Cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng chuẩn xác nhất

Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng đang là phương án được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn thay thế cho phương pháp sử dụng hóa đơn giấy. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này qua bài viết dưới đây của Giải pháp số MobiFone nhé!

Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng là gì?

Theo thông tư số 68/2019/TT-BTC đã được ban hành bởi Bộ Tài Chính mới đây, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hay hộ kinh doanh gia đình đều phải sử dụng hóa đơn điện tử và hoàn tất các thủ tục đăng ký, áp dụng hóa đơn điện tử cho các hàng hóa, dịch vụ công ty mình. Việc sử dụng hóa đơn điện từ giờ đây trở thành điều bắt buộc nên việc nắm được cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng của doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng mà mọi doanh nghiệp đều cần phải nắm bắt.

Cụ thể, gửi hóa đơn điện từ cho khách hàng chính là việc gửi những thông tin dữ liệu của hóa đơn từ phía bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến bên mua hàng hóa, dịch vụ. Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng đang được đưa vào áp dụng rộng rãi hiện nay để giải quyết toàn bộ những vấn đề phức tạp về thời gian mà chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra nếu sử dụng hóa đơn giấy.

Có 2 cách gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay và đã được quy định cụ thể theo Khoản 2 Điều 8 Thông tư 32 của Bộ Tài Chính là:

• Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng trực tiếp.
• Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua một tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử.

Cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng chi tiết

Cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng dù là theo hình thức nào thì cũng là phương thức vô cùng tiện lợi thay thế cho bản hợp đồng giấy truyền thống, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí trong việc ký kết hợp đồng.

Như chúng tôi đã đề cập ở phía trên, có 2 cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng đang được các doanh nghiệp áp dụng rộng rãi nhất hiện nay và mỗi cách cần thực hiện theo thao tác như sau:

Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng trực tiếp

Cách gửi hóa đơn điện tử trực tiếp cho khách hàng chủ yếu được áp dụng khi bên tiến hành cung cấp hàng hóa, dịch vụ gửi hóa đơn điện tử đến cho những khách hàng thực hiện mua hàng trên hệ thống phần mềm online của doanh nghiệp bán hàng hay cung cấp dịch vụ.

Chi tiết hơn, cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng trực tiếp cần thực hiện theo các bước như sau:

• Trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp hay bên cung cấp hàng hóa đang sử dụng, tiến hành lập hóa đơn điện tử theo mẫu.
• Thực hiện ký số lên trên hóa đơn điện tử.
• Sau khi khách hàng đã mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp qua hình thức trực tuyến, doanh nghiệp cần truyền trực tiếp hóa đơn điện tử cho khách hàng trên hệ thống theo như cách thức truyền nhận hóa đơn mà 2 bên mua bán đã thoả thuận.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng, trong trường hợp đơn vị kế toán là người mua hàng hóa thì bên mua hàng hóa phải thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử. Đồng thời, hóa đơn điện tử khi có đầy đủ chữ ký của cả 2 bên mua và bán phải thực hiện truyền nhận theo như thỏa thuận giữa 2 bên.

Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua tổ chức trung gian

Hình thức gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua tổ chức trung gian là hình thức mà bên bán hay cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian để tiến hành tạo lập hóa đơn. Sau đó những dữ liệu này mới được gửi cho khách hàng trên hệ thống đó.

Tiến trình gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng thông qua tổ chức trung gian được thực hiện như sau:

• Đầu tiên bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ truy cập vào hệ thống tạo lập hóa đơn vị từ của tổ chức trung gian mà doanh nghiệp mình sử dụng để tiến hành khởi tạo hóa đơn điện tử theo như mẫu mà tổ chức trung gian đã cung cấp. Ngoài ra, bên bán cũng có thể linh hoạt đưa những dữ liệu hóa đơn điện tử nội bộ, riêng biệt của công ty mình vào hệ thống tổ chức trung gian để họ cung cấp cho giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp.
• Tiếp theo, bên bán tiến hành ký số lên trên hóa đơn điện tử nếu hóa đơn đó được lập bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của đơn vị tổ chức trung gian.
• Bên bán tiến hành gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng là bên mua qua hệ thống cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian.

Tuy nhiên, trong trường hợp bên mua hàng hóa là đơn vị kế toán, bên mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán sẽ phải thực hiện ký điện tử lên trên hóa đơn nhận được rồi tiến hành gửi lại cho bên bán qua hệ thống cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian.

MobiFone Invoice – Phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu

Phần mềm hóa đơn điện từ MobiFone Invoice là một giải pháp thông minh về hóa đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam được triển khai bởi công ty MobiFone. Sau nhiều năm tìm tòi, nghiên cứu và hoạt động, MobiFone Invoice chắc chắn là một giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với đa dạng các loại hình kinh doanh doanh nghiệp hiện nay.

Phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice đã được Tổng cục thuế chứng nhận là đạt chuẩn, đáp ứng mọi yêu cầu về nghiệp vụ cũng như sự bảo mật, an toàn, đi kèm với khả năng hoạt động ổn định, mang lại hiệu quả lâu dài cho doanh nghiệp.

Phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice đảm bảo:

• Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử đã được quy định rõ ràng trong nghị định 123 và thông tư 78.
• Tiết kiệm rất nhiều thời gian nhập liệu và quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp cũng như chi phí mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra để lưu trữ hóa đơn.
• Đơn giản hóa trong khâu tạo lập, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử trên mọi nền tảng website và mobile.
• Dễ dàng tích hợp thêm với các phần mềm khác như phần mềm kế toán phần mềm, bán hàng, quản lý hoá đơn đầu vào.
• Có thể kết nối trực tiếp với Tổng cục thuế.
• Đảm bảo an toàn về bảo mật và dữ liệu cho doanh nghiệp, cam kết không xảy ra các trường hợp rò rỉ thông tin.
• Với mọi thủ tục liên quan đến phát hành hóa đơn điện tử hay xử lý khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình sử dụng phần mềm, chúng tôi đều sẵn sàng hỗ trợ 24/7.

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất mà Giải pháp số MobiFone hướng dẫn cho bạn về các thao tác gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng sao cho chuẩn xác nhất. Nếu bạn còn bất kỳ vấn đề gì thắc mắc hay có nhu cầu tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử MobiFone Invoice của chúng tôi, hãy nhanh chóng liên hệ qua hotline để được đội ngũ nhân viên tư vấn giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.