệp hay hộ kinh doanh cá nhân. Tuy nhiên, liệu các đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử này đã nắm rõ được các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử theo Nghị định 51 hay chưa? Cùng tìm hiểu bài viết sau đây của Giải pháp số MobiFone để có thêm những thông tin cụ thể về vấn đề này nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm hóa đơn điện tử đã không còn quá xa lạ hiện nay. Hóa đơn điện tử là tập hợp tất cả những thông điệp dữ liệu về việc cung cấp hàng hóa, sản phẩm hay dịch vụ của một doanh nghiệp, tổ chức nào đó được tạo lập, gửi và nhận rồi thực hiện quản lý, lưu trữ bằng các phương tiện điện tử.

Tất cả những hoạt động liên quan đến hóa đơn điện tử như tạo lập, nhận, gửi và lưu trữ sẽ được thực hiện trên hệ thống máy tính của những doanh nghiệp, tổ chức nào đã được cấp mã số thuế khi cung cấp hàng hóa hay dịch vụ. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo như quy định của pháp luật.

Một số loại hóa đơn điện tử trên thị trường hiện nay có thể kể đến như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu hay một số loại hóa đơn khác gồm thẻ. phiếu thu, tem, vé…; các chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, các chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… Hình thức và nội dung của những loại hóa đơn điện tử này sẽ được lập ra theo như quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử khi được tạo lập sẽ đảm bảo toàn bộ những nguyên tắc về mỗi số hoá đơn chỉ được sử dụng một lần duy nhất và được lập liên tục theo trình tự thời gian.

Nguyên tắc tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 51

Nghị định 51 đã chỉ rõ cho các doanh nghiệp, tổ chức về nguyên tắc để có thể tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử hợp pháp như sau:

• Những tổ chức, hộ kinh doanh cá nhân nào đã đáp ứng đầy đủ những điều kiện theo quy định thì có thể tự in hóa đơn hoặc tự mình khởi tạo hóa đơn điện tử để có thể tiện lợi sử dụng trong việc bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ.
• Tổ chức, hộ kinh doanh cá nhân nào có mã số thuế nhưng những điều kiện theo quy định không đáp ứng trọn vẹn thì phải thực hiện đặt in hóa đơn để phục vụ cho việc kinh doanh.
• Những doanh nghiệp nào đáp ứng đủ các điều kiện đã được pháp luật quy định sẽ được phép cung cấp hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân khác.
• Trước khi tổ chức, cá nhân nào sử dụng hóa đơn điện tử để phục vụ cho việc bán hàng, cung cấp dịch vụ của công ty mình thì phải tiến hành thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.
• Một tổ chức, cá nhân kinh doanh có thể cùng lúc sử dụng đa dạng các hình thức hóa đơn điện tử khác nhau.
• Tổ chức, cá nhân khi lập hóa đơn điện tử không được trùng số trong những hóa đơn đã có cùng ký hiệu.

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử chỉ được phép cho là đã được tạo lập xong sau khi 2 bên bán và bên mua đã ký xác nhận rõ giao dịch đã thực hiện theo quy định của pháp luật. Điều này đã được chỉ ra rất rõ theo Khoản 5 Điều 15 Nghị định 51. Sau khi hóa đơn điện tử đã được tạo lập xong và 2 bên đã ký xác nhận giao dịch thì khi đó, hóa đơn điện tử đã có giá trị về mặt pháp lý.

Những người dùng hóa đơn điện tử sẽ thực hiện căn cứ vào đó để có thể hạch toán sổ sách cũng như thống kê, theo dõi số lượng, giá trị hàng hóa hay tiền thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.

Đối với mỗi bên thì hóa đơn điện tử sẽ đóng vai trò:

• Bên bán sẽ thực hiện gửi hóa đơn điện tử qua email cho bên mua đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng.
• Bên mua sẽ ghi nhận hóa đơn từ bên bán và ghi nhận là giá vốn hoặc chi phí.
• Cơ quan thuế sẽ sử dụng hóa đơn điện tử như một cơ sở dữ liệu để phục vụ cho công tác quản lý thuế.

Nguyên tắc lưu trữ, bảo quản và hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 51

Nguyên tắc để lưu trữ, bảo quản và hủy hóa đơn điện tử đã được quy định rõ ràng trong Nghị định 51, cụ thể như sau:

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử là sao chép toàn bộ những dữ liệu trong hóa đơn điện tử vào các thiết bị lưu trữ ngoài. Ngoài ra, cũng có thể sử dụng hình thức lưu trữ trực tuyến để đảm bảo bảo mật cũng như dữ liệu trong hóa đơn điện tử không bị mất cắp.

Hóa đơn điện tử tự in nhưng chưa lập được sẽ được lưu trữ hoàn toàn trong hệ thống máy tính và được bảo mật thông tin. Trong trường hợp hóa đơn điện tử chưa được lập ra và được lưu trữ trong hệ thống máy tính sẽ giúp người dùng ngăn chặn được tình trạng làm hoá đơn giả và ảnh hưởng đến uy tín cũng như hình ảnh của công ty.

Bảo quản hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được lưu trữ hoàn toàn trong hệ thống máy tính nên nó sẽ ngăn chặn được toàn bộ các tình trạng như rách, ướt, cháy hay hư hỏng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn có thể xảy ra trường hợp bị mất cắp do dữ liệu bị xóa mất hoặc máy tính lưu trữ hóa đơn bị virus xâm nhập. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần phải có các phương án lưu trữ dữ liệu ở nơi khác để đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Hủy hóa đơn điện tử

Các tổ chức, cá nhân khi đã có các hóa đơn điện tử hóa đơn tự in và thông báo phát hành nhưng lại không sử dụng nữa thì phải tiến hành hủy hóa đơn điện tử, lâu nhất trong thời gian 30 ngày kể từ khi không còn sử dụng. Điều này đã được quy định rất rõ trong Khoản 3 Điều 27 Nghị định 51.

Hủy hóa đơn điện tử chính là một hình thức xóa bỏ hoàn toàn những dữ liệu về hóa đơn điện tử trên các thiết bị điện tử. Sau khi hủy hóa hơn, việc xem hóa đơn sẽ không thể được truy cập dưới mọi hình thức và hóa đơn sau khi bị hủy sẽ không còn giá trị sử dụng.

Hóa đơn điện tử MobiFone Invoice chuyên nghiệp, ưu việt

Nếu doanh nghiệp bạn đang muốn sử dụng hay tìm kiếm một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng hàng đầu hiện nay thì không thể nào bỏ qua công ty MobiFone với giải pháp hóa đơn điện tử MobiFone Invoice ưu việt. Hóa đơn điện tử MobiFone Invoice mang đến cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá nhân hay các tổ chức rất nhiều ưu điểm vượt trội về mặt chi phí cũng như tiết kiệm thời gian giao dịch và đẩy nhanh tiến độ bán hàng lên mức cao nhất.

Hóa đơn điện tử MobiFone Invoice đang được rất nhiều các doanh nghiệp, hộ kinh doanh ưa chuộng sử dụng trong thời gian gần đây. Hơn nữa, nếu doanh nghiệp cần tích hợp thêm các chức năng khác vào phần mềm hóa đơn điện tử này, hệ thống cũng có thể dễ dàng hỗ trợ như các phần mềm kế toán, các phần mềm thống kê, báo cáo về doanh thu, lợi nhuận cũng như chi phí mỗi ngày hay phần mềm chữ ký số…

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất mà Giải pháp số MobiFone muốn gửi đến cho bạn về một số quy định liên quan đến hóa đơn điện tử theo Nghị định 51. Nếu bạn còn bất kỳ điều gì thắc mắc về vấn đề này hay có nhu cầu sử dụng và đơn điện tử MobiFone Invoice ưu việt của chúng tôi, hãy nhanh chóng liên hệ để được đội ngũ nhân viên tư vấn, giải đáp chi tiết nhất.