Quy trình quản lý hợp đồng điện tử chi tiết cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý hợp đồng điện tử là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang rất quan tâm hiện nay sao cho đảm bảo đáp ứng những tiêu chí về tính hiệu quả, sự an toàn cũng như tiết kiệm tối đa chi phí. Trong bài viết sau đây của Giải pháp số MobiFone, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn quy trình quản lý hợp đồng điện tử chi tiết và hiệu quả nhất. Cùng theo dõi nhé!

Quản lý hợp đồng điện tử là gì?

Quản lý hợp đồng điện tử chính là những công việc nhằm lưu trữ, thống kê chi tiết và sắp xếp các bản hợp đồng điện tử sao cho không để xảy ra bất cứ tình trạng bị thất lạc hay hư hỏng nào. Việc quản lý hợp đồng điện tử sẽ giúp cho người dùng có thể tra cứu những nội dung trong hợp đồng một cách nhanh chóng hơn và còn đảm bảo những nội dung đã cam kết trong hợp đồng sẽ được thực hiện thật chính xác. Qua đó, những hạn chế về việc tranh chấp hay thiệt hại có thể phát sinh trong hợp đồng điện tử sẽ được giảm thiểu một cách đáng kể.

Tầm quan trọng của quản lý hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp

Đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay, quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả và chuyên nghiệp là một khâu cực kỳ quan trọng và không thể nào thiếu. Hợp đồng điện tử chính là một căn cứ để có thể xác định quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia. Do đó, quản lý hợp đồng hiệu quả mà không xảy ra bất kỳ sai sót nào sẽ giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu được tối đa những rủi ro không đáng có.

Hơn nữa, khi quản lý hợp đồng điện tử hiệu quả, công tác tra cứu và tìm kiếm hợp đồng khi cần thiết sẽ vô cùng dễ dàng đối với doanh nghiệp. Từ đó, các khâu cần đối chiếu, so sánh đối với các nội dung trong bản hợp đồng điện tử xem chúng đã được thực hiện theo đúng thỏa thuận ban đầu hay chưa sẽ được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng nhất.

Một công ty, doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả thì không thể nào xem nhẹ công tác quản lý hợp đồng điện tử. Do đó, quản lý hợp đồng điện tử đúng cách và thật thông minh sẽ giúp quy trình hoạt động của công ty trở nên trơn tru, chuyên nghiệp và nhuần nhuyễn hơn rất nhiều.

Quy trình quản lý hợp đồng điện tử cụ thể

Doanh nghiệp cần tham khảo quy trình quản lý hợp đồng điện tử sau đây và áp dụng cho bộ máy của công ty mình:

Bước 1: Lập và thực hiện ký kết hợp đồng điện tử

Bước đầu tiên và không thể nào thiếu trong quy trình quản lý hợp đồng điện tử chính là bước tạo lập và thực hiện giao kết hợp đồng điện tử giữa các bên tham gia. Trong đó có những nội dung không thể nào thiếu và cần đặc biệt chú ý để phân loại hợp đồng điện tử là:

• Mã số của hợp đồng điện tử
• Số thứ tự file của hợp đồng điện tử
• Thời gian thực hiện ký kết hợp đồng
• Giá trị hợp đồng điện tử và phần phụ lục

Bước 2: Lưu trữ hợp đồng điện tử

Sau khi đã phân loại hợp đồng điện tử dựa trên những nội dung mà chúng tôi đã cung cấp ở phía trên, người quản lý hợp đồng sẽ có được các nhóm hợp đồng riêng lẻ và tiến hành lưu trữ, bảo quản sao cho khâu tìm kiếm sau này được diễn ra nhanh chóng và tốn ít thời gian nhất.

Bước 3: Quản lý bổ sung thông tin trong hợp đồng

Nếu bản hợp đồng có bất kỳ thay đổi nào cần thiết, các bên tham gia giao kết hợp đồng điện tử phải có trách nhiệm thông báo cho bên còn lại được biết một cách chi tiết nhất. Sau khi 2 bên đã biết được thay đổi cần thiết thì phải cùng nhau thống nhất và hoàn chỉnh tuyệt đối nội dung của bản hợp đồng điện tử. Những thay đổi này sẽ giúp cho việc quản lý hợp đồng điện tử sau này cũng như công tác đối chiếu được dễ dàng hơn.

Bước 4: Báo cáo về công tác thực hiện hợp đồng

Trong quá trình quản lý hợp đồng điện tử, tiến độ mà bản hợp đồng điện tử đã thực hiện được cần phải theo dõi thường xuyên và liên tục. Trong trường hợp bất cứ bên nào tham gia có hành vi sai trái theo như những quy định trong hợp đồng, bên còn lại hoàn toàn có thể kiện theo quy định của pháp luật. Hơn nữa, việc báo cáo công tác thực hiện hợp đồng thường niên cũng sẽ giúp tiến độ công việc trong hợp đồng được đảm bảo duy trì.

Bước 5: Kiểm tra tình trạng thực hiện hợp đồng

Trong quy trình quản lý hợp đồng điện tử, các đơn vị tham gia cần phải thường xuyên kiểm tra tình trạng thực hiện hợp đồng điện tử. Việc thường xuyên kiểm tra này sẽ giúp cho các bên tham gia dễ dàng kiểm soát được các công việc cần tiến hành trong bản hợp đồng để từ đó xây dựng được một lộ trình phù hợp và có hiệu quả cao nhất.

Bước 6: Gia hạn hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử sẽ có thời hạn nhất định. Chính vì thế, việc gia hạn thêm thời gian là điều vô cùng cần thiết đối với các bên tham gia. Trước khi tiến đến quyết định gia hạn hợp đồng thì công tác kiểm tra và đánh giá kỹ càng hiệu quả trong suốt quá trình ký kết hợp đồng cần phải được rà soát một cách sát sao nhất.

Dựa vào những dữ liệu và đánh giá đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định gia hạn hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng điện tử hoàn toàn. Những thông tin liên quan đến ngày chấm dứt và gia hạn hợp đồng phải được các bên liên quan nắm rõ chi tiết nhất.

Bước 7: Giai đoạn sau hợp đồng

Sau khi đã kết thúc hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần phải hoàn thiện một số công việc sau hợp đồng. Đó sẽ là các công việc liên quan đến cam kết với những điều kiện chấm dứt hợp đồng hay thanh toán các hóa đơn còn lại để tiến hành lưu trữ hợp đồng điện tử. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện khám nghiệm sau hợp đồng để có được những thông tin có giá trị và cải thiện hiệu quả của các bản hợp đồng điện tử khác trong thời gian sắp tới.

Lưu ý khi thực hiện quy trình quản lý hợp đồng điện tử

Khi tiến hành quy trình quản lý hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần chú ý một số điều sau đây để đảm bảo việc quản lý hợp đồng được hiệu quả và tối ưu nhất:

Phân quyền cho người có thẩm quyền thực hiện ký kết hợp đồng

Doanh nghiệp cần phải lựa chọn một người có thẩm quyền để thực hiện giao kết hợp đồng điện tử. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp phân ra các cơ cấu, cấp bậc rõ ràng và giảm thiểu tối đa các rủi ro không mong muốn về mặt pháp lý.

Cân nhắc việc lựa chọn người quản lý

Một người quản lý chuyên nghiệp luôn theo dõi sát sao tiến độ của hợp đồng sẽ giúp cho khâu quản lý hợp đồng điện tử trở nên hiệu quả nhất. Người quản lý sẽ là người phụ trách chính trong việc quản lý tất cả các hợp đồng điện tử của công ty. Tùy vào số lượng hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp mà hãy cân nhắc việc lựa chọn một hoặc nhiều người quản lý hợp đồng để đảm bảo công việc được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi nhất.

Tạo mã số cho hợp đồng

Các doanh nghiệp hiện nay nên tạo một mã số tìm kiếm cho các hợp đồng điện tử để giúp khâu quản lý và tra cứu trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn. Từ đó, quy trình quản lý hợp đồng điện tử cũng trở nên hiệu quả hơn rất nhiều. Mỗi bản hợp đồng điện tử cần có một mã số riêng biệt và phân loại rõ ràng theo loại hợp đồng theo đối tác, theo mục đích để nhanh chóng tra cứu khi cần thiết.

MobiFone eContract – Phần mềm quản lý hợp đồng điện tử hiệu quả

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn còn đang gặp khó khăn trong khi thực hiện quy trình quản lý hợp đồng điện tử. Do đó, giải pháp tối ưu nhất chính là sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử ưu việt của MobiFone – MobiFone eContract. Khi thực hiện lưu trữ hợp đồng điện tử MobiFone eContract, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn không phải lo lắng bất kỳ rủi ro nào về vấn đề thất lạc giấy tờ hay các bản hợp đồng quan trọng của doanh nghiệp mình.

Hơn nữa, rất nhiều tính năng thông minh cũng được tích hợp trong phần mềm hợp đồng điện tử MobiFone eContract như tính năng phân quyền truy cập và đảm bảo bảo mật, an toàn tuyệt đối nên tất cả những thông tin trong hợp đồng của doanh nghiệp sẽ đảm bảo không bị rò rỉ ra bên ngoài. MobiFone eContract hiện nay đang là một giải pháp ký kết và quản lý hợp đồng điện tử ưu việt hàng đầu trên thị trường.

Trên đây là những thông tin cụ thể nhất mà Giải pháp số MobiFone muốn gửi đến cho bạn về quy trình quản lý hợp đồng điện tử khoa học chuyên nghiệp nhất hiện nay. Nếu bạn còn bất kỳ điều gì băn khoăn, hãy nhanh chóng liên hệ cho Giải pháp số MobiFone để được đội ngũ nhân viên tư vấn hoàn toàn miễn phí.