Cách viết hóa đơn điện tử – 14 nội dung cần có

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, việc nắm bắt được cách viết hóa đơn điện tử và các nội dung bắt buộc là điều vô cùng cần thiết. Điều 10 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định rất rõ về những nội dung bắt buộc phải có trong hóa đơn điện tử. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang thắc mắc về vấn đề này, hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của Giải pháp số MobiFone để có được những thông tin hữu ích nhất nhé!

Tên hóa đơn, ký hiệu, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Theo điều 8, nghị định 123/2020/NĐ-CP, tên của hóa đơn điện tử đã được quy định rất rõ trong điều khoản này. Hóa đơn được viết với những cái tên như: hóa đơn GTGT, hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hay tem, vé, thẻ.

Về ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, cách viết hóa đơn điện tử về hai loại ký hiệu phải được thực hiện đúng theo quy định của Bộ Tài Chính, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tên liên hóa đơn

Cách viết hóa đơn điện tử đối với tên liên hóa đơn sẽ áp dụng theo hóa đơn được đặt in bởi cơ quan thuế và hướng dẫn cụ thể của Bộ Tài Chính. Trong đó, mỗi số hóa đơn có 3 liên: Lưu (liên 1), giao cho người mua (liên 2) và nội bộ (liên 3).

Số hóa đơn

Số hóa đơn chính là dãy số thứ tự được in trên hóa đơn theo như quy định trong Thông tư 78. Đây là một dãy chữ số Ả-rập với tối đa 8 chữ số. Về việc đánh số hóa đơn, hóa đơn điện tử sẽ được đánh số theo thứ tự từ nhỏ đến lớn ngay trên hóa đơn trong trường hợp hóa đơn được cơ quan thuế đặt in. Còn đối với trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc mà chúng tôi đã nêu trên thì hệ thống hóa đơn điện tử vẫn phải đảm bảo không sử dụng trùng lặp dãy số và có sự tăng dần theo thời gian.

Thông tin người bán

Hóa đơn điện tử phải cung cấp đầy đủ các thông tin chi tiết về bên bán như: tên, địa chỉ mà mã số thuế.

Thông tin người mua

Hóa đơn điện tử phải cung cấp đầy đủ các thông tin chi tiết về bên mua như: tên, địa chỉ mà mã số thuế.

• Trường hợp bên mua là doanh nghiệp đã có mã số thuế: Trong trường hợp này, tên hay địa chỉ của người mua sẽ được viết ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin để có thể dễ dàng xác định được địa chỉ cũng như tên cụ thể của doanh nghiệp phù hợp với loại hình kinh doanh.
• Trường hợp bên mua không có mã số thuế: Đối với cá nhân không có mã số thuế thì trên hóa đơn điện tử vẫn phải thể hiện rõ tên cũng như địa chỉ của người mua. Trong trường hợp người mua là người nước ngoài, thông tin về địa chỉ có thể được thay thế bằng hộ chiếu của họ.

Thông tin về hàng hóa, dịch vụ

Một số thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ sẽ được cung cấp ở nội dung này. Cách viết hóa đơn điện tử với đầy đủ sẽ bao gồm những thông tin về hàng hóa, dịch vụ như đơn vị tính, số lượng, loại hàng hóa, đơn giá từng loại cũng như thành tiền khi chưa có thuế, mức thuế suất giá trị gia tăng hay tổng số tiền bao gồm cả thuế giá trị gia tăng khi thanh toán đều phải khai báo thật đầy đủ.

Chữ ký của người mua và người bán

• Đối với loại hóa đơn được cơ quan thuế trực tiếp đặt in, trên hóa đơn phải có những thông tin, mục riêng bao gồm có chữ ký của người báo đi kèm với đóng dấu và cả chữ ký của người mua.
• Đối với hóa đơn điện tử, chữ ký số sẽ được sử dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức là người bán. Còn trong trường hợp người bán là cá nhân thì chữ ký số sẽ được phép sử dụng của những cá nhân được ủy quyền.

Tuy nhiên, khi viết hóa đơn điện tử, không quá bắt buộc phải sử dụng chữ ký số của cả người mua và người bán. Điều này đã được quy định rất rõ tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm mà doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử phải được cung cấp đầy đủ và rõ ràng theo định dạng ngày, tháng, năm lấy theo năm dương lịch. Điều này đã được hướng dẫn vô cùng chi tiết tại Điều 9, Nghị định 123.

Thời điểm thực hiện ký số

Thời điểm mà doanh nghiệp hay cá nhân thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử chính là thời điểm họ sử dụng chữ ký số riêng của doanh nghiệp hay của cá nhân mình thì thực hiện ký trên các loại hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong trường hợp hóa đơn điện tử lập có thời điểm ký số trên hóa đơn không trùng khớp với thời điểm lập hóa đơn thì khi đó, thời điểm khai thuế sẽ được xác định là thời điểm lập hóa đơn.

Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử

Đối với những doanh nghiệp, tổ chức đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì bắt buộc trên hóa đơn điện tử phải hiển thị dòng mã này mới được cho là hóa đơn hợp lệ và đang được sử dụng hợp pháp.

Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu, khuyến mãi và một số nội dung khác liên quan

Cách viết hóa đơn điện tử đối với khoản mục này sẽ tùy thuộc vào từng hóa đơn mà có mức chiết khấu thương mại, khuyến mại khác nhau.

Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hoá đơn

Những thông tin về tên mã số thuế của những tổ chức, doanh nghiệp nhận in hoá đơn phải được cung cấp đầy đủ ở nội dung này.

Chữ viết, chữ số và đồng tiền trên hóa đơn

Toàn bộ chữ viết được hiển thị trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải là tiếng việt. Trong trường hợp muốn ghi thêm chữ nước ngoài, cần phải đặt trong ngoặc hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng việt. Đồng tiền sử dụng và ghi trên hóa đơn phải là Việt Nam Đồng. Tuy nhiên, trong trường hợp bán các loại hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ thì có thể ghi tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn điện tử bằng đồng ngoại tệ mà không phải quy đổi ra Việt Nam Đồng.

Một số nội dung khác trên hóa đơn điện tử

Ngoài những thông tin cần có về cách viết hóa đơn điện tử mà chúng tôi đã cung cấp phía trên, doanh nghiệp có thể thoải mái bổ sung một số thông tin về logo thương hiệu theo một số đặc trưng về hình ảnh đại diện và sản phẩm của mình. Tùy theo đặc điểm của giao dịch mua bán, trên hóa đơn điện tử có thể cung cấp nhiều thông tin chi tiết hơn về hợp đồng mua bán hay việc vận chuyển hàng hóa.

Trên đây là những quy định đầy đủ và chi tiết nhất về cách viết hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Nếu bạn còn bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến vấn đề này, hãy nhanh chóng liên hệ cho Giải pháp số MobiFone để được chúng tôi tư vấn kỹ càng hơn nhé!