Chữ ký số trên hóa đơn điện tử: Quy định bắt buộc mới theo Nghị định 70/2025

Ngày 20/03/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP nhằm sửa đổi, bổ sung các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử, đặc biệt là quy định về chữ ký số. Nghị định chính thức có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, đánh dấu bước điều chỉnh đáng kể trong quá trình số hóa hoạt động quản lý thuế và hóa đơn. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ: khi nào bắt buộc ký số, ai là đối tượng áp dụng, thời điểm ký số hợp lệ và những câu hỏi thường gặp trong nghị định 70 về chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

Giới thiệu nhanh Nghị định 70 – ban hành ngày 20/03/2025, có hiệu lực từ 01/06/2025

Nghị định 70/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 20/03/2025 nhằm cập nhật và hoàn thiện hành lang pháp lý cho hoạt động sử dụng hóa đơn điện tử trong thời đại số. Đây là văn bản thay thế, bổ sung một số nội dung từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Một trong những nội dung quan trọng của Nghị định 70 là quy định chi tiết về việc ký số trên hóa đơn điện tử, bao gồm đối tượng, thời điểm, hình thức và những trường hợp ngoại lệ. Những điều chỉnh này nhằm tạo thuận lợi cho hộ kinh doanh, đồng thời vẫn đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong hoạt động thương mại.

Tham khảo ngay bài viết: Nghị định 70 về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền 

Có bắt buộc ký số trên hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định 70, việc ký số trên hóa đơn điện tử không còn bắt buộc 100% đối với tất cả các đối tượng như trước đây. Thay vào đó, cơ quan thuế phân loại đối tượng sử dụng hóa đơn theo quy mô, hình thức hoạt động và mức độ rủi ro thuế.

Tóm lại:

• Doanh nghiệp vừa và lớn, tổ chức có hệ thống kế toán đầy đủ vẫn phải ký số trên hóa đơn điện tử.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ có thể không bắt buộc ký số, tùy theo từng trường hợp cụ thể (sẽ nêu bên dưới).

Việc này giúp giảm gánh nặng chi phí và thủ tục cho hộ kinh doanh nhỏ, đồng thời khuyến khích số hóa hóa đơn một cách linh hoạt và phù hợp.

Các trường hợp vẫn bắt buộc ký số trên hóa đơn

Dưới đây là các trường hợp mà Nghị định 70 quy định vẫn bắt buộc ký số trên hóa đơn điện tử:

1. Doanh nghiệp có hệ thống phần mềm kế toán và sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã.
2. Đơn vị sự nghiệp có thu thực hiện cung ứng dịch vụ, hàng hóa.
3. Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm.
4. Các trường hợp có giao dịch lớn hoặc có yếu tố rủi ro cao về thuế, theo đánh giá của cơ quan thuế.

Ngoài ra, một số giao dịch đặc thù vẫn yêu cầu phải có chữ ký số để đảm bảo chứng từ hợp pháp – ví dụ: xuất khẩu, thanh toán qua ngân hàng, dịch vụ công chứng, bảo hiểm…

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

Việc ký số phải diễn ra tại thời điểm lập hóa đơn, nghĩa là ngay khi hoàn tất giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, Nghị định 70 cũng quy định một số trường hợp được phép ký số sau, nhưng không vượt quá thời điểm gửi hóa đơn cho người mua hoặc ghi nhận doanh thu.

Tóm tắt quy định:

• Ký số đúng hạn: Lập hóa đơn và ký ngay trong ngày.
• Ký số chậm (được phép): Phải có lý do rõ ràng và không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
• Trường hợp ký số sau khi lập: Áp dụng cho hộ kinh doanh hoặc cá nhân không có hệ thống điện tử lập hóa đơn tại chỗ.

Việc xác định đúng thời điểm ký số giúp đảm bảo tính hợp lệ và tránh các sai phạm về hóa đơn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về những quy định phức tạp và dễ gây thắc mắc, dưới đây là phần giải đáp các câu hỏi thường gặp liên quan đến việc ký số trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 70.

Nghị định 70 có bắt buộc ký hóa đơn xăng dầu cho cá nhân không?

Không. Theo quy định mới, các giao dịch bán lẻ xăng dầu cho cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế và không bắt buộc phải ký số, nhằm đơn giản hóa thủ tục cho doanh nghiệp bán lẻ và người tiêu dùng. Tuy nhiên, với khách hàng doanh nghiệp, việc ký số vẫn cần được thực hiện.

Hộ kinh doanh có phải ký số hóa đơn không?

Tùy trường hợp. Hộ kinh doanh nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cung cấp, hoặc giao dịch nhỏ lẻ thì không bắt buộc phải ký số. Tuy nhiên, nếu phát hành hóa đơn cho tổ chức hoặc đơn vị yêu cầu khấu trừ thuế thì hộ kinh doanh nên thực hiện ký số để đảm bảo tính pháp lý.

Nếu ký số chậm, bị xử lý thế nào?

Việc ký số chậm vượt quá thời điểm quy định có thể bị coi là hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn. Cơ quan thuế có thể:

• Yêu cầu giải trình lý do
• Xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung),
• Trong trường hợp cố tình gian lận, có thể xử lý ở mức nghiêm trọng hơn.

Do đó, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần kiểm soát chặt chẽ thời điểm phát hành và ký số hóa đơn.

Chữ ký số thực hiện qua cổng nào, như thế nào?

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh thực hiện ký số thông qua:

• Phần mềm hóa đơn điện tử của bên cung cấp dịch vụ (đã kết nối với cơ quan thuế),
• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Với một số trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí hoặc đăng ký trực tiếp.

Quy trình ký số bao gồm: chuẩn bị chứng thư số (USB token hoặc ký số cloud), đăng nhập phần mềm, chọn hóa đơn và thực hiện ký số – toàn bộ thao tác chỉ mất vài phút nếu hệ thống ổn định.

Kết luận

Nghị định 70/2025 có nhiều điều chỉnh về sử dụng và ký số hóa đơn điện tử, giúp giảm gánh nặng thủ tục và chi phí cho hộ kinh doanh, cá nhân mà vẫn đảm bảo minh bạch.

Để tránh vi phạm, tổ chức và cá nhân cần hiểu rõ khi nào phải ký số, thời điểm ký hợp lệ, các trường hợp ngoại lệ và cách xử lý sai sót. Việc nắm bắt quy định giúp tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền lợi và uy tín kinh doanh. Hi vọng qua bài viết trên Mobifone đã giúp bạn hiểu rõ về nghị định 70 của Chính Phủ về chữ ký số và hóa đơn điện tử, nếu vẫn còn thắc mắc cần giải đáp liên hệ ngay với Mobifone qua thông tin bên dưới.

MOBIFONE CÔNG NGHỆ SỐ

• Địa chỉ: Toà nhà MobiFone MM18 Trường Sơn, Phường Diên Hồng, TP. HCM
• Hotline: 0938 82 82 82
• Email: giaiphap@mobifone.vn
• Website: https://giaiphap.mobifone.vn/