Hướng dẫn đầy đủ về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền [Update 2025]

Từ ngày 01/06/2025, quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ có hiệu lực, tạo bước chuyển đổi quan trọng trong việc quản lý thuế và minh bạch hóa các giao dịch thương mại tại Việt Nam. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các đối tượng áp dụng, chuẩn bị cần thiết, nội dung hóa đơn, mức phạt khi vi phạm và giải pháp hỗ trợ hiệu quả từ MobiFone Invoice.

Các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/6/2025

Tất cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh sử dụng máy tính tiền trong bán hàng, cung cấp dịch vụ đều phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định mới, đặc biệt là các ngành bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, siêu thị, vận tải và y tế tư nhân. Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp nâng cao hiệu quả quản lý thuế, giảm thiểu gian lận và thất thoát thuế, đồng thời tăng tính minh bạch trong kinh doanh.

Doanh nghiệp & Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì?

Để thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần:

1. Trang bị máy tính tiền có kết nối Internet ổn định để truyền dữ liệu hóa đơn.
2. Chọn phần mềm hóa đơn điện tử hợp chuẩn được cấp phép bởi Tổng cục Thuế.
3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước thời hạn 01/06/2025.
4. Đào tạo nhân viên vận hành phần mềm để đảm bảo quy trình xuất hóa đơn chính xác và nhanh chóng.

Thời gian hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hộ kinh doanh cần đăng ký trước ngày 01/06/2025. Việc đăng ký sớm giúp doanh nghiệp có thời gian làm quen, thử nghiệm phần mềm và chuẩn bị vận hành ổn định. Việc chậm trễ có thể dẫn đến xử phạt hoặc gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Nội dung cần thiết cho một hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải bao gồm đầy đủ nội dung sau:

• Tên, ký hiệu, số hóa đơn
• Ngày lập hóa đơn
• Thông tin bên bán: tên, mã số thuế, địa chỉ, tài khoản ngân hàng (nếu có)
• Thông tin bên mua: tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ
• Danh sách hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
• Thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có)
• Tổng tiền thanh toán
• Chữ ký điện tử người bán
• Mã xác thực của cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Thiếu thông tin sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ và có thể bị xử phạt. Xem chi tiết quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Mức phạt đối với hộ kinh doanh không áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Các mức xử phạt dưới đây được quy định trong Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, áp dụng từ ngày 01/06/2025, đối với hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc:

• Lập sai loại hóa đơn hoặc không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế: bị phạt 2–4 triệu đồng.
• Không lập hóa đơn khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định: bị phạt 5–10 triệu đồng.
• Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nhưng không kết nối, chưa sử dụng hoặc sử dụng chưa đầy đủ: bị phạt 2–4 triệu đồng.
• Mức phạt tối đa cho một hành vi có thể lên đến 10 triệu đồng.

Bạn có thể tham khảo chi tiết các mức phạt tại đây

Về cưỡng chế thuế và uy tín kinh doanh:

• Cưỡng chế thuế: Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng (như cố tình không lập hóa đơn, né tránh dữ liệu hóa đơn điện tử…), cơ quan thuế có thể sử dụng biện pháp như tạm dừng hoạt động kinh doanh, ấn định thuế khoán, truy thu thuế và phạt tiền chậm nộp.
• Ảnh hưởng uy tín và quyền lợi lâu dài: Mặc dù không có mức phạt cụ thể như “ảnh hưởng đến uy tín”, nhưng việc vi phạm có thể gây hậu quả về uy tín, mất niềm tin với khách hàng, và gây khó khăn trong giao dịch, không được ghi nhận đầu vào hợp lệ khi quyết toán thuế, v.v.
• Thời hạn đăng ký: Hộ kinh doanh bắt buộc phải hoàn thành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trước ngày 30/05/2025 để tránh xử phạt.

MobiFone Invoice – Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền toàn diện

MobiFone Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhờ:

• Khởi tạo và phát hành hóa đơn nhanh, chính xác từ máy tính tiền.
• Tự động ký số và gửi hóa đơn cho khách hàng qua email/SMS.
• Lưu trữ, quản lý hóa đơn theo đúng quy định.
• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
• Hỗ trợ báo cáo và quản lý thuế hiệu quả.
• Đội ngũ hỗ trợ nhanh chóng

Phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ quy định mới và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Kết luận

Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/06/2025 không chỉ là bắt buộc pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và tăng tính minh bạch trong kinh doanh. Chuẩn bị kỹ càng và lựa chọn phần mềm uy tín như MobiFone Invoice sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi và vận hành thuận lợi. Đừng để vi phạm quy định ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn!