4 điều cần biết về hóa đơn điện tử

Trong thời đại Công nghệ mới như hiện nay, việc sử dụng hóa đơn giấy đã được thay thế hoàn toàn bằng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78- Nghị định 123 của Chính phủ và Bộ Tài Chính kể từ tháng 7/2022. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Khi sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý những vấn đề gì?…. Hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của MobiFone Công nghệ số để có thể hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hiện nay, để cho tiện lợi và nhanh chóng hơn, việc sử dụng hóa đơn giấy đã được thay thế hoàn toàn bằng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ về khái niệm này. Hãy cũng MobiFone Công nghệ số tìm hiểu về khái niệm này nhé.

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử thay thế cho hóa đơn giấy.

Nó phải được khởi tạo, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Lưu ý:  Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là một HĐĐT.

Các nội dung chính của HĐĐT

Các nội dung quan trọng có thể kể đến như sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn( Những mục này cần phải thực hiện theo đúng quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính).
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán/ người mua.
• Các thông tin của hàng hóa: Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ,….
• Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán/ người mua.
• Ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Các loại hóa đơn điện tử

Hiện nay có 02 loại hóa đơn điện tử là HĐĐT có mã của cơ quan thuế và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.

Ưu điểm của hóa đơn điện tử

So với việc thực hiện và sử dụng hóa đơn giấy như trước kia, việc sử dụng loại hóa đơn mới này sẽ giúp ích rất nhiều cho chúng ta:

• Tiết kiệm thời gian tạo và thực hiện quá trình lưu trữ.
• Dễ dàng tìm kiếm và truy cập, sử dụng khi cần thiết.
• Tiến hành đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi.
• Giao dịch 24/ 7, mọi lúc, mọi nơi.

2. Nguyên tắc sử dụng khi sử dụng hóa đơn điện tử

Một hoá đơn điện tử đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật cần tuân thủ và đáp ứng các nguyên tắc sau:

• Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
• Đảm bảo được tính toàn vẹn của thông tin có trong hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Dựa trên Điều 7- Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy như sau:

Việc chuyển đổi hợp pháp giữa hai hình thức này diễn ra khi:

• Có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Việc chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Sau khi chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

4. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Nếu bạn vẫn đang còn băn khoăn, lo lắng khi thực hiện hóa đơn điện tử, bạn hãy tham khảo ngay các bước tiến hành sau đây các MobiFone Chuyển đổi số:

Bước 1: Lập hóa đơn điện tử

Người bán hàng hóa, dịch vụ thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán và truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử đến người mua

Người bán có thể thực hiện việc gửi hóa đơn điện tử đến người mua qua hai cách: gửi trực tiếp hoặc gửi thông qua tổ chức trung gian.

Trên đây và toàn bộ các thông tin về hóa đơn điện tử mà MobiFone Công nghệ số muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết trên đây của chúng tôi sẽ giúp bạn có thêm những hiểu biết về vấn đề này. Nếu bạn vẫn đang còn những thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất.