Luật hóa đơn điện tử 2025 theo Thông tư 78 – Nội dung chi tiết

Việc áp dụng hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong công cuộc chuyển đổi số quốc gia và quản lý thuế hiện đại. Với Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần nắm vững các quy định mới nhằm tuân thủ pháp luật và tối ưu hiệu quả vận hành. Bài viết này sẽ giúp bạn tổng hợp các nội dung quan trọng, để có thể nắm rõ luật hóa đơn điện tử một cách dễ hiểu và có thể áp dụng ngay trong thực tế.

Giới thiệu khái quát về Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, Thông tư 78/2021/TT‑BTC

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/7/2020 là nền tảng pháp lý quan trọng, quy định rõ về việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy truyền thống. Tiếp theo đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đã cụ thể hóa các nội dung thi hành, định hướng việc triển khai đồng bộ và toàn diện hóa đơn điện tử trên cả nước.

Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành ngày 17/9/2021, có hiệu lực từ 01/7/2022, hướng dẫn chi tiết về cách khởi tạo, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế.

Nêu bật tầm quan trọng của hóa đơn điện tử trong thanh toán, quản lý thuế, và chuyển đổi số

Hóa đơn điện tử không chỉ là công cụ thanh toán mà còn là giải pháp then chốt giúp hiện đại hóa quản lý thuế, tăng tính minh bạch và giảm rủi ro trong lưu trữ, kiểm tra hóa đơn. Đối với doanh nghiệp, hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ, phát hành nhanh chóng, hỗ trợ ký số tiện lợi và hạn chế sai sót.

Với cơ quan thuế, quản lý hóa đơn theo thời gian thực giúp ngăn chặn gian lận, đảm bảo thu đúng – thu đủ và nâng cao hiệu quả giám sát. Trong bối cảnh chuyển đổi số, hóa đơn điện tử là mắt xích quan trọng kết nối dữ liệu giữa doanh nghiệp, ngân hàng và cơ quan thuế, tạo nền tảng cho hệ sinh thái số toàn diện.

Tổng hợp những điểm mới đáng lưu ý của Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử

Dưới đây là những điểm nổi bật mà các tổ chức, cá nhân cần đặc biệt lưu ý khi triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78:

• Phân loại hóa đơn: Gồm hai loại chính là hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã. Doanh nghiệp thuộc nhóm rủi ro cao về thuế sẽ bắt buộc dùng hóa đơn có mã.
• Hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh: Áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thường xuyên, theo từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Bổ sung ký hiệu mẫu số hóa đơn: Gồm 6 ký tự với ý nghĩa rõ ràng về loại hóa đơn, hình thức sử dụng, cơ quan phát hành.
• Thêm tính năng hủy, điều chỉnh hóa đơn: Quy định chi tiết về thời điểm, cách thức xử lý hóa đơn sai sót, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong điều chỉnh sai lệch.
• Đồng bộ với hệ thống của cơ quan thuế: Hệ thống phần mềm hóa đơn cần kết nối và truyền dữ liệu theo chuẩn định dạng XML về Tổng cục Thuế.

So sánh với quy định cũ

Tiêu chí	Trước thông tư 78	Sau thông tư 78
Loại hóa đơn	Hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP	Có mã và không có mã của cơ quan thuế
Quản lý dữ liệu	Chưa đồng bộ toàn quốc, nhiều nơi quản lý riêng lẻ	Quản lý tập trung ở Tổng Cục Thuế, đồng bộ toàn quốc
Phát hành	Có thể phát hành hóa đơn điện tử chậm sau bán hàng	Bắt buộc phát hành đúng thời điểm giao dịch, không được phát hành chậm
Đối tượng áp dụng	Chủ yếu doanh nghiệp lớn	Mở rộng áp dụng cho tất cả doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử

Hướng dẫn chuyển đổi và áp dụng

Để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử.
2. Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn kết nối với Tổng cục Thuế.
3. Đào tạo nhân sự về quy trình phát hành, xử lý hóa đơn sai sót, ký số, lưu trữ và tra cứu.
4. Nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán hoặc tích hợp module hóa đơn điện tử.
5. Kiểm tra và vận hành thử trước khi phát hành chính thức để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

Doanh nghiệp nên bắt đầu quá trình chuyển đổi càng sớm càng tốt để tránh gián đoạn kinh doanh khi đến thời điểm bắt buộc áp dụng.

Kết luận

Thông tư 78/2021/TT-BTC là bước tiến lớn trong hành trình hiện đại hóa công tác quản lý thuế và thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia. Hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là công cụ tối ưu hóa vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao uy tín doanh nghiệp. Việc nắm vững quy định và áp dụng đúng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót, hạn chế rủi ro và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng số hóa.