Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử quan trọng cần tuân thủ

Các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử là điều mà doanh nghiệp cần phải đặc biệt nắm vững để đảm bảo tính hợp pháp cho hóa đơn điện tử trong quá trình sử dụng. Liệu doanh nghiệp của bạn đã viết các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử đang được quy định hiện nay là gì hay chưa? Hãy tham khảo bài viết sau đây của Giải pháp số MobiFone để có thêm những thông tin cụ thể hơn về vấn đề này nhé!

Căn cứ pháp lý của các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử được quy định dựa trên các văn bản luật hiện hành sau đây:

• Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến và bảo đảm truy cập tiện dụng đối với một số trang thông tin điện tử, cổng thông tin dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước.
• Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung quan trọng về hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

3 nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Khi doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải lưu ý tuân thủ theo 3 nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử mà chúng tôi đưa ra dưới đây:

Nguyên tắc xuất hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng chính là một loại hóa đơn làm tăng thêm giá trị hàng hoá, dịch vụ bằng cách tính thêm thuế. Phần tiền thuế tăng thêm này sẽ được đóng vào ngân sách nhà nước phục vụ cho quá trình sản xuất, phân phối và tiêu dùng sản phẩm.

Dưới đây là những nội dung mà khi tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng cần phải tuân thủ:

• Tất cả những nghiệp vụ kinh tế đã được phát sinh trong doanh nghiệp phải trùng khớp với nội dung ghi trên hóa đơn.
• Không có bất kỳ lỗi tẩy xóa sửa chữa nào trên hóa đơn.
• Chỉ được sử dụng một màu mực để viết khi lập hóa đơn và tuyệt đối không dùng những loại mực dễ phai màu.
• Liên hóa đơn giá trị gia tăng bắt buộc phải giống nhau và theo thứ tự.
• Tất cả những nội dung trên hóa đơn phải được viết liền mạch, không được ngắt quãng, gián đoạn và tuyệt đối không được viết đè lên chữ đã được in.

Nguyên tắc quy định đối với các tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Tất cả những nội dung, tiêu thức có trên hóa đơn điện tử đều phải đảm bảo đúng như nghị định để có thể dễ dàng xác định tính hợp lệ của hóa đơn. Những nội dung cần có là:

• Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số và số hóa đơn điện tử
• Tên, địa chỉ cùng với mã số thuế của người bán và người mua (không bắt buộc với người mua).
• Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền sản phẩm khi chưa có thuế GTGT, mức thuế suất GTGT và thành tiền sản phẩm sau khi đã có thuế GTGT.
• Tổng số tiền mà bên mua cần phải thanh toán.
• Chữ ký số của hai bên mua và bán.
• Thời điểm lập hóa đơn và mã cơ quan thuế (nếu có).
• Phí và lệ phí trong ngân sách nhà nước và một số nội dung khác.

Tất cả những nội dung trên đây đều là bắt buộc đối với các hóa đơn, hợp đồng mua bán hàng hóa cùng với những cam kết, thỏa thuận của hai bên nên khi xuất hóa đơn cần đảm bảo tính chính xác, đầy đủ thông tin tránh xảy ra những sai sót không đáng có.

Nguyên tắc xử lý đối với hóa đơn điện tử bị xuất sai

Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử sau đó phát hiện có sai sót xảy ra thì cần xử lý như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được xuất và gửi cho bên mua nhưng bên bán chưa tiến hành giao hàng hoặc đã giao hàng cho bên mua nhưng chưa kê khai thuế.

Trong trường hợp này, nếu nhận được sự đồng ý hủy hóa đơn điện tử từ cả 2 bên thì hóa đơn điện từ bị xuất sai này sẽ tiến hành bị hủy bỏ. Tuy nhiên, hóa đơn đã được hủy bỏ vẫn phải được lưu giữ để có thể phục vụ cho mục đích kiểm tra, rà soát sau này của các cơ quan chức năng. Sau khi đã hủy bỏ hóa đơn sai sót, người bán thực hiện lập lại hóa đơn điện tử mới và tiếp tục gửi cho bên mua, trong đó phải có dòng chữ rõ ràng “hóa đơn thay thế cho số hóa đơn…”.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã được gặp và gửi cho người mua và bên mua cũng đã tiến hành kê khai thuế.

Đối với trường hợp này, ngay khi phát hiện đã xảy ra sai sót khi xuất hóa đơn điện tử, cả 2 bên mua và bán đều phải tiến hành lập một văn bản thỏa thuận để điều chỉnh những sai sót có trong hợp đồng điện tử bao gồm đầy đủ chữ ký của 2 bên. Tiếp sau đó, bên bán cần thực hiện lập lại hóa đơn điện tử điều chỉnh rõ những nội dung đã bị sai sót và căn cứ vào hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh đó, 2 bên mua và bán thực hiện việc điều chỉnh theo quy định của pháp luật.

Xuất hóa đơn điện tử cần lưu ý điều gì?

Dưới đây là một số lưu ý mà doanh nghiệp cần phải nhớ khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử:

• Trong trường hợp bên mua không yêu cầu hoặc không có nhu cầu lấy hóa đơn điện tử, bên bán vẫn phải có nghĩa vụ xuất hóa đơn và ghi rõ, ghi chú rằng khách hàng không lấy hóa đơn.
• Mức thuế suất được quy định khi xuất hóa đơn điện tử phải được ghi chính xác tuyệt đối.
• Doanh nghiệp chỉ được phép xuất hóa đơn điện tử đối với những sản phẩm hay ngành hàng đã đăng ký kinh doanh hoặc đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi cơ quan có thẩm quyền.
• Tất cả những nội dung được ghi trong hóa đơn điện tử đều phải đảm bảo chính xác.
•  Từ ngày 1/11/2020 đến nay, doanh nghiệp cần phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử tại tất cả các lần bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ mà không phân biệt giá trị hóa đơn.

Những nội dung về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử đều phải được những doanh nghiệp và kế toán của doanh nghiệp đó nắm bắt chi tiết mọi nội dung để tránh xảy ra những sai sót trong quá trình áp dụng. Doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử MobiFone Invoice được phát triển bởi công ty MobiFone. Đây là một giải pháp vô cùng hữu hiệu cho doanh nghiệp trong việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử hợp pháp và đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng.

Trên đây là toàn bộ những thông tin hữu ích về các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần phải đặc biệt lưu ý. Nếu doanh nghiệp còn bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này hay có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử MobiFone Invoice của chúng tôi, hãy nhanh chóng liên hệ để được đội ngũ nhân viên giải đáp và tư vấn kỹ càng hơn.