Tổng đài di động
Hợp đồng điện tử
Chữ ký số
Hoá đơn điện tửViệc giao dịch, thực hiện ký hợp đồng điện tử mang đến nhiều lợi ích và ngày càng đến gần hơn so với các doanh nghiệp. Thực hiện ký hợp đồng dưới dạng điện tử qua email không cần gặp mặt trực tiếp là một giải pháp cực kỳ ưu việt và không gây ảnh hưởng đến quá trình làm việc. Cùng Mobifone CNS tìm hiểu ngay cách ký hợp đồng điện tử qua email thông qua những thông tin trong bài viết dưới đây!
MỤC LỤC
Khái niệm Hợp đồng điện tử
Khái niệm “hợp đồng điện tử” được nhắc đến chính là hợp đồng mà được tạo lập, gửi đi, nhận và thực hiện hợp đồng theo hình thức điện tử không cần nhiều giấy tờ. Hợp đồng điện tử có chứa gồm các thông điệp dữ liệu được trao đổi và xác nhận giữa các bên liên quan tham gia hợp đồng. Việc giao kết hợp đồng điện tử chủ yếu thông qua hình thức online trực tuyến.
Hợp đồng điện tử mang ưu điểm tiện lợi hơn so với hợp đồng giấy truyền thống, tiết kiệm công sức, chi phí, thời gian trong quá trình giao kết ký hợp đồng điện tử. Mọi người có thể thực hiện cách ký hợp đồng điện tử mọi lúc, mọi nơi chỉ với các thiết bị công nghệ khác nhau như: điện thoại, laptop, máy tính,…
Hợp đồng điện tử được ký xác nhận thông qua chữ ký điện tử. Đây cũng là khác biệt tương đối ưu việt so với hợp đồng truyền thống.
Giá trị pháp lý của hợp đồng qua Email như thế nào?
Theo quy định tại Điều 33 Luật giao dịch điện tử năm 2005 quy định Hợp đồng điện tử:
Điều 33. Hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.
Điều 10. Hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu
Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác.
Như vậy có thể thấy quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email vẫn phát sinh hiệu lực như thường. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị từ chối chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng email.
Điều kiện để ký hợp đồng điện tử qua Email
Để việc ký hợp đồng có hiệu lực pháp lý, phải có một thỏa thuận chi tiết về giao kết hợp đồng qua Email phù hợp với Luật Giao dịch điện tử.
- Mỗi bên phải sở hữu hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua Email, bao gồm nhân lực chất lượng cao, phương tiện và các quy chế quản lý.
- Nhân lực tham gia phải thực sự có tính trung thực, thận trọng và mẫn cán.
- Phương tiện phải hiện đại để bảo đảm chất lượng, quy chế quản lý phải nghiêm ngặt và đầy đủ.
- Các bên phải thoả thuận được với nhau thống nhất về trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng qua fax. Trong đó phải trao đổi rõ ràng về điều kiện để tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực đúng đắn, tính toàn vẹn của dữ liệu, quy trình khởi tạo dữ liệu qua fax, quy trình gửi, quy trình nhận, xác nhận việc gửi nhận, địa điểm gửi, địa điểm nhận, thời điểm tài liệu giao dịch qua fax có hiệu lực. Như vậy bảo đảm quy tắc bảo mật thông tin, trách nhiệm bồi thường thiệt hại…
- Các bên phải ngồi lại để đăng ký với nhau về mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên cùng với nhân thân của nhân viên giao dịch của hai bên, địa chỉ email sử dụng để giao dịch chính xác, địa điểm giao dịch, số điện thoại, số Fax liên hệ… thật đầy đủ
- Các bên phải thực hiện bản gốc để đối chiếu và phải có nguyên tắc xử lý mâu thuẫn giữa bản gốc và bản Email phụ thuộc vào tính chất của từng giao dịch.
Bên cạnh đó, song hành với việc giao dịch bằng email, thì giao dịch viên của các bên cần phải thực hiện liên lạc với nhau bằng điện thoại, fax,.. Đây là các phương tiện liên lạc hỗ trợ làm tính minh bạch được tăng lên và tính chứng cứ rõ ràng hơn của giao dịch.
Cách ký hợp đồng điện tử qua email
Nhiều khách hàng chưa cảm thấy quen với việc ký kết hợp đồng trực tuyến với đa dạng các hình thức khác nhau. Về bản chất, hiện nay các đơn vị cung cấp điện nước, điện thoại, mính tính,…đã thực hiện chuyển qua sử dụng cách ký hợp đồng điện tử.
Hình thức giao kết trực tuyến này giúp doanh nghiệp tối ưu hoá được chi phí mua giấy hay tiết kiệm công sức đi lại. Vì vậy, ký kết hợp đồng điện tử qua email sẽ hỗ trợ người dùng có các phương thức ký hợp đồng phong phú, tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có.
Các bước ký hợp đồng điện tử qua email:
Bước 1: Người ký tiến hành mở Email, truy cập đường link hợp đồng điện tử.
Ở thao tác này, người dùng có thể truy cập để xem xét hoặc ký hợp đồng từ các thiết bị điện tử thông minh nhú: máy tính, tablet, smartphone…
Trường hợp người dùng muốn ký hợp đồng bằng USB token, phải sử dụng máy tính để nhận được thiết bị USB token nhằm phục vụ việc ký số.
Sau khi truy cập đường link hợp đồng, Hệ thống sẽ hiển thị giao diện. Thao tác sau đó là nhập “ID văn bản” và “Mã tra cứu” đã được cung cấp trong email gửi đến. Tiếp theo, nhấn nút “Tra cứu” để hiển thị các thông tin chi tiết hợp đồng cần ký.
Hệ thống sẽ tự động hiển thị nội dung hợp đồng.
Bước 2: Xem xét hợp đồng
Xem xét hợp đồng điện tử là việc người dùng cũng nhận được yêu cầu “Xem xét” hợp đồng cần tra soát và phải xác nhận chấp nhận với nội dung hợp đồng trước khi ký hợp đồng điện tử.
Bước 3: Ký hợp đồng
Cách ký hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Ký” hợp đồng cần rà soát nội dung hợp đồng và ký ảnh. Bên cạnh đó hoặc ký điện tử lên hợp đồng.
- Ký hợp đồng điện tử:
+Giữa cá nhân và doanh nghiệp.
+Giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp.
- Hình thức ký:
+Cá nhân có thể sử dụng các thiết bị thông minh như máy tính, tablet, smart phone để ký hợp đồng điện tử.
- Doanh nghiệp sử dụng USB token ký hợp đồng.
+ Đối với với cá nhân sẽ nhận được mã OTP gửi về Email hoặc SMS. Tiếp theo, cá nhân dán mã OTP vào ô ký số và bấm click xác nhận để ký hợp đồng điện tử.
+ Đối với các doanh nghiệp cần tải phần mềm ký số về máy giải nén, cắm USB token, chọn đúng chữ ký số của doanh nghiệp. Nếu như USB token chưa cài đặt thì cài đặt, tiếp tục nhập mã Pin và ký hợp đồng.
Vậy là với cách ký hợp đồng điện tử dễ dàng qua email đã được gửi đến các đối tác khách hàng tiện lợi. Sử dụng hợp đồng điện tử đang dần trở thành xu hướng mới công nghệ thời kỳ “kỷ nguyên công nghệ” hiện nay.
Theo dõi Mobifone để không bỏ lỡ thông tin hữu ích nào khác nhé!
