Hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Khi một doanh nghiệp mới thành lập, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là một thủ tục pháp lý bắt buộc theo luật của quốc gia và có nhiều lợi ích. Theo Luật Quản lý thuế 2019, cũng như các văn bản hướng dẫn như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử để đảm bảo tính minh bạch và chống gian lận thuế. Các công ty có thể giảm thời gian xử lý giấy tờ thông thường, giảm chi phí in ấn và lưu trữ, đồng thời tăng tốc độ giao dịch với đối tác nhờ quy trình này.

Có cần thông báo về việc phát hành hóa đơn không?

• Doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn theo quy định hiện hành, đặc biệt sau khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực. Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, trước khi sử dụng, công ty phải thông báo về việc phát hành hóa đơn, bao gồm việc gửi mẫu hóa đơn và quyết định phát hành đến cơ quan thuế. Tuy nhiên, việc sử dụng số hóa toàn diện trong quản lý thuế đã làm cho việc thực hiện nó trở nên đơn giản hơn đáng kể.
• Các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp mới thành lập, nhận được rất nhiều lợi ích từ việc loại bỏ thông báo phát hành. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký một lần qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ trung gian (TVAN), giảm thời gian chuẩn bị và nộp hồ sơ giấy tờ. Tuy nhiên, nếu công ty sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hệ thống sẽ tự động cung cấp mã khi hóa đơn được lập, mà không cần thông báo trước cho công ty. Doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các quy định về lập, lưu trữ và báo cáo ngay cả khi sử dụng hóa đơn không có mã.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện pháp lý, kỹ thuật và hồ sơ liên quan để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC mô tả chi tiết quy trình này để đảm bảo rằng doanh nghiệp có khả năng thực hiện giao dịch điện tử an toàn và tuân thủ. Dưới đây là một số yêu cầu cụ thể mà các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp mới thành lập, phải tuân theo.

Điều kiện đối với việc sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP nói rằng các doanh nghiệp phải đáp ứng một số điều kiện cơ bản trước khi họ có thể sử dụng hóa đơn điện tử.

• Trước hết, doanh nghiệp phải là tổ chức kinh tế có mã số thuế và đang thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế, chẳng hạn như kê khai thuế qua mạng. Điều này đảm bảo rằng công ty đã kết nối hệ thống với Tổng cục Thuế.
• Thứ hai, công ty phải có token USB hoặc HSM được cấp bởi các nhà cung cấp chứng thực chữ ký số công cộng như Viettel, CA2 hoặc BKAV. Chữ ký số là cần thiết để xác thực hóa đơn, ngăn chặn gian lận và bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu. Nếu không có, công ty có thể đăng ký tại các tổ chức uy tín với chi phí khoảng 1-2 triệu đồng mỗi năm.
• Thứ ba, đối với hạ tầng kỹ thuật, công ty phải có kết nối internet ổn định, phần mềm hóa đơn điện tử tương thích với định dạng XML theo yêu cầu của Bộ Tài chính và khả năng lưu trữ dữ liệu trong tối thiểu mười năm. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm lên đến 80% chi phí so với hóa đơn giấy bằng cách sử dụng dịch vụ đám mây từ nhà cung cấp như Mobifone mà không cần mua máy chủ riêng.
• Ngoài ra, Khoản 2 Điều 90 Luật Quản lý thuế yêu cầu các doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền hoặc có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng. Trừ một số trường hợp được miễn, các doanh nghiệp cá nhân cũng phải tuân thủ từ ngày 1/7/2022. Nếu công ty không đáp ứng các điều kiện, cơ quan thuế sẽ yêu cầu thêm trong vòng năm ngày làm việc kể từ ngày thông báo.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm các tài liệu chính sau. Trước hết là Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Mẫu này phải được điền đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, loại hóa đơn (có mã hoặc không có mã), và nhà cung cấp dịch vụ nếu có.
• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được người đại diện pháp lý ký. Tài liệu này giải thích tại sao nó được sử dụng, loại hóa đơn được sử dụng và cam kết tuân thủ quy định. Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ trung gian TVAN, bạn sẽ phải ký hợp đồng với một nhà cung cấp như Mobifone, bao gồm các điều khoản liên quan đến truyền dữ liệu.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế và thông tin chữ ký số có thể là một phần của hồ sơ. Trừ một số trường hợp nhất định, tất cả hồ sơ đều được gửi điện tử qua cổng thông tin. Thời gian chuẩn bị hồ sơ thường mất từ một đến hai ngày, và công ty nên kiểm tra kỹ lưỡng hồ sơ để tránh lỗi như sai mã số thuế hoặc thiếu chữ ký số.

Hướng dẫn sử dụng Nghị định 123 và Thông tư 78 để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua mạng

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cổng thông tin của Tổng cục Thuế có thể được sử dụng để hoàn thành. Đây là các bước cần thiết:

Bước 1: Tìm kiếm thông tin tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Chuẩn bị hồ sơ điện tử, bao gồm Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và Quyết định sử dụng. Đăng nhập vào cổng thuedientu.gdt.gov.vn bằng chữ ký số, chọn mục “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” và điền thông tin theo mẫu.

Bước 2: Chuẩn bị tờ khai đăng ký

Doanh nghiệp chọn mục “Đăng ký hóa đơn điện tử” hoặc “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” trong giao diện quản lý và điền toàn bộ thông tin vào Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐK-HĐĐT). Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, loại hóa đơn điện tử mong muốn sử dụng (có hoặc không có mã của cơ quan thuế), phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử và các thông tin khác.

Bước 3: Ký số và gửi Tờ khai

Sau khi điền đầy đủ và chính xác các thông tin, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để ký vào tờ khai và bấm “Gửi”. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận và gửi tờ khai tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bước 4: Chờ báo cáo của cơ quan thuế

Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo trong vòng một ngày làm việc kể từ khi nhận được Tờ khai đăng ký về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể truy cập Cổng thông tin của Tổng cục Thuế để xem thông báo này.

Bước 5: Tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử 

Khi nhận được thông báo chấp nhận, doanh nghiệp có thể chính thức sử dụng hóa đơn điện tử. Lúc này, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử MobiFone để được hỗ trợ khởi tạo, thiết lập và sử dụng hệ thống.

Lưu ý: Quy trình này thường hoàn tất trong khoảng từ một đến ba ngày, nhanh hơn nhiều so với phương pháp trước đây. Để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp mới thành lập nên hoạt động ngay sau khi nhận được mã số thuế. Để nhận được hướng dẫn miễn phí và đảm bảo tuân thủ hoàn toàn, liên hệ hỗ trợ Mobifone.

Kết luận

Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là một bước quan trọng giúp các công ty tuân thủ pháp luật, giảm chi phí và tăng hiệu quả. Quy trình đã được đơn giản hóa bởi Nghị định 123 và Thông tư 78, tập trung vào công nghệ số thay vì phức tạp như trước đây. Để tránh rủi ro và cung cấp hỗ trợ toàn diện, công ty nên chuẩn bị kỹ lưỡng điều kiện và hồ sơ. Ngoài ra, họ nên chọn một nhà cung cấp đáng tin cậy như Mobifone. Để có được lợi thế cạnh tranh lâu dài trong nền kinh doanh hiện đại, bắt đầu ngay hôm nay.