Cách hủy hóa đơn điện tử nhanh gọn, dễ dàng cho bạn tham khảo

Hiện nay, Việc sử dụng hóa đơn giấy đã được thay thế hoàn toàn bằng hóa đơn điện tử để nhanh chóng và tránh được nhiều sai sót. Tuy nhiên, trong trường hợp cần thiết, việc hủy hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Vậy hủy hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của MobiFone Chuyển đổi số để có câu trả lời nhé.

1. Quy trình hủy hóa đơn điện tử

Việc hủy HĐĐT cần diễn ra theo đúng quy trình sau:

• Kiểm tra thông tin hóa đơn cần hủy để đảm bảo rằng đây là hóa đơn cần hủy.
• Lập đơn hủy hóa đơn điện tử và cung cấp đầy đủ thông tin hóa đơn cần hủy.
• Gửi đơn hủy hóa đơn điện tử (qua email hoặc fax đến cơ quan cấp hóa đơn điện tử).
• Chờ xác nhận từ cơ quan cấp hóa đơn điện tử.
• Lưu trữ biên bản hủy hóa đơn điện tử: Biên bản về việc hủy hóa đơn điện tử cần được lưu giữ lại trong vòng 10 năm kể từ ngày lập biên bản để đối chiếu và kiểm tra các thông tin liên quan đến hóa đơn trong trường hợp cần thiết.

2. Phương pháp hủy hóa đơn điện tử

Để hủy một HĐĐT, bạn có thể tham khảo 4 phương pháp đơn giản nhất dưới đây.

Phương pháp hủy HĐĐT thông qua phần mềm quản lý hóa đơn điện tử

Phương pháp này được áp dụng cho các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm quản lý HĐĐT và chọn chức năng “Hủy hóa đơn điện tử”. 
• Bước 2: Điền đầy đủ thông tin hóa đơn cần hủy như: số hóa đơn, ngày phát hành, mẫu số hóa đơn, tổng giá trị hóa đơn, mã số thuế, người nhận hóa đơn,…
• Bước 3: Gửi yêu cầu hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan cấp HĐĐT.

Phương pháp hủy hóa đơn điện tử thông qua email

Đây được coi là một cách hủy HĐĐT phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử.

Để hủy hóa đơn điện tử thông qua email, doanh nghiệp cần viết đơn hủy HĐĐT và gửi đến địa chỉ email của cơ quan cấp hóa đơn điện tử. 

Trong đơn hủy HĐĐT, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin hóa đơn cần hủy như: số hóa đơn, ngày phát hành, mẫu số hóa đơn, tổng giá trị hóa đơn, mã số thuế,….

Phương pháp hủy hóa đơn điện tử thông qua fax

Phương pháp dễ làm tuy nhiên, phương pháp này đã không còn được sử dụng nhiều. 

Để hủy hóa đơn điện tử thông qua fax, doanh nghiệp cần viết đơn hủy hóa đơn điện tử và fax đến số fax của cơ quan cấp hóa đơn điện tử. 

Trong đơn hủy HĐĐT, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin hóa đơn cần hủy như: số hóa đơn, ngày phát hành, mẫu số hóa đơn, tổng giá trị hóa đơn, mã số thuế,…

Phương pháp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Trong trường các hóa đơn điện tử đã được phát hành có sai sót cần phải hủy, bạn cần tiến hành hủy HĐĐT theo các bước sau:

Bước 1: Lập đơn hủy hóa đơn điện tử và cung cấp đầy đủ thông tin hóa đơn đã phát hành cần hủy.

Bước 2: Gửi đơn hủy hóa đơn điện tử cho đơn vị mà hóa đơn đã phát hành: Đơn vị cấp hóa đơn điện tử đã phát hành hóa đơn cần được thông báo về việc hủy hóa đơn (có thể gửi đơn hủy HĐĐT thông qua email hoặc fax ).

Bước 3: Xác nhận và lập biên bản hủy hóa đơn điện tử: Sau khi nhận được thông tin hủy hóa đơn, đơn vị cấp hóa đơn điện tử sẽ tiến hành kiểm tra thông tin và xác nhận việc hủy HĐĐT. 

Bước 4: Lưu trữ biên bản hủy HĐĐT (đây là bản ghi chép quan trọng để đối chiếu và kiểm tra các thông tin liên quan đến hóa đơn đã phát hành và đã hủy trong trường hợp cần thiết và cần được lưu trữ biên bản hủy HĐĐT trong vòng 10 năm kể từ ngày lập biên bản).

3. Biên bản hủy hóa đơn điện tử

Khi nhận được yêu cầu hủy HĐĐT, cơ quan cấp hóa đơn điện tử sẽ tiến hành kiểm tra thông tin hóa đơn cần hủy và thông báo lại kết quả xử lý. 

Nếu đúng là hóa đơn cần hủy, cơ quan cấp hóa đơn điện tử sẽ lập biên bản hủy HĐĐT.  Dù không bắt buộc nhưng doanh nghiệp vẫn nên lập biên bản hủy HĐĐT để đảm bảo sự thống nhất giữa các bên.

Biên bản hủy hóa đơn điện tử bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin về doanh nghiệp yêu cầu hủy HĐĐT: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế,…
• Thông tin về hóa đơn điện tử cần hủy: Số hóa đơn, ngày phát hành, mẫu số hóa đơn, tổng giá trị hóa đơn, mã số thuế,…
• Lý do hủy hóa đơn điện tử.
• Kết quả xử lý: Cơ quan cấp hóa đơn điện tử sẽ ghi rõ kết quả xử lý sau khi tiến hành kiểm tra thông tin hóa đơn cần hủy.

Hy vọng những chia sẻ trên đây của MobiFone Chuyển đổi số sẽ mang lại những thông tin hữu ích cho bạn về vấn đề hủy hóa đơn điện tử. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn, giải đáp các thắc mắc và đừng quên theo dõi MobiFone để cập nhật những thông tin hữu ích khác nhé.