Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử – 3 nguyên tắc cần nhớ

Cách xuất hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng để tránh khỏi tất cả các vấn đề bất cập có thể phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Cùng tham khảo bài viết hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử của Giải pháp số MobiFone dưới đây để có những thông tin hữu ích nhất về vấn đề này nhé!

Khi nào cần xuất hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử sẽ phải xuất ra dạng giấy trong một số trường hợp sau:

• Mục đích để các cơ quan chức năng kiểm tra về thành phần, nguồn gốc cũng như xuất xứ khi cần lưu thông hàng hóa.
• Khi đang mang hàng hóa đi giới thiệu và cần chứng minh nguồn gốc để tạo dựng sự uy tín.
• Trong một số trường hợp cần kiểm soát và kiểm tra chất lượng hàng hóa khi bên mua yêu cầu.
• Một số trường hợp khác thuộc khâu nghiệp vụ trong doanh nghiệp.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử – 3 điều cần đảm bảo

Khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử, phải đảm bảo hóa đơn có tính hợp pháp Với các tiêu chí như sau:

Thông tin của người bán và người mua

• Họ tên của người bán và người mua phải được ghi đầy đủ và chính xác. Đối với người mua, nếu họ không cung cấp đầy đủ thông tin và không muốn lấy hóa đơn thì bắt buộc người bán phải ghi chú lại.
• Đối với tên của những cơ quan, tổ chức thực hiện mua hàng cũng phải ghi nhận thông tin đầy đủ và chính xác nhất. Nếu tên của những công ty này quá dài, người lập hóa đơn phải nắm được nguyên tắc viết tắt để rút ngắn tên đơn vị lại.

Đơn vị đồng tiền trên hóa đơn

Thông thường, đơn vị tiền tệ dùng để thanh toán là Việt Nam đồng. Nhưng trong một số trường hợp ngoại lệ, người mua sẽ sử dụng một số đồng ngoại tệ để tiến hành thanh toán. Trong trường hợp này, người tiến hành lập hóa đơn phải ghi rõ số tiền thanh toán bằng đơn vị ngoại tệ kèm với số tiền đã được đổi ra tiếng Việt. Lưu ý số tiền ghi trên hóa đơn sẽ không được làm tròn.

Chữ ký của 2 bên bán và mua

• Đối với chữ ký người bán: Những người thực hiện công tác lập hóa đơn thì sẽ là người trực tiếp ký. Những người này thường là thủ trưởng của đơn vị hoặc một người nào đó được ủy quyền để ký.
• Đối với chữ ký người mua: Người nào thực hiện việc giao dịch hàng hóa thì sẽ là người tiến hành ký. Nếu người mua không trực tiếp tới mua hàng thì người bán phải có trách nhiệm ghi rõ lại mọi giao dịch.

3 nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Để có thể xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123, doanh nghiệp cần nhớ 3 nguyên tắc dưới đây.

Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT

Khi doanh nghiệp cần xuất hóa đơn GTGT, cần đảm bảo một số tiêu chí sau:

• Hoàn toàn khớp với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp.
• Những chữ số và chữ viết xuất hiện trong hóa thương phải viết liên tục, không ngắt quãng, không có dấu hiệu tẩy xóa sửa chữa hoặc in đè lên nhau.
• Màu mực sử dụng trong hóa đơn phải là cùng màu, tuyệt đối không được sử dụng màu mực đỏ hay các loại mực không phai.
• Trong một lần lập hóa đơn, phải thành lập nhiều liên với nội dung thống nhất trên mỗi liên cùng một số và thứ tự phải liên tục từ nhỏ đến lớn.

Nguyên tắc quy định các tiêu thức của hóa đơn điện tử

Căn cứ theo nghị định 119/2018/NĐ-CP, mỗi hóa đơn điện tử khi xuất ra phải đảm bảo có đầy đủ những nội dung như sau:

• Tên hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu, mẫu số của hóa đơn.
• Thời điểm tiến hành lập hóa đơn điện tử.
• Họ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán.
• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, bắt buộc phải có nội dung về mã của cơ quan thuế.
• Số lượng, đơn giá của hàng hóa, dịch vụ, thành tiền khi chưa có thuế GTGT,mức thuế GTGT cùng với tổng số tiền cần thanh toán khi đã bao gồm thuế GTGT.
• Tổng số tiền thanh toán cùng với một số lệ phí thuộc về khoản ngân sách của nhà nước.

Tuy nhiên, nội dung của hóa đơn điện tử cũng có thể có đôi chút khác biệt về nội dung theo như tiêu chuẩn. Những trường hợp này sẽ được hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử riêng của Bộ Tài Chính.

Nguyên tắc xử lý đối với hóa đơn điện tử đã xuất nhưng bị sai

Trong trường hợp hóa đơn điện tử ra được doanh nghiệp bạn xuất ra nhưng bị sai ở một số nội dung, cần xử lý như 2 trường hợp sau đây:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được xuất và gửi đến cho người mua nhưng bên bán chưa thực hiện giao hàng hoặc đã giao hàng nhưng người mua vẫn chưa thực hiện kê khai thuế.

• Khi hóa đơn điện tử đã được xuất và người mua chưa nhận được hàng hóa, hóa đơn điện tử nếu có sai sót sẽ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua.
• Khi hóa đơn điện tử đã xuất, người mua đã nhận được nhưng chưa thực hiện kê khai thuế, hóa đơn điện tử nếu có sai sót cũng sẽ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã được xuất và gửi đến cho người mua, bên bán cũng đã thực hiện giao hàng hóa và người mua đã tiến hành kê khai thuế.

• Trong trường hợp này, ngay khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, cả 2 bên bán và mua phải tiến hành lập văn bản thỏa thuận. Có đầy đủ chữ ký điện tử của 2 bên cùng với vấn đề sai sót. Tiếp đó, người bán cần phải lập hóa đơn điện tử để điều chỉnh vấn đề sai sót đã để xảy ra này.
• Hóa đơn điện tử lập ra để điều chỉnh phải ghi rõ những khoản cần điều chỉnh như số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất…
• Cuối cùng, hai bên bán và mua sẽ căn cứ theo hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh để thực hiện kê khai điều chỉnh theo như quy định của pháp luật.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử với 5 bước đơn giản

Để có thể xuất hóa đơn điện tử một cách đơn giản, nhanh chóng nhưng lại thật chính xác, doanh nghiệp cần làm theo hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử mà chúng tôi đưa ra sau đây:

• Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử. Đang tiến hành sử dụng.
• Bước 2: Tiếp theo, hãy tiến hành chọn chức năng “In chuyển đổi”. Tại đây, bạn hãy linh động chọn loại hóa đơn mà mình đang muốn xuất ra.
• Bước 3: Điền đầy đủ thông tin về tên hóa đơn cũng như mã số của hóa đơn điện tử cần xuất.
• Bước 4: Tiếp tục chọn vào “In chuyển đổi” để thực hiện thao tác kết xuất.
• Bước 5: Sau khi hóa đơn dạng giấy đã được xuất và in ra là đã hoàn thành việc xuất hóa đơn điện tử, bạn hãy tiến hành ký hoặc đóng dấu.

Trên đây là những thông tin đầy đủ nhất để hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp khi gặp phải trường hợp này. Hy vọng bài viết của chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những thông tin thật hữu ích. Nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào còn thắc mắc, hãy liên hệ cho Giải pháp số MobiFone để được giải đáp trong thời gian sớm nhất.