[Giải đáp] Xuất hóa đơn điện tử có cần chữ ký số hay không?

Để có thể xác định được tính pháp lý của hóa đơn điện tử, chữ ký số chính là một công cụ không thể nào thiếu. Mặc dù vậy, có một số trường hợp hóa đơn điện tử hợp pháp vẫn không có chữ ký số thì câu hỏi đặt ra là xuất hóa đơn điện tử có cần chữ ký số hay không? Cùng tìm hiểu những thông tin chi tiết về vấn đề này qua bài viết dưới đây của Giải pháp số MobiFone nhé!

Xuất hóa đơn điện tử có cần chữ ký số hay không?

Những quy định về việc sử dụng chữ ký số khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử là điều các doanh nghiệp phải nắm bắt thật kỹ càng cho mình. Câu hỏi xuất hóa đơn điện tử có cần chữ ký số hay không sẽ xét trên 2 đối tượng người mua và người bán, cụ thể như sau:

Đối với chữ ký số của người bán

Quy định về trước ghi số của người bán trên hóa đơn điện tử đã được nêu ra rất rõ tại Thông tư 68/2019/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Trong trường hợp người bán là doanh nghiệp hoặc tổ chức, chữ ký số của người bán xuất hiện trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải là chữ ký số của doanh nghiệp hay tổ chức đó.
• Trong trường hợp người bán là cá nhân thì có thể linh động bằng cách sử dụng chữ ký số của chính cá nhân đó hoặc người đã được uỷ quyền hợp pháp.

Ngay sau khi doanh nghiệp hay tổ chức thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử, kế toán của doanh nghiệp phải đặc biệt lưu ý về thời điểm thực hiện ký số. Lý do là bởi thời điểm lập hóa đơn điện tử sẽ được xác định phụ thuộc vào thời điểm người bán thực hiện ký số trên hóa đơn, chỉ loại trừ một số trường hợp hóa đơn đặc biệt như cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông… Do vậy cần đặc biệt chú ý để đảm bảo ngày xuất hóa đơn cũng như thời điểm ký số là trùng khớp với nhau.

Đối với chữ ký số của người mua

Quy định về chữ ký số của người mua cũng được nêu ra trong Thông tư 68/2019/TT-BTC. Cụ thể, nếu người mua là cơ sở kinh doanh hay đơn vị kế toán và 2 bên mua và bán đã có thỏa thuận về vấn đề người mua cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện kỹ thuật để thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mà người bán lập thì người mua phải thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, có một số trường hợp mà không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử là:

• Người mua là đơn vị kế toán nhưng các giấy tờ hay dịch vụ, chứng từ chứng minh về việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa 2 bên bán và mua không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.
• Người mua không phải là đơn vị kế toán đồng thời 2 bên mua và bán không có thỏa thuận đã được thông qua về yêu cầu bắt buộc đối với chữ ký số của người mua trên hóa đơn.

Cần lưu ý đặc biệt về trường hợp nếu cả 2 bên mua và bán đã có thỏa thuận với nhau về việc hóa đơn điện tử có đầy đủ chữ ký số của cả 2 bên thì bắt buộc phải tôn trọng thỏa thuận của 2 bên và thực hiện nghiêm chỉnh. Cuối cùng, để trả lời cho câu hỏi xuất hóa đơn điện tử có cần chữ ký số của người mua hay không thì câu trả lời là không bắt buộc.

Trường hợp xuất hóa đơn đầy điện tử không cần thiết có chữ ký số của người bán và người mua

Quy định về một số trường hợp khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử không cần thiết có chữ ký số của cả bên bán và bên mua đã được nêu ra rất rõ ràng tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, cụ thể là:

• Trong trường hợp hóa đơn điện tử xuất ra khi được thực hiện bán hàng tại trung tâm thương mại, siêu thị, các cửa hàng tạp hóa và người mua là cá nhân không thực hiện kinh doanh thì hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có các thông tin cũng như chữ ký số của người mua.
• Hóa đơn điện tử nếu là tem, vé hay thẻ thì trên hóa đơn cũng không cần thiết có chữ ký số đối với người bán.
• Trong trường hợp hóa đơn điện tử là hóa đơn bán xăng dầu cho các khách hàng là cá nhân không thực hiện kinh doanh thì việc có chữ ký số của cả người mua và người bán là không nhất thiết.
• Trong trường hợp chứng từ điện tử liên quan đến dịch vụ vận tải hàng không được xuất qua website hay hệ thống thương mại điện tử được tiến hành tạo lập dựa trên thông lệ quốc tế và người mua trong trường hợp này là cá nhân không thực hiện kinh doanh thì hóa đơn điện tử này cũng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán cũng như người mua.
• Hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh riêng lẻ cũng không nhất thiết phải có đầy đủ cả chữ ký số của người mua lẫn người bán.

Dịch vụ chữ ký số chất lượng, uy tín – MobiCA

MobiCA chính là dịch vụ chứng thực chữ ký số chất lượng và đảm bảo hàng đầu được cung cấp và triển khai bởi công ty MobiFone – một đơn vị hàng đầu đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép để có thể cung cấp hoàn toàn hợp pháp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho các doanh nghiệp hiện nay.

Khi doanh nghiệp tiến hành sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số MobiCA, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện ký số trên các hóa đơn điện tử vô cùng nhanh chóng, tiện lợi để tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Hơn nữa chữ ký số MobiCA còn hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện ký số trong đa dạng các lĩnh vực khác nhau từ dịch vụ công đến thương mại điện tử.

Thêm vào đó, nhờ được trang bị các tính năng hoàn hảo như toàn vẹn, xác thực, bảo mật an toàn và chống chối bỏ nên chữ ký số MobiCA sẽ giúp quá trình ký số của doanh nghiệp cũng như người dùng có thể dễ ra một cách thuận lợi, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính pháp lý mà pháp luật quy định. 

Với những ưu điểm vô cùng tuyệt vời mà dịch vụ chữ ký số MobiCA đã mang lại cho người dùng, đây chắc chắn là một dịch vụ ký số mà mọi doanh nghiệp nên trải nghiệm và triển khai rộng rãi cho công ty mình.

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất để giải đáp cho câu hỏi xuất hóa đơn điện tử có cần chữ ký số hay không và một số trường hợp chi tiết về việc hóa đơn điện tử không có chữ ký số. Các doanh nghiệp khi thực hiện ký số hãy ưu tiên lựa chọn và tìm đến những đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín trên thị trường. Nếu còn bất kỳ thông tin nào cần tư vấn thêm, hãy nhanh chóng liên hệ cho chúng tôi để được hỗ trợ chu đáo nhất.