Xử lý hóa đơn điện tử viết sai – Phần 3

Trong phần trước, chúng ta đã cùng tìm hiểu về những lỗi phổ biến trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử và cách khắc phục chúng. Tuy nhiên, những sai sót không chỉ dừng lại ở đó. Hãy cùng MobiFone Chuyển đổi số tìm hiểu các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai phần 3 ngay bây giờ nhé.

Hóa đơn điện tử bị viết sai sẽ gây ra những khó khăn gì cho doanh nghiệp?

Hóa đơn điện tử là một trong những công cụ quản lý tài chính hiệu quả, được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Chính vì vậy, việc hóa đơn điện tử bị sai sót sẽ gây ra các khó khăn cho doanh nghiệp.

Không được chấp nhận 

Nếu hóa đơn bị viết sai quá nhiều, nó có thể không được chấp nhận bởi cơ quan thuế hoặc bên nhận hóa đơn. Điều này sẽ dẫn đến việc phải làm lại hóa đơn và gây mất thời gian, công sức và tài nguyên.

Có thể bị phạt

Nếu hóa đơn không đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị phạt hoặc bị trừ điểm trong việc tuân thủ các quy định liên quan đến kê khai thuế. Điều này sẽ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Trách nhiệm tài chính

Việc viết sai trên hóa đơn điện tử có thể dẫn đến sự không phù hợp với các giao dịch kế toán và tài chính. Nếu không có hóa đơn đầy đủ và chính xác, doanh nghiệp của bạn có thể phải đối mặt với những sai sót trong việc thanh toán thuế hoặc vi phạm quy định về quản lý tài chính.

Mất khách hàng

Việc viết sai trên hóa đơn điện tử có thể gây ra những rắc rối cho khách hàng của bạn, làm họ phải mất thời gian để giải quyết vấn đề và có thể làm giảm sự hài lòng của khách hàng đối với bạn.

Để tránh gặp phải các rắc rối đó, hãy cùng Mobifone tìm hiểu các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai nhé.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai mã số Thuế 

Việc viết sai mã số Thuế trên hóa đơn điện tử là một vấn đề nghiêm trọng cần được giải quyết ngay và hoàn chỉnh. Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai mã số Thuế phụ thuộc vào việc hóa đơn đã được gửi cho khách hàng hay chưa.

Trường hợp chưa gửi cho khách hàng

Bước 1: Lập biên bản theo Mẫu số 04 để thông báo cho Cơ quan Thuế về sai sót về mã số Thuế.

Bước 2: Hủy bỏ hóa đơn điện tử bị sai mã số Thuế.

Bước 3: Tạo hóa đơn điện tử mới, ký số, gửi đến Cơ quan Thuế để cấp mã số cho hóa đơn điện tử mới và gửi hóa đơn điện tử mới cho khách hàng.

Trường hợp đã gửi cho khách hàng

Đối với HĐĐT bị sai mã số Thuế nhưng đã gửi cho khách hàng, doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 2 cách:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế.

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên người mua hàng

Việc viết sai tên người mua hàng trên hóa đơn điện tử là một trường hợp dễ thấy. Vì vậy, khi mặc phải sai sót này, bạn không cần quá lo lắng mà hãy bình tĩnh để tìm ra cách xử lý tốt nhất cho cả đôi bên nhé. Để xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên người mua hàng, doanh nghiệp có thể phân ra 2 trường hợp là hóa đơn đã có mã của cơ quan Thuế và hóa đơn chưa có mã của cơ quan Thuế.

Đối với HĐĐT đã có mã của cơ quan Thuế

Theo quy định của pháp luật, đối với HĐĐT bị sai sót về tên của người mua hàng nhưng chưa có mã số Thuế của cơ quan Thuế, doanh nghiệp có thể xử lý theo 3 bước sau đây:

Bước 1: Báo cho người mua về việc HĐĐT có sai sót về tên người mua.

Bước 2: Lập biên bản theo Mẫu số 04 của Bộ Tài Chính để thông báo cho Cơ quan Thuế về sai sót có trên hóa đơn.

Bước 3: Cả bên bán và bên mua lập biên bản điều chỉnh sai sót nói trên.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần phải lập lại hóa đơn mới.

Đối với HĐĐT chưa có mã của cơ quan Thuế

Nếu doanh nghiệp nhập sai tên của người mua hàng trên hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, có thể tham khảo 2 giải pháp sau đây.

Đối với hóa đơn chưa gửi cho Cơ quan Thuế

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp có thể tiến hành xử lý theo bước sau:

Bước 1: Lập biên bản hủy bỏ HĐĐT có sai sót về tên người mua hàng, có ghi rõ lỗi sai đã nói trên.

Bước 2: Tiến hành lập lại hóa đơn mới.

Bước 3: Gửi lại HĐĐT mới lập cho bên mua.

Trường hợp này, doanh nghiệp không cần lập Mẫu số 4 và gửi cho cơ quan Thuế.

Đối với hóa đơn đã gửi cho Cơ quan Thuế

Trong tình huống này, người bán đã xuất hóa đơn và đã gửi lên cơ quan thuế, vì vậy việc xử lý sẽ có phần rắc rối hơn nên cần đặc biệt chú ý và giải quyết nhanh chóng để tránh gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng . Doanh nghiệp có thể tiến hành xử lý như sau:

Bước 1: Lập biên bản có ghi rõ sai sót nói trên của HĐĐT, có chữ ký xác nhận của cả bên bán và bên mua.

Bước 2: Tiến hành lập biên bản theo Mẫu số 04 của BTC để thông báo về sai sót này cho Cơ quan Thuế.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai ngày

Trong quá trình làm việc, kế toán không tránh khỏi các lỗi kỹ thuật như việc xuất hóa đơn điện tử với ngày sai. Tuy nhiên, cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai ngày không có nhiều khác biệt so với hóa đơn giấy.

Tương tự như hóa đơn giấy, kế toán cần căn cứ vào từng trường hợp sai sót cụ thể để áp dụng các phương pháp điều chỉnh theo đúng quy định.

Đối với HĐĐT chưa gửi cho khách hàng

Để xử lý hóa đơn điện tử viết sai ngày tháng năm, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần phải hủy hóa đơn điện tử bị sai ngày tháng năm bằng cách thông báo cho cơ quan thuế về việc hóa đơn đã lập bị sai.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới: Sau khi đã hủy hóa đơn điện tử cũ, doanh nghiệp cần phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số điện tử và gửi lên cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới. Sau đó, doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua.

Điều quan trọng là phải đảm bảo tính chính xác và đúng quy định khi thực hiện các thủ tục trên để tránh gây rắc rối cho doanh nghiệp và các bên liên quan.

Đối với HĐĐT đã gửi cho khách hàng

Bước 1: Thông báo vấn đề cho người mua: Doanh nghiệp cần thông báo cho người mua về sự cố sai sót trên hóa đơn điện tử liên quan đến ngày tháng năm.

Bước 2: Thông báo đến cơ quan thuế: Người lập hóa đơn cần phải thông báo cho cơ quan thuế về vấn đề này. Tuy nhiên, trong trường hợp này, không bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế.

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai đơn giá

Tương tự như xử lý hóa đơn điện tử viết sai ngày, việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai đơn giá cũng có thể chia ra 2 trường hợp để có thể xử lý dễ dàng hơn.

Đối với HĐĐT chưa gửi cho khách hàng

Doanh nghiệp cần thực hiện 4 bước sau đây:

Bước 1: Lập biên bản theo Mẫu số 04 để thông báo về sai sót cho Cơ quan Thuế.

Bước 2: Hủy HĐĐT có sai sót.

Bước 3: Lập HĐĐT mới.

Bước 4: Gửi HĐĐT mới cho khách hàng.

Đối với HĐĐT đã gửi cho khách hàng

Với trường hợp hóa đơn đã được gửi đến cho khách hàng, doanh nghiệp có thể xử lý theo 2 cách:

• Lập hóa đơn điều chỉnh.
• Lập hóa đơn thay thế.

Sau đó tiến hành gửi cho Cơ quan Thuế để xin mã số Thuế mới và gửi lại cho người mua.

Hy vọng các thông tin về các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai của chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những thông tin hữu ích và cần thiết. Hãy thường xuyên theo dõi MobiFone Chuyển đổi số để cập nhật thêm các thông tin cần thiết khác nhé.