Hóa đơn điện tử hợp lệ khi nào? Cách kiểm tra đơn giản nhất

Tất cả các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay đều đang áp dụng hóa đơn điện tử vào trong quá trình hoạt động của công ty mình. Trong đó, chắc hẳn doanh nghiệp vẫn đang thắc mắc hóa đơn điện tử hợp lệ cần đáp ứng những tiêu chí nào và làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử? Bài viết sau đây của Giải pháp số Mobifone sẽ giải đáp chi tiết nhất cho bạn về vấn đề này. Cùng theo dõi nhé!

Hóa đơn điện tử hợp lệ cần thỏa mãn điều kiện gì?

Hóa đơn điện tử hợp lệ là một hóa đơn điện tử đã được thể hiện toàn bộ thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử do bên bán phụ trách tạo lập và lưu trữ. Mục đích của việc tạo lập những hóa đơn điện tử hợp lệ là để ghi nhận chính xác những thông tin đầu vào cùng một nghiệp vụ bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ.

Nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ

Nội dung về cách phân biệt hóa đơn điện tử hợp lệ đã được ghi rất rõ ràng tại Khoản 3 Điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính. Theo đó, hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện như sau:

Những thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải đảm bảo sự toàn vẹn và tin cậy. Ở đây, tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn của thông tin chính là thông tin chưa bị thay đổi và bao gồm đầy đủ, không tính đến những thay đổi có thể phát sinh trong hình thức trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Tất cả những thông tin, nội dung có trong hóa đơn điện tử phải dễ dàng truy cập và sử dụng khi cần thiết. Theo đó, nội dung trong hóa đơn điện tử hợp lệ phải bao gồm những thông tin cơ bản dưới đây:

• Thông tin cơ bản về hóa đơn bao gồm mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự của hóa đơn điện tử.
• Thông tin bên bán và bên mua trên hóa đơn điện tử bao gồm tên công ty, địa chỉ và mã số thuế đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.
• Các nội dung không thể thiếu về hàng hóa hay dịch vụ cung cấp bao gồm tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, đơn giá và thành tiền, mức thuế suất, tổng tiền thuế sau khi đã có thuế suất và tổng tiền thanh toán.
• Cuối cùng là chữ ký số của người mua hàng và người bán hàng.

Có thể nói hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải xét đến một số tiêu chí khác so với hóa đơn giấy thông thường. Chính vì thế, những thông tin cơ bản về tính hợp lệ của hóa đơn giấy hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải xét thêm một số chỉ tiêu sau:

• Bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
• Liên của hóa đơn điện tử.
• Chữ ký điện tử.
• Định dạng của hóa đơn điện tử là XML và không bị sửa đổi kèm với một bản thể hiện mang định dạng PDF.
• Ký hiệu số serial.

Lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ

• Hóa đơn điện tử phải được viết bằng tiếng Việt có dấu và đảm bảo đúng chính tả. Trong trường hợp hóa đơn cần ghi thêm một số chữ nước ngoài thì phần chữ nước ngoài phải được đặt trong ngoặc đơn hoặc đặt dưới dòng chữ tiếng việt mang tính chất chú thích với cỡ chữ nhỏ hơn.
• Trường hợp hóa đơn điện tử không cần thiết phải bắt buộc có chữ ký của bên mua, dấu của bên bán là trường hợp hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn cung cấp dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng. Trong trường hợp này, tổ chức hay doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ đó tự mình khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn.

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử hợp lệ sẽ được cập nhật rất chi tiết trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế. Do đó, doanh nghiệp cần truy cập vào địa chỉ trang web https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ để kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ. Doanh nghiệp tiến hành kiểm tra theo những bước như sau:

Bước 1: Điền đầy đủ thông tin tra cứu

Sau khi doanh nghiệp đã truy cập vào giao diện chính của Tổng cục thuế và tại phần Hệ thống hóa đơn điện tử, hãy tiến hành lựa chọn vào mục “Tra cứu hóa đơn điện tử” tại phần Menu rồi tiến hành nhập toàn bộ những thông tin cần tra cứu như sau:

• Mã số thuế của người bán, bên thực hiện xuất hóa đơn.
• Loại hóa đơn tương ứng theo ký hiệu số đã được quy định rất rõ ràng.
• Sẽ ký hiệu hóa đơn, bao gồm 6 ký tự.
• Tổng số tiền thanh toán mà bên mua cần phải trả cho bên bán bằng số.
• Nhập chính xác chuỗi mã captcha vào ô.

Bước 2: Thực hiện đọc kết quả tra cứu

Sau khi doanh nghiệp đã điền đầy đủ những thông tin về hóa đơn điện tử cần tra cứu tính hợp lệ, doanh nghiệp tiếp tục ấn vào nút “Tìm kiếm” để quá trình tra cứu được diễn ra. Sau đó, hệ thống sẽ hiển thị lên 2 trường hợp kết quả có thể xảy ra như sau:

• Trường hợp 1: Có tồn tại hóa đơn điện tử bao gồm những thông tin trùng khớp với thông tin mà bạn đã tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn ở đây là đã được cấp mã hóa đơn.
• Trường hợp 2: Không tồn tại hóa đơn điện tử bao gồm những thông tin trùng khớp với thông tin mà bạn đã tìm kiếm.

Nếu hóa đơn của bạn đang tìm kiếm rơi vào trường hợp 1 thì đó là hóa đơn điện tử hợp lệ và đã được cấp mã. Tuy nhiên, nếu kết quả tìm kiếm rơi vào trường hợp 2 thì có thể là không tồn tại hóa đơn mà bạn đã tra cứu. Khi đó, những thông tin tra cứu cần phải kiểm tra lại một lần nữa xem đã nhập chính xác hay chưa hoặc kế toán cần phải liên hệ lại bên bán để xác nhận lại những thông tin trên hóa đơn điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice chuẩn hóa, ưu việt

Phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice là một giải pháp hóa đơn điện tử được triển khai và cung cấp bởi công ty MobiFone, một công ty hàng đầu về việc cung cấp các dịch vụ viễn thông và ứng dụng chuyển đổi số hiện nay. Giải pháp hóa đơn điện tử này ra đời để hỗ trợ cho doanh nghiệp, các tổ chức kinh doanh trong các khâu tạo lập, xuất hóa đơn và lưu trữ hóa đơn điện tử hợp lệ, hiệu quả theo đúng như quy định mà pháp luật đề ra.

Giải pháp hóa đơn điện tử MobiFone Invoice đáp ứng đầy đủ những quy định đã được nhà nước ban hành về quản lý hóa đơn. Trong đó nền tảng hóa đơn điện tử tại MobiFone Invoice vô cùng hiện đại, tiên tiến nên có thể hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong việc thực hiện các nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng và bảo mật. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng tích hợp thêm nhiều phần mềm thông minh để tối ưu hóa các hoạt động của công ty mình.

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất mà Giải pháp số MobiFone muốn chia sẻ với bạn về hóa đơn điện tử hợp lệ. Nếu bạn còn bất cứ điều gì thắc mắc về vấn đề này hay có nhu cầu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice của chúng tôi, hãy nhanh chóng liên hệ để được đội ngũ nhân viên tư vấn giải đáp chi tiết hơn nhé!