So sánh giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử – Lựa chọn tối ưu trong kỷ nguyên số

Trong thời đại chuyển đổi số, việc tối ưu quy trình quản lý tài chính là yếu tố sống còn đối với sự phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp. Một trong những bước đi quan trọng là chuyển đổi từ hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử hiện đại. Cả hai loại hình này đều phục vụ nhu cầu lưu trữ và giao dịch, nhưng hóa đơn điện tử đang chứng tỏ ưu thế vượt trội về hiệu quả, chi phí và bảo mật.

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết sự khác biệt giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử để doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án phù hợp nhất trong hành trình số hóa.

Tổng quan về hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy là chứng từ được lập dưới dạng văn bản in, bao gồm các loại như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem, vé, phiếu thu tiền. Hóa đơn giấy thường yêu cầu các doanh nghiệp tự in hoặc đặt in từ nhà cung cấp, sau đó thực hiện lưu trữ dưới dạng bản cứng.

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập và gửi đi dưới dạng dữ liệu điện tử. Bao gồm các hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu pháp lý hiện hành.

So sánh giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Bảng so sánh chi tiết

Tiêu chí	Hóa đơn giấy	Hóa đơn điện tử
Thời gian phát hành	Mất nhiều thời gian in ấn, giao nhận, ký kết và lưu trữ.	Phát hành và gửi đi chỉ trong vài phút thông qua nền tảng số.
Chi phí	Chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ cao.	Tiết kiệm tới 70% chi phí liên quan.
Lưu trữ	Tốn không gian, dễ thất lạc hoặc hư hỏng.	Lưu trữ trên hệ thống điện tử, an toàn và dễ dàng truy xuất.
Tính pháp lý	Yêu cầu chữ ký tay và dấu mộc để đảm bảo giá trị pháp lý.	Sử dụng chữ ký số, đáp ứng quy định pháp luật hiện hành.
Độ bảo mật	Dễ bị giả mạo, mất mát hoặc thất lạc khi vận chuyển.	Dữ liệu được mã hóa và bảo mật cao trên nền tảng số.
Khả năng tra cứu	Thủ công, mất nhiều thời gian.	Tra cứu nhanh chóng, chính xác trên hệ thống điện tử.
Quản lý và xử lý lỗi	Phát hiện và xử lý sai sót phức tạp, tốn thời gian và nguồn lực.	Tự động phát hiện sai sót và chỉnh sửa dễ dàng.

Tại sao doanh nghiệp nên chuyển sang hóa đơn điện tử?

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ là xu thế mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

• Quy trình phát hành hóa đơn được tự động hóa hoàn toàn, từ việc lập, ký đến gửi và lưu trữ.
• Loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, vận chuyển và không gian lưu trữ cho hóa đơn giấy.
• Tăng tốc độ xử lý giao dịch, giúp tối ưu hóa nguồn lực và năng suất làm việc.

Nâng cao tính bảo mật và an toàn

• Dữ liệu hóa đơn điện tử được mã hóa và lưu trữ trên hệ thống bảo mật đạt chuẩn quốc tế.
• Giảm thiểu nguy cơ thất lạc, giả mạo hoặc mất mát hóa đơn trong quá trình giao dịch.

Tuân thủ quy định pháp luật

• Hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Việc chuyển đổi không chỉ giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa quy trình quản lý hóa đơn mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Dễ dàng quản lý và tra cứu

• Hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống điện tử, giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin khi cần.
• Tích hợp với các phần mềm kế toán và hệ thống ERP, CRM, hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả hơn.

Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Để triển khai hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý và mang lại giá trị sử dụng cao. MobiFone Invoice là một trong những giải pháp nổi bật trên thị trường hiện nay, với những ưu điểm vượt trội:

Triển khai nhanh chóng

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng.
• Quá trình tích hợp đơn giản, nhanh chóng, không gây gián đoạn công việc.

Bảo mật cao

• Sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho thông tin hóa đơn.
• Dữ liệu được sao lưu tự động và lưu trữ trên hệ thống đạt chuẩn bảo mật quốc tế.

Tích hợp linh hoạt

• Hỗ trợ kết nối với phần mềm kế toán, ERP, CRM, tạo nên hệ thống quản lý tài chính đồng bộ và hiệu quả.

Hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7

• Đội ngũ kỹ thuật viên của MobiFone luôn sẵn sàng giải đáp và hỗ trợ mọi vấn đề của doanh nghiệp.

Kết luận

So với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích về thời gian, chi phí và hiệu quả quản lý mà còn giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt các yêu cầu pháp luật và nâng cao tính cạnh tranh.

Lựa chọn giải pháp MobiFone Invoice là bước đi thông minh để doanh nghiệp bắt nhịp với xu hướng số hóa, tối ưu hóa quy trình tài chính và phát triển bền vững. Đừng chần chừ, hãy chuyển đổi ngay hôm nay để dẫn đầu trong kỷ nguyên số!