nguyên tắc về xuất hóa đơn điện tử & cách xuất hóa đơn điện tử

Tháng 10/2022, Bộ Tài Chính đã ban hành Thông tư số 78/2021/TT-BTC với rất nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử. Đặc biệt là về các cách xuất hóa đơn điện tử cũng đã được bổ sung thêm nhiều quy định mới. Bài viết dưới đây của MobiFone sẽ giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này. Hay, cũng theo dõi ngay nhé.

1. Xuất hóa đơn điện tử

Xuất hóa đơn điện tử là quá trình tạo ra hóa đơn bằng cách sử dụng công nghệ điện tử, thay vì in hóa đơn trên giấy.

2. Những quy định, nguyên tắc khi xuất hóa đơn điện tử

Xuất hóa đơn là một bước làm quan trọng và theo quy định của pháp luật, việc này cần phải tuân thủ theo 3 nguyên tắc dưới đây:

Nguyên tắc xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Phần thuế làm tăng giá thành của sản phẩm trong khi sản xuất cũng như phân phối là tiêu dùng trên thị trường thì được gọi là Thuế giá trị gia tăng.

Những hàng hóa, dịch vụ đó sẽ được ghi vào loại hóa đơn giá trị gia tăng. Khi lập và xuất loại hóa đơn này, bạn cần làm theo đúng các nguyên tắc sau đây:

• Ghi đúng và đầy đủ các chi phí đã phát sinh trên nội dung hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử với danh mục ngành hàng chỉ được phép xuất khi đã được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư cũng như đã được phê duyệt và cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
• Ghi đúng mức thuế suất theo quy định của BTC khi xuất hóa đơn.
• Trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn, bạn cần phải ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn”.
• Đảm bảo ghi đầy đủ, chính xác các nội dung trong hóa đơn điện tử như: danh mục hàng hóa, dịch vụ theo đúng chứng từ như hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu,…

Nguyên tắc quy định các tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Để một hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ theo quy định pháp luật, nó phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau đây:

• Tên hóa đơn, ký hiệu / ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
• Tên liên hóa đơn (nếu có) cho hóa đơn được in bởi cơ quan thuế.
• Thông tin của người bán/ người mua.
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa hoặc dịch vụ; giá trị thành tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng mức thuế, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.
• Chữ ký của cả người bán và người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Thời gian ký số trên hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thuế (nếu có) trên hóa đơn điện tử.
• Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các thông tin liên quan (nếu có).
• Tên và mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn (đối với hóa đơn được cơ quan thuế đặt in).
• Chữ viết hoặc chữ số và đơn vị tiền tệ trên hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc xử lý các hóa đơn điện tử khi bị sai sót

Trong trường hợp HĐĐT bị sai sót, bạn có thể xử lý chúng theo 3 cách:

• Hủy bỏ HĐĐT.
• Điều chỉnh lại HĐĐT.
• Thay thế HĐĐT.

3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử

Để xuất hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải đăng ký với các cơ quan chức năng và sử dụng các phần mềm hoặc dịch vụ hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật và pháp lý.

Việc xuất hóa đơn điện tử cho các hộ kinh doanh có nhiều thay đổi theo Thông tư 78 của Bộ Tài Chính. Việc xuất HĐĐT có thể được thực hiện trên nhiều phần mềm khác nhau như: CyberCare, Vin- Hoadon,…..

Sau đây là 5 bước xuất hóa đơn nhanh- gọn- chính xác- dễ dàng mà bạn có thể thực hiện trên nhiều phần mềm khác nhau.

• Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng.
• Bước 2: Chọn chức năng “In chuyển đổi”
• Bước 3: Điền các thông tin có trong hóa đơn và nhập mã hóa đơn cần xuất.
• Bước 4: Kiểm tra, rà soát lại các thông tin có trong hóa đơn xem đã chính xác chưa.
• Bước 5: Chọn “In chuyển đổi”
• Bước 6: Ký tên, đóng dấu vào hóa đơn vừa xuất ra.

Lưu ý: 

• Khi thực hiện xuất HĐĐT, bạn cần chú ý kiểm tra lại các thông tin có trong HĐĐT như: Họ tên, địa chỉ, mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế,… của cả người bán và người mua. 
• Trong trường hợp các thông tin có trong HĐĐT bị thiếu hoặc xảy ra sai sót, cần phải bổ sung và điều chỉnh ngay để tránh các trường hợp xấu không đáng có xảy ra.

Trên đây là một số thông tin về cách xuất hóa đơn điện tử mà Mobifone muốn chia sẻ đến bạn. Chúng tôi hy vọng, bài viết trên đã cung cấp cho quý bạn đọc những thông tin mới nhất, cần thiết nhất và hữu ích nhất về vấn đề này. Nếu bạn vẫn còn những thắc mắc và muốn được tư vấn thêm, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua số Hotline và đừng quên Theo dõi Mobifone để cập nhật những thông tin hữu ích khác nhé.